領収書・レシートの入力ルール 弥生会計 サポート情報

ID:ida26840
「領収書・レシート」、「領収書・レシート(小書き入り)」として依頼された証憑を、証憑データ化サービスでデータ化する際の入力ルールについて説明します。

データ化可能な領収書の条件については以下を参照してください。

証憑データ化のルールについて

領収書をデータ化した場合の一例

証憑データ化サービスで領収書をデータ化した場合、以下のように弥生会計に取り込まれます。
00026840_001
公共料金の領収書、税金の払込票、送り状(配送伝票)をデータ化した場合の一例はこちら

「領収書・レシート」「領収書・レシート(小書き入り)」の違い

証憑アップローダーでは「領収書・レシート」と「領収書・レシート(小書き入り)」を選択できます。

種類小書きのデータ化
「領収書・レシート」小書きがあってもデータ化しません。
「領収書・レシート(小書き入り)」小書きがあればデータ化します。除外指定されている範囲に小書きがある場合はデータ化しません。
小書きの記載箇所についてはこちら

日付の入力ルール

画像に複数の日付が記載されている場合、領収書のタイトルで種類を判断した後、以下の優先順位で入力します。

  • 領収書の種類:納品書兼領収書の場合

    ①領収日(検収印の領収日を含む)
    ②納品日
    ③出荷日
    00026840_002
    上記の例では領収日の記載があるため、その日付を取引日としてデータ化します。

  • 領収書の種類:配送伝票の場合

    検収印の領収日
    00026840_003
    上記の例では領収印に日付の記載があるため、その日付を取引日としてデータ化します。

  • 領収書の種類:ECモールの場合
    • Amazon Japanの場合
      ①発送日
      ②注文日
    • 楽天市場、Yahoo!ショッピングの場合
      ①注文日
      ②発送日
    • 上記以外の場合
      ①領収日
      ②注文日
      ③発送日
    なお、すべてのケースで発送日の記載が複数ある場合、一番古い日付を入力します。
    また、発送日、注文日、領収日のいずれも記載がなく、発行日の記載がある場合、発行日を入力します。
  • 領収書の種類:宿泊領収書の場合

    ①領収日
    ②チェックアウト日
    ③宿泊日(2泊以上の場合は最終日)
    ④チェックイン日
    ⑤発行日
    00026840_004
    上記の例では、③宿泊日と⑤発行日があるため、優先順位から③宿泊日を取引日としてデータ化します。

  • 領収書の種類:その他の証憑例

    ①領収日(検収印の領収日を含む)
    ②利用日 または 注文日
    ③振替日
    ④発行日
    ⑤「○月分」の月末日
    ⑥振替予定日

    元の日付が未入力かつ手書きで日付を記入している場合や元の日付に取り消し線を引いて手書きで日付を記入している場合、または元の日付に矢印を引いて手書きで日付を記入している場合は手書きで記入された日付を入力します。

金額の入力ルール

  • 手書きで金額が記入されている場合
    • 元の金額に取り消し線を引いて手書きで金額を記入している場合、または元の金額に矢印を引いて手書きで金額を記入している場合は、手書きで修正された金額を入力します。ただし、入力や計算の手書きなどによる指示には対応しません。
  • 源泉所得税の取り扱いについて
    源泉所得税に該当する文字列が画像に含まれている場合、預り金の取引として明細を分けて、振替伝票にまとめます。摘要には「源泉所得税」の文字列が入ります。
    • 源泉所得税対象と判断する文字列
      「源泉徴収税」「源泉所得税」「源泉」「復興特別所得税」

