「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届／70歳以上被用者該当届（外部CSVファイル添付方式）」の手続き時に添付するCSVファイルを弥生労務 Nextで作成する方法について、ご説明します。
Excelの操作につきましては日本マイクロソフト株式会社へお問い合わせください。
目次
- 添付用CSVファイルの作成
Excelファイルの出力
Excelファイルの編集 - CSVファイルへ変換
- 添付用CSVファイルの電子申請
- 【補足】「文字置換マスタ」機能
添付用CSVファイルの作成
- ［帳票］＞［電子申請 添付用CSV作成］をクリックします。
- ［健康保険・厚生年金被保険者資格取得届／厚生年金保険70歳以上被用者該当届］をクリックします。
Excelファイル出力
対象従業員の選択
- 所属している事業所の従業員のみを表示する場合は、「選択」にて事業所を選択し［検索］（1）をクリックします。対象従業員を選択（2）し、［≫］（3）をクリックします。［対象者を追加］をクリックすると、設定した条件と従業員台帳の「入社年月日」「健康保険資格取得年月日」「厚生年金資格取得年月日」「健康保険 加入区分」「厚生年金 加入区分」の情報をもとに対象者を自動で選択できます。
- 各項目を設定します。
項目名 説明 事業所 選択した従業員が所属する「事業所」を選択します。 FD通番 - 弥生労務 Nextでしか電子申請をおこなっていない場合、「出力時に自動的に最大のFD通番を発行する場合はチェック」にチェックします。
- 「CSVファイル」を用いて申請する手続きを直近で弥生労務 Nextを通さずに電子申請をおこなった場合、チェックを外しFD通番を手入力します。
健保組合用 健康保険組合（マイナポータル）へ提出するCSVファイルを作成する場合は、「作成する」にチェックします。 個人番号 個人番号（マイナンバー）を利用し電子申請をおこなう場合は、「出力する」にチェックします。 引用元の住所（従業員台帳） 出力する従業員の住所情報を「住民票住所」から引用するか、「現住所」から引用するかを選択します。
※従業員台帳の「住民票住所区分」「住民票に記載の住所」が空白の場合、出力ファイルの「住民票住所」も空白で出力されます。個人番号・住民票住所を記載できない理由 日本国内に住民票（個人番号）を有していない等、住民票住所を記入できない場合は、「1：海外在住」「2：短期在留」「3：その他」のいずれか該当する理由を選択します。「3：その他」を選択すると入力欄が表示されますので、理由を入力します。 従業員表示順（エクセル出力時のみ） Excelファイルを出力した際の並び順を、「従業員番号順」もしくは「厚生年金整理番号順」から選択します。 ZIPパスワード
ZIPパスワード（確認）出力したファイルを開く際に利用するパスワードを入力します。
※「個人番号」の「出力する」にチェックした場合に表示されます。 - ［Excel出力］をクリックします。
所定形式の「CSV出力」もできますが、「Excel出力」を推奨しています。
「Excel出力」を推奨している理由について
CSVファイルには所定の形式が決まっています。
CSVファイルを開いてしまったり、編集してしまうと、所定形式から書き換わってしまいエラーとなる可能性があります。 - 「ダウンロード」列のボタンをクリックし、Excelファイルをダウンロードします。
Excelファイルの編集
Excelファイルを開き、［編集を有効にする］をクリックします。
事業所情報の編集
- 提出者記入欄の「事業所」の項目を設定します。
- 事業所情報は、5，6行目に反映されています。反映されている内容に誤りがないかご確認ください。「事業所整理記号符号（厚生年金）」「事業所整理記号記号（厚生年金）」に情報が反映されていない場合、［符号：数字2文字］［記号：半角ｶﾅ4文字］の「事業所整理記号」情報を入力します。
用語集：社会保険事業所整理記号- 健保組合用のCSVファイルを作成する場合
「健保組合」に「有」を選択し、「事業所番号（健保組合）」に健康保険の事業所整理記号（数字4桁）を入力します。 - 健保組合用のCSVファイルを作成しない場合
「無」を選択します。
- 健保組合用のCSVファイルを作成する場合
被保険者
被保険者欄の項目を設定します。
被保険者本人の情報は、7行目以降に反映されています。反映されている内容を確認し不足している情報を入力します。
