それぞれ「申請フォームの作成」「フォーム提出の依頼」「業務プロセスの進捗管理」という異なる役割を持っています。
3つの機能は、「何を管理したいか」「誰がいつ始めるか」によって使い分けます。
| No. | 機能 | 役割 | 期限設定 | 向いているもの |
| 1 | ワークフロー | 申請書の「ひな形」（フォーム作成・承認経路） | なし（公開期間のみ） | 従業員が必要なタイミングで行う申請（住所変更、通勤経路変更など） |
| 2 | 申請タスク | 「提出の依頼」（ワークフローの一斉展開） | 固定の日付（例：11月30日まで） | 会社が期限を決めて情報を集める場合（ワクチン接種希望、安否確認など） |
| 3 | ToDo機能 | 「作業リストの管理」（進捗・手順の管理） | 相対的な日付（例：入社日の3日前） | 複数の作業が発生する手続き（入退社手続き、産休育休など） |
各機能の詳細と使い方の例
1.ワークフロー（申請フォームの基盤）
申請に必要な「入力フォーム」や「承認ルート」を作成する機能です。
「公開設定」を行うことで、従業員はマイページからいつでも自発的に申請を行うことができます。
- 引越しをしたときの「住所変更届」
- 結婚したときの「氏名変更届」
- 「通勤経路の変更申請」
従業員が必要なタイミングで自ら申請するものは「ワークフロー」として公開します。
詳細な利用方法は以下を参照してください。
ワークフロー「申請ワークフローの設定」方法
2.申請タスク（管理者からの単発依頼）
作成済みの申請フォームを指定し、対象者へ「提出を依頼」する機能です。
「〇月〇日までに提出してください」という期限設定や、未提出者へのリマインド通知が可能です。
- 全社的な「通勤経路の定期確認」
会社主導で、特定の締め切りまでに全員（または特定の部署）から回答を集めたい場合に利用します。
詳細な利用方法は以下を参照してください。
ワークフロー「申請タスクの発行」方法
3.ToDo機能（業務プロセスの進捗管理）
やるべき作業（タスク）をリスト化し、完了までの進捗を管理する機能です。
最大の特徴は、「基準日（例：入社日）」を設定することで、そこから逆算して自動的に期限を設定できる点です。申請フォームの入力だけでなく、「備品の手配」「制服の準備」といった作業項目もチェックリストとして管理できます。
入社手続き
- （入社3か月前）入社時に必要な書類を説明
- （入社2か月前）入社手続きタスクを発行する
- （入社7日前）パソコン・制服の準備
- （入社当日）オリエンテーションの実施
「従業員が行う作業」と「管理者が行う作業」が混在し、スケジュールに沿って進める必要がある業務に最適です。
弥生労務 Nextでは入社手続き・退社手続き・従業員の結婚時など、タスクのプリセットを用意しています。
詳細な利用方法は以下を参照してください。
ToDo「テンプレートの新規作成」方法
まとめ
- 「フォームを作って保管しておく」ならワークフロー
- 「今すぐ全員に提出させる」なら申請タスク
- 「入社日などに向けてスケジュール管理する」ならToDo機能
と使い分けていただくと労務管理業務を漏れなく、効率的に行えます。