    金額が源泉所得税のみの場合、システムの制約により、0円の明細が追加され、「×」の付箋が付きます。
    内容をご確認のうえ、不要な明細を削除してください。

  • 標準税率以外の税率の取り扱いについて
    • 「軽減」や「8%」に該当する文字列が含まれている場合、軽減税率として取り込まれます。
    • 非課税対象に該当する文字列が画像に含まれている場合、税区分[非課税仕入]で取り込まれます。
      • 非課税対象と判断する文字列
        「自動車登録番号標交付手数料」「車両番号標代」「ナンバープレート代」「自動車損害賠償責任保険」「自賠責保険」「印紙」「証紙」「税率0%」
    • 不課税対象に該当する文字列が画像に含まれている場合、税区分[対象外]で取り込まれます。
      • 不課税対象と判断する文字列
        「軽油税」「重量税」「宿泊税」「入湯税」「課税対象外」
    • ゴルフ場の領収書で以下のいずれかの文字列が明細の品目末尾に記載されている場合、税区分[対象外]で取り込まれます。
      「利用税」「協力金」「協力費」「基金」
  • 複数税率の取り扱いについて
    • 複数税率の場合、税率別に明細を分けて、振替伝票にまとめます。
      明細を分けて入力するのは、標準税率、軽減税率、非課税、不課税の4つです。
    • 税率別合計に、標準税率10%、軽減税率8%、非課税、不課税以外の税率が含まれる場合、税率別に明細が分かれず合計額のみがデータ化されて「!」の付箋が付きます。
      ※標準税率10%、軽減税率8%、非課税、不課税以外の税率の例
      旧消費税率5%、旧消費税率8%
    • 複数税率かつそれぞれの税率別合計額が記載されていない場合には、税率別に明細が分かれずに、合計額のみがデータ化されて「!」の付箋が付きます。
      (例)
      ・標準税率10%と軽減税率8%の複数税率証憑において、10%対象の税率別合計額しか記載されていない場合
      ・ゴルフ場利用税とゴルフ振興基金または緑化協力金等が併記されていて、不課税対象の税率別合計額が記載されていない場合

      <標準税率、軽減税率、不課税を含む証憑の例>
      00026840_018

      <標準税率、源泉所得税を含む証憑の例>
    • 複数税率で以下の条件に合致する場合、税率別合計額に「軽減」や「8%」の表記があるものを軽減税率として分けて入力します。ただし、税率別税込合計額の合算値と総合計額が一致しない場合は不読(0円を入力)とします。
      • 内税かつ税率別合計額の表記がある場合
        00026840_005
      • 外税かつ税率別合計額と税率別税額の表記がある場合
        00026840_006
      • 内税/外税の表記がなく、税率別合計額の表記がある場合
        00026840_007
  • 総額値引きの場合

    総額値引きであり、かつ下記のいずれかに該当する場合、値引きありと判断し「!」の付箋が付きます。

    • 証憑内に次の文字列が記載されている
      「値引」「割引」「割引額」「端数切捨て」「クーポン」「ディスカウント」「地域クーポン」「お買物券」「空容器代」「会員引」「特別オファー」
    • 金額に次の記号が付いている
      「-(マイナス)」「▲」「△」

    このとき、入力する金額は、証憑に記載されている内容によって値引き後または値引き前の金額を入力します。
    ただし、値引き後の金額欄がなく、支払種別欄(現金、クレジットなど)がある場合、支払種別欄の金額を値引き後の金額とみなし、証憑に記載されている内容によって値引き後または値引き前の金額を入力します。

    • 税率が単一税率の場合
      値引き後の税率別合計額を入力します。
      00026840_008
      値引き後の税率別合計額が記載されていない場合、値引き前の税率別合計額を入力します。
      00026840_009
      値引き後および値引き前の税率や税率別合計額が記載されていない場合、値引き後の合計額を入力します。
    • 税率が複数税率の場合
      値引き後のそれぞれの税率別合計額を入力します。
      00026840_010
      値引き後の税率別合計額が記載されていない場合、値引き前のそれぞれの税率別合計額を入力します。
      00026840_011
    • 税率の記載がない場合
      値引き後の合計額を入力します。値引き後の金額がない場合は値引き前の合計額を入力します。

    複数税率の証憑におけるデータ化時の注意事項

    下の図のように、複数税率の明細が証憑内に記載されているレシートでも、片方の税率が印字の擦れや汚れなどで読み取りできなかった場合や、総額値引きなどがあって税率別金額が判別できない場合、データ化された仕訳は「×」の付箋が付いて1行の仕訳になり(振替伝票の形にはならない)金額が「0円」と入力されたものになります。00026840_012

