受信ボックス「ファイル／メッセージ送信」方法 弥生労務 Next サポート情報

従業員マイページへ、ファイルやメッセージ、電子申請終了時の「公文書」を送信できます。
本マニュアルでは、ファイルやメッセージの送信方法について説明します。
※送信時の情報は、事前にテンプレートを作成しておくことができます。

電子申請終了時の「公文書」を送信する方法やテンプレートの作成方法については、以下の関連記事をご参照ください。
受信ボックス「送信テンプレート」作成方法

目次

• ファイル／メッセージの送信開始
• 送信情報を新規作成
  送信内容の設定
  対象従業員の選択
  個別添付ファイルの設定
  確認・送信
• 【補足】
  ファイル／メッセージの確認
  ファイル／メッセージの編集
  ファイル／メッセージの削除

ファイル／メッセージの送信開始

［従業員マイページ］＞［受信ボックス管理］＞［ファイル／メッセージ送信］をクリックします。

送信情報を新規作成

［送信情報を新規作成］もしくは［新規追加］をクリックします。

ファイル／メッセージ送信時の従業員マイページ画面イメージ

• 従業員マイページに表示タイトルを「送信タイトル」（1）に入力、「掲載期間（2）」を設定し、［作成］をクリックします。※掲載期間を設けない場合は、「掲載期間：設定しない」を選択します。
  ※ 「送信タイトル」 や 「掲載期間」は、次の画面でも変更できます。
  

送信内容の設定

送信情報

• 事前に作成したテンプレートを引用する場合
  ［テンプレートを引用］をクリックします。引用するテンプレートを選択し、［選択］をクリックします。
  ※「送信タイトル」や「掲載期間」の設定内容は、テンプレートの情報を優先して反映します。
• 従業員マイページへ従業員に共通の添付ファイルを送信する場合
  「添付ファイル」欄「従業員に共通の添付ファイルを送る」（4）の［共通添付ファイルの選択］をクリックし、添付ファイルを選択します。
• 個別の添付ファイルを送信する場合
  「添付ファイル」欄「従業員別に個別の添付ファイルを送る」（5）は、次のステップ「対象従業員の選択」後に設定できます。
  「文書マスタから添付ファイルを選択して送る」場合、［文書マスタを選択］をクリックし、添付する文書マスタを選択します。
  「文書マスタ」作成方法
• メッセージを送信する場合
  「メッセージ」欄（3）にて「使用する」を選択し、メッセージを入力します。
  ※「ファイル／メッセージ」の両方を送信できます。
  

  【ファイル】
  ※添付可能なファイル形式は「JPEG」「PNG」「PDF」「Excel」「Word」の5種類です。
  ※添付可能なファイル容量は1ファイル「8MB」までです。
  【メッセージ】
  ※2,000文字までご入力できます。
  ※メッセージを送信しない場合は「使用しない」を選択する必要があります。

通知

従業員にお知らせメールを送信する場合は、「メール通知」に「通知する」を選択し、「追加分がある場合は、～」と案内が表記されている枠にメッセージを入力します。
※「追加分がある場合は、～」にメッセージを入力すると、メール本文に反映します。
メッセージの入力は必須ではないので、追加で記載しておきたいメッセージがない場合は、入力不要です。

設定内容をテンプレートとして登録する場合は、「送信テンプレートとして登録する」にチェックします。
設定内容を確認後、画面下部の［保存する］をクリックします。

対象従業員の選択

• 画面左上もしくは、画面下部の青文字［従業員を選択］をクリックします。
• 対象従業員の「選択」列にチェックをつけ、［追加］をクリックします。
• 対象従業員が表示されていることを確認します。

個別添付ファイルの設定

従業員ごとに異なる個別のファイルを設定する場合は、以下の関連記事をご参照ください。
受信ボックス「個別添付ファイル」設定方法
対象従業員の選択、および、必要があれば個別添付ファイルの設定後、画面最下部の［内容を確認する］をクリックします。

確認・送信

• 「送信情報」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。
• 「対象従業員の選択／個別添付ファイル一覧」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。
• 確認後、画面右上部もしくは最下部の［送信］をクリックします。※「掲載期間」を設定していない、もしくは過去の日付を設定した場合、従業員マイページへ直ちに公開され、メール通知をすると設定している場合、メールも自動送信します。
  
  以上で、「ファイル／メッセージ」の送信は完了です。

【補足】

ファイル／メッセージの確認

従業員から管理者へメッセージの返信があると、メインページの「弥生労務 Nextからの通知」欄に「従業員からの新着メッセージ」が表示されます。

• ［ファイル/コメント一覧へ移動する］をクリックします。
• 送信履歴を確認できます。また、「詳細情報」列の［詳細］をクリックすると、従業員ごとの状況などの詳細情報を確認できます。
  

  「状況」のステータスについて

  【下書き】送信前のファイル/メッセージです。
  【予約】掲載期間を迎えていないファイル/メッセージです。
  【送信済】送信済みのファイル/メッセージです。
  【終了】掲載期間が終了したファイル/メッセージです。

• 「従業員メッセージ」列の［あり］をクリックすると、従業員から届いたメッセージの確認や、返信をすることができます。

ファイル／メッセージの編集

「ファイル／メッセージ」の内容を編集する場合は、「詳細情報」列の［編集］をクリックし、編集をおこないます。
※編集できるのは、「状況」列が「下書き」もしくは「予約」の場合に限ります。
編集方法については、本マニュアル内「送信内容の設定」をご確認ください。

ファイル／メッセージの削除

ファイル／メッセージの削除では、送信情報を削除する場合と、一部の従業員に対して削除する場合で操作方法が異なります。

送信情報を削除する場合

「ファイル／メッセージ」の内容を削除する場合は、「削除」列の［（バツマーク）］＞［削除］をクリックします。

一部の全従業員に対して「ファイル／メッセージ」を削除する場合

• 「詳細情報」列の［詳細］をクリックします。
• 対象従業員の「選択」列にチェックし、［削除］＞［削除］をクリックします。※チェックした従業員のみ送信情報を、削除します。
  本削除方法では、「ファイル／メッセージ送信」画面の一覧情報は非活性となりません。
  
  • 対象の従業員は送信した内容を見ることができなくなります。
    また、一度削除すると、元に戻すことはできません。
  • 送信情報が掲載中の場合、対象の従業員へメール通知をおこないます。