従業員の雇用契約の更新に伴う雇用契約書を作成し、従業員へ公開する方法についてご説明します。
従業員を複数選択して、一括で雇用契約書を作成することも可能です。
目次
- 契約更新の雇用契約書の作成
- 従業員の選択
- 契約内容の入力／契約内容の確認
選択した従業員の確認
既存の契約書から作成・お気に入りから作成
カテゴリ・項目の設定方法
各項目の入力 - 雇用契約書の公開
雇用契約書の確認・レイアウトの設定
雇用契約書の公開
契約更新の雇用契約書の作成
- ［従業員マイページ］＞［雇用契約管理］＞［現在有効な雇用契約書（有期雇用契約書の更新）］をクリックします。
利用者管理にて「雇用契約書機能の利用」が不可となっている場合、［雇用契約管理］のメニューが表示されません。
- ［契約書作成スタート］もしくは［作業をはじめる］をクリックします。
従業員の選択
契約更新の雇用契約書を作成する従業員を選択します。複数選択することが可能です。
従業員番号や氏名で検索する、または、［絞り込み検索］をクリックすることで「社員区分」「業務の種類」「雇用契約書」の情報などで画面下部の一覧を絞り込むことができます。
- 対象従業員の「選択」列にチェックし）、［契約書の更新］または［次のステップへ］をクリックします。※［対象者の選択・解除］から一括でチェックの付け外しをおこなえます。
［雇用契約書情報の台帳一括反映］について
従業員が合意済みかつ最新の有効な雇用契約書の情報を従業員台帳に反映します。
操作方法については、以下の関連記事をご参照ください。
雇用契約書「（従業員）台帳反映」方法
契約内容の入力／契約内容の確認
選択した従業員の確認
［選択した従業員を確認］をクリックすると、選択した従業員を確認できます。
「従業員の選択」画面に戻る場合は、［従業員の選択に戻る］＞［はい］をクリックします。
既存の契約書から作成・お気に入りから作成
雇用契約書に、既存の雇用契約書やお気に入り契約書の契約内容を反映します。
既存の雇用契約書やお気に入り契約書から反映される内容は、以下のとおりです。
・『項目の入力内容』
・『PDFレイアウト構成』
・『項目の表示／非表示』
・『項目の並び順』
- ［既存の契約書から作成］もしくは［お気に入りから作成］をクリックします。※以下では、［既存の契約書から作成］をクリックした際の手順をご説明します。
- 契約内容を反映する雇用契約書の「選択」列を選択し、［適用］＞［適用］をクリックすると、選択した契約書の契約内容を反映します。※［適用］をクリックすると、作成中の契約書へ、選択した契約書の内容が上書きされます。
※対象従業員の以前の雇用契約書を選択することが可能です。「契約書タイトル」列の青文字部分をクリックすると、契約書の契約内容を確認できます。
※［お気に入りから作成］から進んだ場合、「お気に入り名称」列名称部分となります。
カテゴリ・項目の編集方法
「契約内容の入力」画面のカテゴリ・項目の設定方法については、以下の関連記事をご参照ください。
雇用契約書 カテゴリ・項目設定方法
各項目の入力
入力項目について
「●」がついている項目は必須入力です。未入力のまま契約内容の入力を完了することはできません。
各項目の内容を入力します。
雇用契約書と従業員台帳との連携の有効/無効を設定します。有効/無効の切替は、トグルボタンをクリックします。※有効は、無効は
の表示となります。
| 項目名 | 説明 |
| 台帳からデータを引用する | 雇用契約書作成時に従業員台帳に登録された情報を雇用契約書に引用します。 ※従業員台帳に未登録の従業員を選択し、雇用契約書を作成する場合、または、従業員台帳の項目に情報がない場合に、必須項目の「台帳からデータを引用する」を有効にして、雇用契約書を作成すると、「！入力エラー」となり、作成が完了しません。この場合は、「台帳からデータを引用する」を無効にし、情報を手入力してください。 |