  • 値引きやポイントなどの利用がある場合
    • ポイント、商品券、ギフト券、プリペイドカード(Suica、Nanaco、Edy、Precious Cardなど)が支払いに使用されている場合は、「ポイント、商品券、ギフト券、プリペイドカード適用前」の金額を入力します。
      ただし、「ポイント、商品券、ギフト券、プリペイドカード適用前」の金額の記載がない場合、「ポイント、商品券、ギフト券、プリペイドカード適用後」の金額を入力します。
      なお、複数税率のレシートで、「ポイント、商品券、ギフト券、プリペイドカード適用前」の税率別合計額の記載がなく、「ポイント、商品券、ギフト券、プリペイドカード適用後」の税率別合計額が記載されている場合、「ポイント、商品券、ギフト券、プリペイドカード適用後」の税率別合計額を入力します。
    • 「値引き」と「ポイントなどの利用」の両方があり、「値引き・ポイント適用前」の金額がある場合、「値引き・ポイント適用前」の金額を入力します。
      ただし、「値引き・ポイント適用前」の金額がない場合は「値引き・ポイント適用後」の金額を入力します。
      「値引き・ポイント適用前」「値引き・ポイント適用後」いずれの金額もない場合、「値引き・ポイント適用前」の金額を入力します。
      なお、複数税率のレシートで、「値引き・ポイント適用前」の税率別合計額の記載がなく、「値引き・ポイント適用後」の税率別合計額が記載されている場合、「値引き・ポイント適用後」の税率別合計額を入力します。
  • ガソリンスタンドの領収書の場合
    • ガソリンスタンドの領収書でプリペイドカードのチャージ代のみ記載がある場合は、その金額を入力します。
      ただし、プリペイドカードのチャージ代と給油代の両方の金額が記載されている場合は、給油代の金額のみを入力します。
  • 郵便為替証書の場合
    • 郵便為替証書の場合、手数料のみ入力します。手数料ありの振替払込請求書兼受領証の場合、不読(0円を入力)とします。銀行の振込明細票は通帳からの記帳と重複する恐れがあるため、対象外証憑とします。
  • 送り状(配送伝票)の場合
    • 送り状(配送伝票)で、領収書シールが添付されていて、かつ配送伝票に記載されている金額と領収書シールの金額が異なる場合、配送伝票に記載されている金額を入力します。ただし、配送伝票から金額が読み取れない場合、領収書シールの金額を入力します。
      なお、1つの画像内に複数枚の配送伝票があり、かつ領収書シールが1枚のみ貼られている場合、領収書シールに記載されている金額を入力します。

摘要の入力ルール

  • 英数記号(かっこ、スペースを含む)は半角、カタカナは全角で入力します。日本語や英語で用いられない文字は不読(●を入力)とします。
  • 環境依存文字など一部の特殊な文字は文字を書き換えて入力します。
    • 囲い文字の場合
      囲い内の文字を半角かっこで囲んで入力します。なお、囲い内に複数の文字が記載されている場合は文字列をかっこで囲んで入力します。
    • ローマ数字の場合
      ローマ数字をアラビア数字に書き換えて入力します。
    • 上記以外の環境依存文字は、漢字も含め不読(●を入力)とします。
  • 支払先の会社名または屋号を入力します。
    • 法人格、店舗名または支店名は除外して入力します。
      (例)
      証憑(有)弥生トレード 秋葉原店
      入力内容弥生トレード
    • 特定の商取引形態の取引先は次のルールを加えて入力します。
      ①チェーン店(フランチャイズを含む)および代理店(ガソリンスタンドを含む) は、チェーン店名またはブランド名を入力します。
      (例)
      証憑弥生石油 (有)弥生商会 秋葉原SS
      入力内容弥生石油
      ②ショッピングモールは、ショッピングモール名と販売店名を併記して入力します。
      (例)
      証憑弥生モール みそか商店 弥生モール店
      入力内容弥生モール みそか商店
      ③デパート(百貨店)は、デパート名と売り場名を併記して入力します。
      (例)
      証憑弥生百貨店 秋葉原店 サービスカウンター
      入力内容弥生百貨店 サービスカウンター
      ④郵便局は一律で「日本郵便」と入力します。なお、商品名は入力しません。
      (例)
      証憑弥生台駅前郵便局
      入力内容日本郵便
  • 払込受領証の場合、受取人名を入力します。
    ただし、受取人名が収納代行/決済代行会社に当たる場合、次の収納代行/決済代行会社が証憑上に記載されている場合のルールが適用されます。
  • 収納代行/決済代行会社が証憑上に記載されている場合、以下の優先順位で入力します。
    ①収納代行/決済代行会社と販売元/サービス提供元が併記されている場合、販売元/サービス提供元を入力します。
    ただし、販売元/サービス提供元欄があるものの、汚れやかすれなどで判読不能の場合は不読(●と入力)とします。
    ②収納代行/決済代行会社しか記載がない場合、収納代行/決済代行会社名を入力します。
  • 画像に電話番号が記載されている場合、電話番号辞書を利用します。電話番号辞書の検索結果と証憑の表記を比較し、会社の実体が異なる場合や支店名が異なる場合、証憑の表記を優先して入力します。会社の実体が同一で、英字、カタカナ、ひらがな、漢字の表記差異がある場合、検索結果を優先します。
  • 【小書きのみ】
    小書き入りの領収書で依頼された場合、下記の順に半角スペースでつなげて摘要欄に入力します。
    ①支払先名
    ②但し書きまたは備考欄の文字列(末尾の「として」は除く)
    ③画像上の手書きメモ
    手書きメモが複数ある場合は、左上から右下に向かって順番に半角スペースでつなげて入力します。
    なお、画像上に小書きの記載がない場合は入力しません。また、汚れやかすれなどで読み取れない場合は不読(●を入力)とします。
    手書きメモが複数あり一部が読み取れない場合、読み取れないメモは不読として●を入力し、スペースでつなげて入力します。
    00026840_012

