「有給休暇付与機能」とは、有休の付与日と付与日数を自動計算してアラートし、管理者が「適用」することで付与を完了させる機能です。本記事では事前設定の手順を解説します。
アラートの確認方法や、付与を適用する手順については「
「有給休暇付与機能」で算出された有休の付与 / 棄却方法
」をご参照ください。
任意の付与日、付与日数で手動付与したい場合は、「 本システム導入時点での有休残日数の登録方法 」に記載の方法でご対応ください。
目次
- 機能概要
- 【手順1】オプション
- 【手順2】雇用区分設定
1. 週所定労働日数を設定してください（必須）
2. 第1基準日を設定してください（必須）
3. 第2基準日を設定してください（オプション）
4. 比例付与日数を入力してください
5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください - 【手順3】従業員設定
機能概要
付与日になると、管理画面ホームの「対応が必要な処理」に「有休付与対象者」と表示されます。
※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけに表示されます。
この項目をクリックすると、有休付与対象者画面が表示されます。付与日、付与日数、またその算出基準が表示されますので、確認し、付与対象者に付与処理を行います。
本記事でご案内する事前設定をすべて行った日の、当日以降に発生する有休に対して有効です。過去の日付にさかのぼって付与対象にはできません。
過去へさかのぼって有休付与する場合は、手動で付与してください。貴社の有給休暇付与基準が本機能の仕様内で対応できない場合も、手動付与で対応することをお勧めします。
本システム導入時点での有休残日数の登録方法
【手順1】オプション
有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。
※全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- 設定 ＞ その他 ＞ オプション を開きます。
- スケジュール設定カテゴリ ＞ 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。
【手順2】雇用区分設定
雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。
※全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。
「有給休暇付与機能」で算出された有休の付与 / 棄却方法
「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 を開き、対象区分の［編集］をクリックします。
- 休暇関連カテゴリ ＞ 有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。
1. 週所定労働日数を設定してください（必須）
付与日数の算出方法を設定します。
以下のいずれかを選択してください。
- ◯日
週所定労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。出勤率が80％を超えていることが付与の条件です。出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。「年間所定労働日数」が0日となっている場合は、出勤率が80％に満たなくても、80％の出勤があるとみなして有休付与日数を算出します。
- 年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算
週所定労働日数を定めていない場合に利用できます。従業員の年間勤務日数に応じて週所定労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。この際、出勤率は参照しません。
例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週所定労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。「年間所定労働日数」は1年間勤務した場合の基準です。勤続半年時点では、勤務日数を倍にした数値が「年間所定労働日数」に達しているかどうかで判定されます。
2. 第1基準日を設定してください（必須）
有休の初回付与日を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| 入社日から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする | 初回付与日は入社日から6ヶ月後になります。 ※この項目では「6ヶ月後」以外を選択できません。 |
| 分割付与：入社日から［ ］か月後に［ ］日付与 | 初回付与日より前に一部の日数を付与したい場合は、分割付与のタイミングと日数を設定します。 ※分割付与日には「0～5ヶ月後」を選択できます。 |
| 分割付与日を基準とする | 上記「分割付与」項目にチェックを入れると、この項目にも自動的にチェックが入ります。「分割付与」項目で設定した分割付与日は、翌年以降の有休付与日となります。 ※チェックを外して登録するとエラーになります。 |
「分割付与日を基準とする」項目に関するご注意
「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。
労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。
違法となる例
（1）4月1日に入社
（2）入社日当日の4月1日に5日（前倒し付与）
（3）入社半年後の10月1日に5日付与（本来の付与日）
（4）次年度の10月1日に11日付与
上記例の場合、本来の付与日の10月1日も半年以上繰り上げなければならず、（4）では遅くとも4月1日には付与しなければなりません。
3. 第2基準日を設定してください（オプション）
2回目以降の付与日を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| なし | 2回目以降の付与日が初回付与日と同じ場合は、こちらを選択します。 |
| 付与日を［ ］月［ ］日に統一する | 2回目以降の付与日が初回付与日と異なる場合は、こちらを選択し、日付を設定します。 |
| 付与日を基準に上半期・下半期を定める | こちらにチェックをつけると、「付与日を［ ］月［ ］日に統一する」で設定した日付を基準に、1年を上半期と下半期で分けます。 |
| 第2基準日を優先する | こちらにチェックをつけると、「付与日を［ ］月［ ］日に統一する」で設定した日付が、初回以降の付与日となります。 ただし、入社日が付与日を過ぎている場合（付与日が5月1日で入社日が6月1日など）は、初回付与日は「第1基準日を設定してください」の初回付与日の設定を参照します。 詳細は「 【有給休暇の設定例】特定日に一斉付与、ただし入社から一斉付与日まで半年を超える場合は入社半年後に初回付与する方法 」をご参照ください。 |
4. 比例付与日数を入力してください
週所定労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。［初期値を読み込む］をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。
下図は入力例です。
「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。
5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください
出勤率の計算対象を設定します。
出勤率の計算式
出勤率＝勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100
「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。
「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と各休暇の、「勤務日」「全労働日」にチェックします。下図は設定例です。
前述の「1. 週所定労働日数を設定してください（必須）」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。
「有給休暇付与機能」で算出された有休の付与 / 棄却方法
【手順3】従業員設定
各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりません。
※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、該当者の［編集］をクリックします。
- 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。
一括登録する場合
従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。詳細は「 【インポート】従業員データの一括登録方法（従業員データ［CSV］） 」をご参照ください。
