人事異動や退職など、さまざまな理由で本システムの担当者が変更になった場合、限られた時間の中で、スムーズに引き継ぎを行うことはとても重要です。引き継ぐべき内容やポイントを抑え、漏れがないようにしましょう。
目次
【STEP1】基本操作や勤怠項目の定義を共有しましょう
本システムの基本操作や用語、勤怠項目の定義などを教えましょう。オンラインヘルプやマニュアルを活用すると、よりスムーズに内容を共有でき、システム理解のための時間を短縮できます。基本を学んでもらうことから始めましょう。
基本操作や各種設定方法
【管理者ガイド】1. 基本設定 【管理者ガイド】2. 高度な設定 【管理者ガイド】3. 運用
勤怠項目の定義
各勤怠項目の定義 本システムと労働基準法の時間集計の考え方を一致させる方法
STEP1のポイント
- 基本操作や用語、勤怠項目の定義を教えましょう
- オンラインヘルプをうまく活用しましょう
【STEP2】就業規則と本システムの設定内容を見比べましょう
現在の本システムの設定内容を共有しましょう。この際、就業規則と見比べて、現状の設定にしている理由を明確に伝えることがポイントです。
就業規則と異なる設定をしている場合、なぜこの設定にしているのか正解がわからないままになってしまう可能性があります。実際に引き継ぎがうまくされずにお困りのお客様がとても多い印象です。引き継ぎ時に、後任者の不明点や疑問を払拭できるようにしましょう。
時間に余裕があれば、引き継ぎ書を作成して、後任者がいつでも見直せるようにしておくことが理想です。
引き継ぎ内容の例
就業規則との連動
- 就業規則と設定内容の相違点
- 就業規則を設定に落とし込む際に工夫や苦労した点
本システムの設定内容
- 所属設定 / 申請承認フロー設定
申請承認のワークフローを確認しましょう - 雇用区分設定
集計に関わる大部分は雇用区分設定で決まります
就業規則と照らし合わせて、働き方や集計設定など細かく確認しましょう - 従業員設定
雇用契約条件が一致しているか確認しましょう - 休暇区分設定
就業規則に記載されている休暇の内容など確認しましょう - パターン設定
遅刻早退や残業時間が正しく判定されるように所定労働時間など確認しましょう - カスタムデータ項目設定
集計項目を独自に作成している場合、内容が正しいか割増率など確認しましょう - エクスポートメニュー（月別データ［CSV］）の出力レイアウト設定
給与計算システムに連携する勤怠項目が正しいか確認しましょう
STEP2のポイント
- 就業規則と、現在の本システムの設定内容とを見比べて、なぜ現状の設定にしているのか理由を明確に伝えましょう
- 自社で定めている設定ルールなどは、引き継ぎ時に漏れなく伝えましょう
- 時間に余裕があれば、引き継ぎ書を作成して後任者が見直せるようにしましょう
