従業員マイページへ、ファイルやメッセージ、電子申請終了時の「公文書」を送信できます。
本マニュアルでは、ファイルやメッセージの送信方法について説明します。
※送信時の情報は、事前にテンプレートを作成しておくことができます。
目次
- ファイル／メッセージの送信開始
- 送信情報を作成
送信する内容の設定
対象従業員の選択
送信 - 【補足】
ファイル／メッセージの確認
ファイル／メッセージの編集
ファイル／メッセージの削除
ファイル／メッセージの送信開始
メインページ［従業員マイページ］＞［受信ボックス管理］＞［ファイル／メッセージ送信］をクリックします。
送信情報を作成
送信する内容の設定
［送信情報を新規作成］もしくは［新規追加］をクリックします。
ファイル／メッセージ送信時の従業員マイページ画面イメージ
- 従業員マイページに表示（①へ反映）するタイトルを「送信タイトル」に入力「掲載期間（②へ反映）」を設定し、［作成］をクリックします。※掲載期間を設けない場合は、「掲載期間：設定しない」を選択します。
- 「送信タイトル」や「掲載期間」は［変更］（①）（②）から修正できます。
- 事前に作成したテンプレートを引用する場合は、［テンプレートを引用］をクリックします。※「送信タイトル」や「掲載期間」の設定内容は、テンプレートの情報を優先して反映します。
- 従業員マイページへ従業員に共通の添付ファイルを送信する場合は、「添付ファイル」欄（④）の［共通添付ファイルの選択］をクリックし、添付ファイルを選択します。個別の添付ファイルを送信する場合は、次のステップの対象従業員の選択後に設定できます（⑤）。
メッセージを送信する場合は、「メッセージ」欄（③）にて、「使用する」を選択し、メッセージを入力します。
※「ファイル／メッセージ」の両方を送信できます。【ファイル】
※添付可能なファイル形式は「JPEG」「PNG」「PDF」の3種類です。
※添付可能なファイル容量は1ファイル「8MB」までです。
【メッセージ】
※2,000文字までご入力できます。
※メッセージを送信しない場合は「使用しない」を選択する必要があります。 - ［テンプレートを引用］をクリック後、引用するテンプレートを選択し、［選択］をクリックします。※「送信タイトル」や「掲載期間」の設定内容は、テンプレートの情報を優先して反映します。
- 従業員にお知らせメールを送信する場合は、「メール通知」に「通知する」を選択し、「追加分がある場合は、～」と案内が表記されている枠にメッセージを入力します。※「追加分がある場合は、～」にメッセージを入力すると、メール本文に反映します。
メッセージの入力は必須ではないので、追加で記載しておきたいメッセージがない場合は、入力不要です。 - 設定内容をテンプレートとして登録する場合は、「送信テンプレートとして登録する」にチェックします。設定内容を確認後、画面下部の［保存する］をクリックします。
対象従業員の選択
- 画面左上の［従業員を選択］もしくは、画面下部の青文字［従業員を選択］をクリックします。
- 対象従業員の「選択」列にチェックをつけ、［追加］をクリックします。
- 対象従業員が表示されていることを確認します。
送信
- 対象従業員を選択し、画面最下部の［内容を確認する］をクリックします。
- 「送信情報」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。※「掲載期間」を設定していない、もしくは過去の日付を設定した場合、従業員マイページへ直ちに公開され、メール通知をすると設定している場合、メールも自動送信します。
- 「対象従業員の選択／個別添付ファイル一覧」を確認します。内容を変更する場合は、［編集］をクリックします。
- 確認後、画面右上部もしくは最下部の［送信］をクリックします。
以上で、「ファイル／メッセージ」の送信は完了です。
【補足】
ファイル／メッセージの確認
- 従業員から管理者へメッセージの返信があると、メインページに表示されます。
- 送信履歴を確認できます。また、「詳細情報」列の［詳細］をクリックすると、従業員ごとの状況などの詳細情報を確認できます。※「状況」列のステータスは、下記用語集をご確認ください。
用語集
【下書き】送信前のメッセージです。
【予約】掲載期間を迎えていないメッセージです。
【送信済】送信済みのメッセージです。
【終了】掲載期間が終了したメッセージです。 - 「従業員メッセージ」列の［あり］をクリックすると、従業員から届いたメッセージの確認や、返信をすることができます。
ファイル／メッセージの編集
「ファイル／メッセージ」の内容を編集する場合は、「詳細情報」列の［編集］をクリックします。
※編集できるのは、「状況」列が「下書き」もしくは「予約」の場合に限ります。
ファイル／メッセージの削除
作成した「ファイル／メッセージ」の削除方法
「ファイル／メッセージ」の内容を削除する場合は、「削除」列の［×（バツマーク）］をクリックします。
※削除した場合、対象の「ファイル／メッセージ」はグレーアウトします。
「ファイル／メッセージ」を削除すると、対象の全従業員が確認できなくなります。
一部の従業員に対する「ファイル／メッセージ」の削除方法
- 一部の従業員に対してのみ「ファイル／メッセージ」を送信した内容を削除する場合は、「詳細情報」列の［詳細］をクリックします。
- 対象従業員の「選択」列にチェックし、［削除］をクリックします。※チェックした対象者のみの「ファイル／メッセージ」を、削除します。
本削除方法では、「ファイル／メッセージ」一覧画面の情報はグレーアウトしません。
