従業員へ発行・公開する、ワークフローの申請フォームを作成する方法についてご説明します。
緊急連絡先や口座情報などの従業員台帳の項目と紐付けて、従業員からの申請内容を従業員台帳に反映することもできます。
目次
- 申請フォームの作成開始
- 申請フォームの作成
- 申請フォームの公開設定
- 承認経路の設定
- 申請フォームの公開
- 【補足】作成した申請フォームの変更
変更したい申請フォームの選択
申請フォーム名、公開期間、カテゴリの変更
申請フォームの変更
変更した申請フォームの保存 - 【補足】作成した申請フォームの削除
申請フォームの作成開始
- メインページ［ワークフロー］＞［申請ワークフローの設定］＞［申請ワークフローの設定］をクリックします。
- ［申請フォームを新規作成］または［新規追加］をクリックします。
- 「申請フォーム名」「公開期間」を入力し（①）、［作成］（②）をクリックします。※「公開期間」を設定しない（未入力）場合は、公開期間は無期限になります。
申請フォームの作成
［編集］をクリックします。
※「タイトル」周辺にカーソルを合わせると、［編集］が表示されます。
［編集］にて編集できるのは、ワークフロー申請フォーム画面の、こちらの部分です。
各入力項目について
上記情報を設定時に、反映される画面イメージ
| No | 項目名 | 説明 |
| ① | 説明文 | タイトルの下に表示する説明文を入力します。 ※100文字まで。必須項目ではないので、省略できます。 |
| ② | サブタイトル | 一番最初のフォーム（設問）に表示する項目名を入力します。 ※50文字まで。任意で別のフォーム（設問）を追加される場合、省略できます。 |
| ③ | 必須項目 | 従業員がワークフロー提出時、④の項目を必須項目とするのか設定できます。 |
| ④ | 詳細設定 | サブタイトルの入力フォームの詳細設定をおこないます。 クリックすると、以下3種類の設定項目が表示されます。
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| ⑤ | ヘルプを追加 （ヘルプを変更） | サブタイトルの横に表示するヘルプを設定します。 ※必須項目ではないので、省略できます。 ※ヘルプを追加後は、「ヘルプを変更」と表示されます。
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| ⑥ | 説明文を追加 （説明文を変更） | サブタイトルに対する、説明文を入力します。 URLを入力すると申請入力画面の説明文にリンクが自動付与されます。 ※500文字まで。必須項目ではないので、省略できます。 ※説明文を追加後は、「説明文を変更」と表示されます。 追加した説明文を削除する場合は、右側に表示される［×］をクリックします。 |
| ⑦ | 画像を追加 （画像を変更） | サブタイトルの下に表示する画像を設定します。 ※必須項目ではないので、省略できます。 ※画像を追加後は、「画像を変更」と表示されます。
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| ⑧ | サブタイトル注釈 | 注釈を入力します。 ※200文字まで。必須項目ではないので、省略できます。 |
申請フォームの追加
［＋フォームを追加］または、各フォームタイプ（［テキスト］、［記述（複数行）］など）をクリックします。
フォームタイプ内の各入力項目について
フォームを追加します。
フォームの種類等については、下記関連記事をご確認ください。
ワークフローに追加できるフォーム種類
- 「台帳紐付け」を設定すると、従業員台帳に追加した項目と紐付けることができます。ご希望の場合には、［従業員台帳に追加して紐付ける］をクリックします。
- 「追加するタブ」を選択し、［はい］をクリックします。※従業員台帳に存在しない項目の場合、申請フォームの作成の保存時に、選択した台帳のタブにこのフォームの項目を追加してフォームと紐付けます。
- 従業員台帳に既に追加されている項目の場合、「現在の台帳情報を初期値としてフォームにセットする」にチェックを付けると、現在の従業員台帳の情報を初期値としてフォームにセットします。
従業員台帳に紐付く申請フォームの追加
- フォームタイプ［従業員台帳と紐付く項目］をクリックします。
- ワークフローと紐付ける台帳項目があるタブを選択します。※「基本情報」タブは、弥生労務 Nextの従業員台帳の初期設定の項目になります。
- ワークフローと紐付ける台帳項目の「選択」列にチェックを付け、［はい］をクリックします。
- 選択した台帳項目の申請フォームが追加されます。※「項目名」「フォーム」は、台帳項目のため編集ができません。
「台帳紐付け」と［詳細設定］内の「申請者の入力設定」「承認者・決裁者の入力設定」を設定します。「申請者のフォーム入力」および「承認者・決裁者のフォーム入力」を「許可しない」と選択した場合、この項目は従業員台帳に反映する対象となりません。
作成した申請フォームの確認
［プレビュー］をクリックします。
入力した内容がマイページ上でどのように表示されるか確認することができます。
作成した申請フォームの保存
［保存する］をクリックし、作成した申請フォームを保存します。
申請フォームの公開設定
申請フォームの公開範囲を設定します。すべての従業員に公開する場合
「公開範囲の設定」に「全ての従業員に公開する」を選択し、［保存する］をクリックします。「承認経路の選択」に進みます。
公開する従業員を限定する場合
「公開範囲の設定」に「公開する従業員を限定する」を選択します。部署一覧から作成する場合
「公開範囲の作成方法」に「部署一覧から作成する」（①）を選択し、「公開範囲の自動更新」（②）を選択します。
「公開範囲の自動更新」（②）に「無効」を選択した場合は、「適用中」および「予約」の組織がプルダウンに表示されますので、公開範囲の設定に使用する組織（③）を選択します。
公開範囲に含める部署（④）にチェックし、［保存する］（⑤）をクリックします。
「公開範囲の設定」ウィンドウが表示されます。
「公開範囲の名称」を入力し、［保存］をクリックします。
保存した情報は、［ワークフロー］＞［申請ワークフローの設定］＞［公開範囲の設定］の公開範囲一覧で確認できます。次回からは、保存した情報を「作成済み一覧から選択する」を選択して利用できます。
公開範囲の自動更新について
［?（はてなマーク）］をクリックすると、詳細を確認できます。
作成済み一覧から選択する場合
「公開範囲の作成方法」に「作成済み一覧から選択する」（①）を選択します。
使用する公開範囲の「選択」列（②）を選択し、［保存する］（③） ＞［はい］をクリックします。
承認経路の設定
ワークフロー申請を承認するための承認者経路を追加・編集します。
使用する承認経路の「選択」列を選択し、［保存する］＞［はい］をクリックします。
［承認経路を追加］をクリックすると、新たな承認経路を作成できます。
作成方法については、以下を参照してください。
「承認経路の管理」設定方法
申請フォームの公開
申請フォームの内容を確認し、［公開する］＞［はい］をクリックします。
「公開しました。」と表示され、従業員マイページに作成した申請フォームが公開されます。
【補足】作成した申請フォームの変更
変更したい申請フォームの選択
- 変更したい申請フォームの［詳細］をクリックします。
- ［編集］をクリックします。
申請フォーム名、公開期間、カテゴリの変更
［編集］または［変更］をクリックし、変更内容を入力します。
申請フォームの変更
変更する場合は、［編集］をクリックします。削除する場合は、［削除］をクリックします。
変更した申請フォームの保存
変更内容を編集後、［保存する］をクリックします。
【補足】作成した申請フォームの削除
- 削除したい申請フォームの［詳細］をクリックします。
- ［削除］をクリックします。
- ［はい］をクリックします。
「削除しました。」と表示されたら、削除完了となります。
