証憑データ化サービスで証憑をデータ化する際の入力ルールについてご説明します。
顧問先から受け取る紙証憑や、画像データ化したファイルをアップロードする際の注意点については以下を参照してください。
入力ルールには、全証憑種別に共通するルールと証憑種別ごとのルールがあります。
全証憑種別共通の入力ルール
- 入力方法は、まず2人のオペレーターが画像を目で見て記載されている値を入力します。画像の値が読み取れない場合や合算または検算が必要な場合、入力しません。
次に2人の入力結果が不一致の場合、第三者が正しい値を選択または入力します。 - 1枚の画像に2つ以上または2ページ以上の証憑が添付されている場合、対象外証憑として扱います。
- 証憑種別と異なる証憑が依頼された場合、原則対象外証憑として扱います。ただし、「領収書・レシート」「領収書・レシート（小書き入り）」「受領請求書」は入力できる場合があります。証憑種別ごとの入力ルールをご確認ください。
証憑種別ごとの入力ルール - 画像の一部が読み取れない場合、不読として扱います。不読の場合、日付は期末日、金額は0円、摘要は不読箇所に●を入力します。日付は年、月、日の一部でも読み取れない場合、不読として扱います。
また、2014年1月より前の場合も不読として扱います。 - 証憑に日付の記載がなく手書きで日付を記入している場合や元の日付に取り消し線を引いて手書きで日付を記入している場合、または元の日付に矢印を引いて手書きで日付を記入している場合は、手書きで記入された日付を入力します。
手書きの日付を入力する証憑例 - 元の金額に取り消し線を引いて手書きで金額を記入している場合、または元の金額に矢印を引いて手書きで金額を記入している場合、手書きで修正された金額を入力します。ただし、入力や計算についての指示が手書きで記載されていても対応しません。
手書きの日付を入力する証憑例
上記の例では、領収日の記載が取り消し線で消されており、日付が手書きで記載されているため、手書きの日付をデータ化します。
証憑種別ごとの入力ルール
証憑データ化サービスでデータ化できる証憑は、領収書・レシート、受領請求書、通帳、クレジットカード利用明細、現金出納帳のみです。各証憑種別の詳細な入力ルールは証憑種別のリンク先をご確認ください。
| 証憑種別 | 対応可能な証憑の条件 | 例 |
| 領収書・レシート 領収書・レシート（小書き入り） | 日付/金額/支払先が記載されている証憑 | 印字された領収書、手書き領収書、レシート、出金伝票、配送伝票、受領書、為替証書など |
| 受領請求書 | 1ページに日付/金額/支払先が記載されている請求書 | 買掛金支払における仕入先や外注先発行の請求書、未払金支払における購入先が発行した請求書 |
| 通帳 | 日付/入金額/出金額/摘要が記載されている金融機関の取引明細 | 普通預金の通帳コピー、当座預金の照合表、金融機関のサイトから印刷したWeb明細書 |
| クレジットカード利用明細 | 日付/利用額/利用店が記載されている明細書 | 紙のクレジットカード利用明細書、クレジットカード会社のWebサイトから印刷したWeb明細書 |
| 現金出納帳 | 1行ごとに日付/入金額/出金額/摘要が記載されている出納帳 | 手書きを含む現金出納帳、預金出納帳 ※以下から対応可能な現金出納帳フォームをダウンロードできます。印刷して利用してください。 現金出納帳フォーム（Excel） |
※証憑のレイアウトや表記によっては、入力する項目を特定できないことにより、データ化できない場合があります。
以下の証憑は対象外です。
- 精算レシート（レジ締め時に出力されるレシート）
- 各種元帳
- 給与明細
- 振込明細、総合振込明細
- 普通預金、当座預金以外の通帳
- 発行請求書：売掛計上するもの
- 現金出納帳、預金出納帳以外の出納帳
- 入金伝票、振替伝票
- 約束手形
- その他「対応可能な証憑の条件」に該当しない証憑