| No. | 項目名 | 説明 |
| ① | 被保険者整理番号（年金整理番号） | 申請後に厚生年金保険加入者に対し交付される番号のため入力の必要はありません。 一括適用事業所で事業所にて設定する場合は入力してください。 |
| ② | 被保険者氏名（漢字）・被保険者氏名（カナ） | 「被保険者氏名（漢字）」に被保険者氏名を漢字で入力します。※12文字まで入力できます。 「被保険者氏名（カナ）」に被保険者氏名をカナで入力します。※25文字まで入力できます。 姓と名の間にはスペースを入力してください。ミドルネームを入力する場合は、ミドルネームの前後にスペースを入力します。 |
| ③ | 生年月日 | 被保険者の生年月日を西暦で入力します。 |
| ④ | 種別（性別） | 被保険者の種別（性別）に対応する数字を選択します。
|
| ⑤ | 取得区分 | 被保険者の取得区分に対応する数字を選択します。
|
「スペース」も文字数に含まれますので、ご注意ください。
| No. | 項目名 | 説明 |
| ⑥ | 個人番号・基礎年金番号 | 個人番号（マイナンバー）または、年金手帳または基礎年金番号通知書に記載されている基礎年金番号を入力します。 |
| ⑦ | 資格取得年月日 | 適用事業所に使用されるに至った日（事実上の使用関係が発生した日）を西暦で入力します。 70歳以上被用者該当届としての提出の場合は、70歳以上被用者に該当した日を入力します。 |
| ⑧ | 被扶養者の有無 | 全国健康保険協会管掌の健康保険に加入する者で健康保険被扶養者（異動）届を年金事務所に提出する者については「1：有」を、その他については「0：無」を選択します。 |
| ⑨ | ア：通貨によるものの額 | 給料・手当等、名称を問わず労働の対償として金銭（通貨）で支払われるすべての合計金額を入力します。 報酬が一千万円以上の場合「9999999」を入力してください。 ※臨時に受けるものおよび3月を超える期間ごとに支払われる賞与などは対象外です。 ※週給の場合は、報酬額を7で割って得た額の30倍に相当する金額をご入力ください。 ※実績によって報酬が変わる場合は、資格取得月の前月1カ月間に、同事業所内で同様の業務に携わっている従業員の報酬の平均額をご入力ください。 |
| イ：現物によるものの額 | 報酬のうち食事・住宅・被服・定期券等、金銭（通貨）以外で支払われるものについて、厚生労働大臣によって定められた額（食事・住宅については都道府県ごとに定められた価額、その他被服などは時価により算定した額）を入力します。報酬が無い場合は「0」を、一千万円以上の場合「9999999」を入力してください。 | |
| ウ：合計 | 通貨によるものの額に現物によるものの額を加算した額を入力します。一千万円以上の場合「9999999」を入力してください。 |
「個人番号」の入力がある場合、「基礎年金番号」が入力されている状態でもCSVファイルへの変換時に削除されます。
| No. | 項目名 | 説明 |
| ⑩ | 70歳以上被用者該当 | 70歳以上被用者に該当する場合は「1：該当する」を、その他の場合は「0：該当しない」を選択します。 |
| 二以上事業所勤務者の取得 | 二以上事業所勤務者の資格取得の場合は「1：該当する」を、その他の場合は「0：該当しない」を選択します。 | |
| 特定適用事業所における短時間労働者の取得 | 特定適用事業所における短時間労働者の資格取得の場合は「1：該当する」を、その他の場合は「0：該当しない」を選択します。 | |
| 退職後の継続再雇用者の取得 | 退職後の継続再雇用者の資格取得の場合は「1：該当する」を、その他の場合は「0：該当しない」を選択します。 | |
| 備考 | 以下のような事例に該当する場合、入力します。該当しない場合は入力不要です。 （1）健康保険法第118条第1項各号のいずれかに該当する人については、その旨を入力 （2）資格取得時までに引き続いて厚生年金保険の第四種被保険者であった人は、その旨として管轄していた年金事務所名を入力 |
| No. | 項目名 | 説明 |
| ⑪ | 個人番号・住民票住所を記載できない理由 | 個人番号を設定できない場合かつ住民票住所を設定できない場合は、理由に対応する数字を選択します。 1：海外赴任 2：短期在留 3：その他 |
