弥生労務 Nextにて電子申請をおこなった手続きの、公文書の内容を従業員台帳に反映する方法をご説明します。従業員台帳へ反映できる手続き、項目は以下のとおりです。
- 雇用保険 資格取得届
反映項目：「資格取得年月日」「雇用保険番号」 - 社会保険 資格取得届
反映項目：「健康保険被保険証番号」「厚生年金整理番号」
単記式、連記式に対応しています。
e-Gov、またはマイナポータルで年金事務所から返ってくる公文書に対応しています。
※電子申請の際に「紙の通知書を希望しますか：する」にチェックをした場合は、電子通知書を受け取れないため、「公文書台帳自動反映」機能はご利用いただけません。
目次
公文書の確認
- ［帳票］＞［送信一覧］＞［e-Gov］もしくは［マイナポータル］をクリックします。
ここでは、［e-Gov］を選択した場合の画面で、操作を説明します。
※「e-Gov」と「マイナポータル」の送信一覧画面では一部ボタンや項目は異なりますが、公文書の台帳反映方法は同じです。［e-Gov情報の取得］ボタンは、「e-Gov情報取得方式切替」にて「手動取得」を選択している場合のみ表示されます。
取得方式の切替方法の設定については、以下の関連記事内「【補足】e-Gov情報取得方式切替方法」をご確認ください。
「送信一覧」操作方法 - 「公文書」列の［未読〇件］または、［全〇件］をクリックします。
公文書台帳自動反映
- 「確認」ウィンドウが表示されたら、［OK］をクリックします。
- ［公文書台帳自動反映］をクリックします。※［公文書台帳自動反映］ボタンは、対象帳票の「公文書/コメント」画面にのみ表示されます。
対象の手続きにもかかわらず［公文書台帳自動反映］ボタンが表示されない場合は、カスタマーセンターへお問い合わせください。
「エラーがあります。」と表示されている場合
- 公文書のフォーマットが変更されたなど、正しく解析できない場合「エラーがあります。」と表示されます。エラーメッセージを確認し、以下の操作をおこなってください。①［従業員の追加］から従業員を追加（「公文書と台帳の情報に差分のある従業員のみ表示」のチェックを外すと、一覧に表示されます。）
②公文書の内容を確認
③「台帳へ反映する情報」を編集 - 「公文書に記載されている情報」を確認し、従業員台帳に反映して問題なければ「選択」列（①）にチェックを付け、［反映］（②）をクリックします。※エラーが表示されていない場合でも、公文書の内容を正しく解析できているか必ずご確認ください。
- 画面左上に「〇名の公文書データを反映しました。」と表示されたら、反映は完了です。「公文書データ反映に一部エラーがあります。」と表示されている場合は、エラー内容を確認し、再度［公文書台帳自動反映］から操作をおこなってください。
エラーについて
「公文書台帳自動反映」画面に表示されるエラー
対処方法
以下のエラーが表示された場合、本マニュアル「「エラーがあります。」と表示されている場合」をご参照ください。
| エラー内容 | エラー理由 |
| 公文書データから◯件の氏名が特定できませんでした。 「従業員の追加」ボタンで従業員を追加し、公文書を目視確認後、公文書データを入力してください。 | 公文書データから氏名・誕生日を取得できなかった場合に、表示されます。 |
| 公文書データと合致しない従業員情報が◯件あります。 「従業員の追加」ボタンで従業員を追加し、公文書を目視確認後、公文書データを入力してください。 | 氏名・誕生日の取得はできたが、従業員台帳データとマッチできなかった場合に、表示されます。 |
［反映］クリック後に表示されるエラー
対処方法
以下のエラーが表示された場合、エラーメッセージの内容に従い、必要に応じて内容を編集します。
編集後、再度［反映］をクリックしてください。
| エラー内容 | エラー理由 |
| （従業員名）従業員情報が他の利用者の操作によって更新されました。 表示している画面を「キャンセル」して再度「反映」を実行してください。 | 「公文書台帳自動反映」画面を開いてから「反映」ボタンを押下するまでに、従業員台帳データに変更があった場合に、表示されます。 |
| （従業員名）〇〇のデータが不適合でした。 △△の形式で入力し、再度「反映」を実行してください。 | 以下データが、反映時のチェック条件に対応していない場合に、表示されます。
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| 台帳反映対象の従業員を１人以上選択してください。 | 「選択」列のチェックボックスに、1つ以上チェックがない場合に、表示されます。 |
| （従業員名）雇用保険番号は［1234-123456-1］または［1234-123456］形式で入力してください。 | 「雇用保険番号」が、［1234-123456-1］または［1234-123456］形式以外で入力されている場合に、表示されます。 |
| （従業員名）資格取得年月日を正しい日付形式で入力してください。（例 2023年/05/31） | 「資格取得年月日」が、例のような正しい日付形式以外で入力されている場合に、表示されます。 |
［反映］クリック後「公文書/コメント」画面に表示されるエラー
対処方法
以下のエラーが表示された場合、再度［公文書台帳自動反映］をクリックします。
エラーメッセージの内容に従い「台帳へ反映する情報」を入力後、［反映］をクリックしてください。
| エラー内容 | エラー理由 |
| （従業員名）公文書側に空欄の項目がありました。 値を入力してください。 | 「台帳へ反映する情報」が空欄の場合に、表示されます。 |
| （従業員名）健康保険被保険者証番号は数字1～8桁の範囲である必要があります。 | 「健康保険被保険者証番号」に、数字1～8桁以外の範囲が入力されている場合に、表示されます。 |
| （従業員名）厚生年金整理番号は数字1～8桁の範囲である必要があります。 | 「厚生年金整理番号」に、数字1～8桁以外の範囲が入力されている場合に、表示されます。 |
| （従業員名）雇用保険番号は［1234-123456-1］または［1234-123456］形式で入力してください。 | 「雇用保険番号」が、［1234-123456-1］または［1234-123456］形式以外で入力されている場合に、表示されます。 |
| （従業員名）資格取得年月日を正しい日付形式で入力してください。（例 2023年/05/31） | 「資格取得年月日」が例のような正しい日付形式以外で入力されている場合に、表示されます。 |
