- 電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係帳簿書類（仕訳帳や請求書等）を電子データで保存することを認めた法律です。
その保存方法は電帳法によって要件が定められています。またその内容によって4類型に分けられ、それぞれに異なった要件が定められています。
弥生経費 Nextは経費精算サービスであるため、ここで取り扱う書類とは取引関係書類（領収書等）および電子取引（電子決済等）に限られます。これより、弥生経費 Nextで取り扱う書類にはスキャナ保存制度（電帳法第4条第3項）および電子取引データ保存制度（電帳法第7条）に定められている要件が適用されます。 - 電子取引とは
取引情報の授受を電磁的方式により行う取引のことです。電子メールやクラウドサービス、EDIシステム等による取引情報の授受などがこれにあたります。 - スキャナ保存制度
スキャナ保存制度とは取引関係書類のうち紙で受領した取引書類（領収書、請求書等）をスキャナでの読み込みやスマートフォンでの撮影などにより電子データ化して保存する際にかかる制度です。
スキャナ保存制度に沿った一定の要件を満たして電子データ化された取引書類の原本は廃棄することが可能になり、紙の保管コストの削減が期待できます。
弥生経費 Nextでは「証憑・レシートをアップロードする」ことがこれにあたります。
スキャナ保存要件に対応する弥生経費 Nextの機能
- 真実性の確保
- 入力期間の制限
受領後、7日以内または規定がある場合は業務サイクル（通常2か月以内）後、7日以内に入力することが求められています。弥生経費 Nextでは領収書の発行日から規定の期間以上経過しているデータについて、アラートを表示します。 - 解像度および読み取り
解像度200dpi以上で、赤・緑・青の階調が256以上あること（24ビットカラー）が求められます。弥生経費 Nextではこれらの条件を満たさないデータに対してアラートを表示します。 - 代替タイムスタンプ機能
改正電帳法によりタイムスタンプ代替機能としてクラウドなどを使用する場合は入力期間内に電子データ保存したことが確認でき、訂正削除の日時についてユーザーに訂正不可能な形式で保持されることが求められています。弥生経費 Nextでは、左記の形式で記録を行います。 - 読み取り情報の保存
読み取り時の解像度、階調、サイズを保持することが求められます。また、A4サイズ以下のスキャンについては大きさに関する情報を保持する必要があります。弥生経費 Nextではこれらの情報を自動で入力するか、ユーザーからの入力を受け付けます。 - 版管理
訂正・削除を可能とするシステムでは、訂正または削除を行った際にその履歴と操作内容を確認できるようにすることが求められます。弥生経費 Nextではこれらの履歴を保持し、画面上から参照可能な形で表示します。 - 入力者等情報の確認
入力者または直接監督する者の情報を確認できることが求められます。弥生経費 Nextではこれらの情報を保持し、画面上から参照可能な形で表示します。
- 入力期間の制限
- 可視性の確保
- 帳簿との相互関係性の確保
帳簿とそれに関連する書類で、その関連性を相互に確認できるようにすることが求められます。弥生経費 Nextでは精算データを作成する際に後続の仕訳処理の際にも証憑を一意に特定できるよう、IDを付与します。 - 見読可能装置の備え付けなど
一定の要件（カラーディスプレイ、画面が14インチ以上、4ポイント文字の判読可能、など）を満たす装置を備え付けることが求められます。装置の操作説明書が備え付けられていること、データが整理されており、該当書類と同程度明瞭に拡大縮小し印刷できる。ことも求められます。弥生経費 Nextではこれらの端末での表示・拡大・縮小・印刷をサポートします。 - 検索機能の確保
保存されたデータについて、取引年月日とその他の日付、取引金額、取引先に基づいて複数の条件の組み合わせを含んで検索ができる必要があります。
- 帳簿との相互関係性の確保
- 電子取引データ保存制度
電子取引データ保存制度とは、紙を用いずに電子データのみで取引を行った場合にその電子データを保存する際にかかる制度です。弥生経費 Nextでは交通系ICカードのデータなどがこれにあたります。
電子取引データ保存要件に対応する弥生経費 Nextの機能
- タイムスタンプ機能
スキャナ保存された取引書類は、ファイルの授受から2か月とおおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与することが求められています。
弥生経費 Nextでは証憑画像のアップロード時にパブリックNTPサーバーから取得した日時が保存と同時に記録されます。このタイムスタンプはシステムの管理者を含めたすべての利用者が訂正・削除することはできません。 - 訂正削除履歴
取引書類の電子データを訂正、削除した場合、その履歴を残すことが求められています。
弥生経費 Nextではアップロードされた証憑画像はその詳細表示を行うことにより電磁的記録の入力日時を表示し参照することができます。
経費申請に紐付いた証憑画像を訂正した場合には新しい版として記録され、その詳細表示画面から過去すべての版の証憑画像詳細と入力日時を確認することができます。 - 保存期間
取引書類の電子データは税法上の法定機関（7年～10年）保存されることが求められています。
弥生経費 Nextではアップロードされた証憑画像および経費申請の履歴は税法上の法定期間（7年～10年）保存可能です。また保存されたデータは訂正削除の履歴も含めてその詳細を表示して確認できます。 - 見読性
取引書類の電子データは画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくことが求められています。
弥生経費 Nextではアップロードされた証憑画像はアップロードされた順に整然と表示され、その画面をブラウザーの印刷機能によって書面に印刷することができます。 - 検索機能
取引書類の電子データは、①取引年月日その他の日付②取引金額③取引先での検索を可能にすることが求められています。
弥生経費 Nextでは上記の検索条件のほか、範囲指定や組み合わせでの検索もできます。検索結果は速やかに表示され、検索結果の一覧のほか任意の電子データの詳細を書面に印刷することもできます。 - システム関連書類の備え付け
電子取引データを保存するシステムにはシステム関係書類など（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けることが求められています。
弥生経費 Nextでは、弊社の「製品サポート」サイトがシステム関係書類にあたります。