| 個人番号・住民票住所を記載できない理由（その他） | 「個人番号・住民票住所を記載できない理由」に「3：その他」を選択した場合に理由を入力します。 | |
| 住民票住所の郵便番号 住民票住所（漢字） 住民票住所（カナ） | 「住民票住所の郵便番号」に被保険者の住民票住所の郵便番号を入力します。 「住民票住所（漢字）」に被保険者の住民票住所を都道府県名から漢字で入力します。※37文字まで入力できます。 「住民票住所（カナ）」に被保険者の居住する住所を都道府県名からカナで入力します。※75文字まで入力できます。国外に居住の場合は、国名をカナで入力してください。 ※「個人番号」の入力がある場合、上記は入力不要です。 |
「個人番号」の入力がある場合、「住民票住所の郵便番号」「住民票住所（漢字）」「住民票住所（カナ）」が入力されている状態でもCSVファイルへの変換時に削除されます。
| 項目名 | 説明 |
| 70歳以上被用者届のみ提出 | 協会けんぽ加入事業所で70歳以上被用者該当届のみ提出の場合は「1：該当する」を選択します。 |
| 被保険者証番号※ | 事業所が番号を降り出せる場合は、任意の英数字を入力します。 |
| 健保固有項目※ | 固有項目の設定が必要な場合に入力してください。固有項目の詳細については、加入している各健康保険組合へお問い合わせください。 |
※健保組合用のCSVファイルを作成する場合に設定します。
Excelファイルを整えた後、ファイルを保存します。
CSVファイルへ変換
- 「電子申請添付用ファイル出力一覧」画面を表示します。該当画面を閉じてしまった場合は、［帳票］＞［電子申請 添付用CSV作成］をクリックし、「手続一覧 （添付用CSV作成）」画面の［ダウンロード一覧］をクリックします。
- ［ファイルの選択］をクリックし、保存した「Excelファイル」を選択し、CSVへ変換します。変換後、ファイルを保存します。
［文字置換マスタ］に登録している文字が含まれる場合、CSVへ変換したZIPファイル内に「使用できない文字について（確認＆添付用）.pdf」も表示されます。
「提出情報入力」画面で併せて添付して申請してください。- 健康保険組合用のCSVファイルを作成すると設定した場合
変換後のファイルはZIPファイルとなります。
ZIPファイルを解凍するとフォルダが2つあり、「kenpo」内に健康保険組合用のファイル「KPFD0006.CSV」、「nenkin」内に「SHFD0006.CSV」が格納されています。 - 健康保険組合用のCSVファイルを作成しないと設定した場合
変換後のファイルは「SHFD0006.CSV」のみとなります。
ファイル名を『SHFD0006.CSV』『KPFD0006.CSV』から、絶対に変更しないでください。
ファイル名を変更すると、電子申請時にエラーとなります。 - 健康保険組合用のCSVファイルを作成すると設定した場合
- エラーが表示されている場合、［エラー内容の詳細はこちら］をクリックし、エラー内容を確認します。Excelファイルを修正後、再度CSVファイルへの変換をおこないます。
CSVファイルの作成が完了後、日本年金機構が提供している「届書作成プログラム」の仕様チェックをおこなうことをお勧めしております。操作方法は、以下の関連記事をご参照ください。
届書作成プログラム「仕様チェック（社会保険・雇用保険）」方法
添付用CSVファイルの電子申請
作成したCSVファイルの電子申請方法は、下記関連記事の「ダウンロード一覧からの申請」をご参照ください。
「添付用CSV作成」作成後の申請方法
以上で、「添付用CSV作成「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届／厚生年金保険70歳以上被用者該当届」」の操作は完了です。
【補足】「文字置換マスタ」機能
「髙」や「﨑」など、電子申請時には一部利用できない文字があり、［文字置換マスタ］に登録しておくことで電子申請時、文字を自動で利用できる文字に置換してくれる機能があります。
［文字置換マスタ］には事前にいくつかの漢字が登録されており、利用できない文字が申請データに含まれる場合、CSVファイル出力時、もしくはCSVファイルへ変換時に「使用できない文字について（確認&添付用）.pdf」が併せて出力されます。
「提出情報入力」画面にてCSVファイルと併せて添付してください。
「文字置換マスタ」の設定方法については、以下の関連記事をご参照ください。
「文字置換マスタ」設定方法