    上記の例では、但し書きに加えて四隅の左上と右上に手書きメモがあるため、支払先名の後に「但し書き(半角スペース)左上の手書きメモ(半角スペース)右上の手書きメモ」を入力します。その際但し書きの「として」は入力しないため、データ化結果は「はかた地どり福栄組合 銀座 お食事代 歓迎会 弥生太郎、他3名」となります。

    出金伝票の場合、画像上の手書きメモと「摘要」欄の1行目の文字列を半角スペースでつなげて入力します。その際、画像上に手書きメモが複数ある場合は、左上から右下に向かって順番に半角スペースでつなげて入力します。
    また、「摘要」欄の1行目が空欄の場合、「勘定科目」欄の1行目を入力します。

証憑上に登録番号の記載がある場合

証憑上に登録番号の記載がある場合、証憑上の登録番号はデータ化されて、登録番号の実在性と有効性の確認に使用されます。
その結果、判定された請求書区分を取り込んだ明細に反映します。
スマート取引取込の[請求書区分]項目について

なお、証憑上に以下のいずれかに該当する記載がある場合、登録番号として扱います。

  • 「登録番号」の記載がある
  • 「登録番号」の記載はあるものの、先頭の「T」が省略されている
  • 「登録番号」の記載はないものの、「T」+13桁の数字が記載されている

※登録番号が支払先及び支払元の両方に記載がある場合、支払先名に最も近いものを入力します。支払先名の記載がない場合、右上(請求元)からまたは右下(領収先)から優先して入力します。
※支払先の登録番号が2つ以上併記されている場合は不読(●を入力)とします。
※汚れやかすれなどで文字のすべてまたは一部が判読不能の場合、もしくは数字13桁以外の場合は不読とします。
※金融機関の振込票/払込票に登録番号が記載されている場合、登録番号は不読とします。

公共料金の領収書、税金の払込票、送り状(配送伝票)をデータ化した場合の一例

  • 公共料金の領収書
    00026840_014

    水道料金の証憑の場合

    画像内に複数の支払先が記載されている場合、以下の優先順位で入力します。

    ①水道局名
    ②水道事業名
    ③企業局名・企業団名
    ④市区町村名(都道府県名は含まない)
    ⑤都道府県名

    なお、部署名(「例:〇〇課」)や役職名(例:「出納員」「取扱員」「管理者」)は入力しません。

  • 税金の払込票
    00026840_015

    官公庁や公共団体への支払いの証憑の場合

    以下の優先順位で支払先を特定して入力します。

    ①官公庁名や地方公共団体名
    ②市区町村名(都道府県名は含まない)
    ③都道府県名

    なお、部署名(例:「〇〇課 」)や役職名(例:「出納員」「取扱員」「課長」)は入力しません。

    税事務所への支払いの証憑の場合

    以下の優先順位で支払先を特定して入力します。

    ①市区町村名(都道府県名は含まない)
    ②都道府県名
    ③税事務所名

    なお、部署名(例:「〇〇課 」)や役職名(例:「出納員」「取扱員」「課長」)は入力しません。

  • 送り状(配送伝票)
    ・元払い、着払いの場合、摘要には配送会社名が入力されます。
    ・代引きの場合は、摘要には依頼元が入力されます。
    00026840_016

    配送伝票の場合

    画像内に複数の日付が記載されている場合、以下の優先順位で入力します。

    ①領収日(検収印の領収日を含む)
    ②発行日


複数枚で構成される証憑の画像データを取り込んだ場合

00026840_013
上の図のように、3枚で1組の証憑(PDFファイルやXDWファイル)をアップロードした場合、証憑アップローダーで1枚ずつに切り分けられ、それぞれが1つの証憑として取り扱われます。したがって、この3枚の証憑の関連性は考慮されず、3つの画像のデータ化を依頼したことになります。

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