事業所データには、過去年度データも保存されています。不要になった古い会計年度を削除するには年度削除を行います。年度削除を行うとその期間の伝票や残高などのデータがすべて削除されます。
過去2年以内の年度削除を行うと、データの整合性がとれなくなる可能性があります。現在使用中の会計年度から2年以内のデータ削除は行わないでください。
- ［ツール］メニューの［データ管理］をクリックします。
- データ管理画面で削除する会計年度を選択して、［年度削除］をクリックします。
削除ができるのは表示されている最初または最後の会計年度です。途中の会計年度は削除できません。
- 「選択されている年度のデータを削除します。よろしいですか？」のメッセージが表示されます。 ［OK］をクリックします。
- データのチェックが完了すると、以下のメッセージが表示されます。
［OK］をクリックします。
- ［バックアップ］画面が表示されます。 日常のバックアップファイルとは異なる名称（例：年度削除前 等）を入力するか、［参照］をクリックして日常のバックアップファイルの保存先とは異なる場所を指定します。
- ［OK］をクリックします。
- ［年度削除 正常終了］のメッセージが表示されたら、［閉じる］をクリックします。
引き続き年度削除を行う場合は、手順2から手順6を繰り返します。
上記以外の［警告］または［確認］メッセージが表示された場合は、年度削除はできません。以下の内容を確認してください。
［警告］画面が表示された場合の対処方法
［続行］をクリックすると年度削除は可能ですが、削除する年度に含まれる業務上未処理の伝票も強制的に削除されます。業務上問題ないと判断できる場合のみ、［続行］をクリックして年度削除を行ってください。
問題ないかどうかが判断できない場合は、［中止］をクリックしてメッセージの内容に該当する伝票を確認したうえで、処理を行ってください。
［続行］する場合は、念のため売掛残高一覧表、買掛残高一覧表、請求締切一覧表、支払締切一覧表、在庫一覧表を印刷しておいてください。
［削除できない伝票］を探して、年度削除が行えるようにする方法
請求（支払）締め切りを行っていない伝票削除する年度の、締め切りが実行されていない売上伝票、仕入伝票を探して、削除する年度内で請求締切または支払締切を実行します。各伝票画面で1枚ずつ確認します。
手形期日が基準日以降に設定されている伝票
削除する年度の手形期日が、削除する年度以降に設定されている入金伝票、出金伝票を探して、手形期日を削除年度内に変更します。入金明細表、出金明細表で1枚ずつ確認します。
受発注残数がある伝票
削除する年度で、受注残数のある受注伝票、発注残数のある発注伝票を探して、払出、または受入処理を行います。受注明細表の条件設定で未出荷、一部出荷、発注明細表の条件設定で未入荷、一部入荷を集計します。
［確認］画面が表示された場合の対処方法
［OK］をクリックして、メッセージの内容に該当する伝票を確認して、処理を行ってください。また、現在の会計期間より2年以内の年度の削除を行おうとしている場合は、削除を行わずにそのままデータを運用してください。