| 台帳反映する | 従業員の合意を得た雇用契約書を管理者が決裁または台帳反映実施時に、雇用契約書の情報を従業員台帳に反映します。 |
「署名欄」カテゴリの「事業所」を、既存の雇用契約書やお気に入り契約書から反映し、かつ情報に変更がある場合は、「事業所」の「台帳からデータを引用する」を無効にし、［事業所情報を取り込む］をクリックすると最新の事業所情報を取得できます。
オプション
「お気に入りに登録」の「登録する」にチェックすると、作成した雇用契約書をお気に入り契約書に登録します。登録すると、以後、雇用契約書を作成する際のひな形として使用できます。
※「契約内容の入力」画面で入力した「タイトル」を「お気に入り名称」として登録します。
入力内容の保存
カテゴリ・項目の編集や各項目の入力後、［入力内容の確認］をクリックします。
内容を確認のうえ問題がなければ、［保存する］をクリックします。
保存後、「適用しました」のウィンドウが表示され、「雇用契約書の公開」画面に移動します。雇用契約書の公開
作成した雇用契約書の契約内容およびPDFレイアウト設定をおこない、従業員に公開します。
雇用契約書の確認・レイアウトの設定
作成した雇用契約書の契約内容の確認、および、PDFで出力する際のレイアウトを設定します。
レイアウトの設定については、既存の雇用契約書やお気に入り契約書に設定しているレイアウトを一括で適用する、もしくは従業員ごとの設定ができます。
| No. | ボタン名、項目名 | 説明 |
| ① | レイアウト設定 | 作成している雇用契約書やお気に入り契約書に、既存の雇用契約書やお気に入り契約書の登録済みレイアウトを適用します。 操作方法については、以下の関連記事をご参照ください。 雇用契約書 PDFレイアウト設定方法 |
| ② | PDF出力 | 選択した雇用契約書をPDFに出力します。 |
| ③ | 削除 | 選択した雇用契約書を削除します。 ※公開している雇用契約書は削除できません。削除する場合は、非公開にしてください。 |
| ④ | 氏名 | 青文字の氏名部分をクリックすると、従業員情報を確認できます。 |
| ⑤ | 編集 | クリックすると、「契約内容の入力」画面に移動し、雇用契約書の内容を確認・編集できます。 ※雇用契約書の契約内容の入力に不備がある場合は「雇用契約書」列に「！要調整」と表示されます。クリックして必須項目を入力してください。 ［編集］から、雇用契約書の内容にカテゴリや項目を追加した場合
|
| ⑥ | プレビュー/編集 | クリックすると、雇用契約書をPDFで出力する際のプレビュー画面が表示され、PDFレイアウトの確認・編集ができます。 「PDFレイアウト」列のステータス
|
| ⑦ | チェック項目 | 自社内の複数名で確認作業をおこなうことができます。 「1次チェック」の名称は、チェック項目の「（歯車）」マークをクリックすることで変更できます。 例） 管理者Aにてチェックを終えている場合、「1次チェック」にチェックをつけます。 管理者Bにてチェックを終えている場合、「2次チェック」にチェックをつけます。 |
雇用契約書の公開
作成した雇用契約書を従業員に公開します。
- 雇用契約書を公開する対象従業員の「選択」列にチェックし、［従業員への公開］＞［はい］をクリックします。
- 「公開状況」列のステータスが「非公開」から「公開中」に変わったら、雇用契約書の公開は完了です。
公開中の雇用契約書は、入力内容の編集およびPDFレイアウト編集がおこなえません。
公開した雇用契約書は、対象の従業員へ「雇用契約の更新」タスクを発行すると、従業員の合意を得ることが可能となります。
タスクの発行方法は、以下の関連記事をご参照ください。
「雇用契約の更新」タスク発行方法
