確定申告、業務の流れ(個人)
社員が立て替えた経費の領収書をもってきました。どのように管理すればよいですか?(会社での管理方法)

ID:ida15825

社員が立て替えた経費は、経費精算書で管理するのが一般的です。
社員から「支払日」「内容」「支払先」「金額」などを記載した経費精算書と領収書の提出を受け、精算します。
仕訳は、社員が立替払いをした日ではなく、社員にお金を精算した日に行うことが一般的です。

【例】
社員が電車代1,200円を立て替え払いし、経費精算書と領収書の提示を受けたので、現金で精算した

【仕訳】
・社員が立て替え払いした日
 仕訳なし

・社員から経費精算書と領収書の提示を受け、現金で精算した
借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
旅費交通費 1,200円 現金 1,200円 ○月〇日 交通費精算
ただし社員が立て替えた経費で、決算時に精算が終わっていないものは、社員が立て替えた年度の経費となるため、「未払金」で処理します。


【例】
社員が電車代1,000円を立て替え払いし、決算をまたいで精算した

【仕訳】
・決算時に社員が立て替え払いした電車代を経費計上する仕訳
借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
旅費交通費 1,000円 未払金 1,000円 ○月〇日 交通費

・社員から経費精算書と領収書の提示を受け、現金で精算した
借方勘定科目 借方金額 貸方勘定科目 貸方金額 摘要
未払金 1,000円 現金 1,000円 ○月〇日 交通費精算

※精算のタイミングなどは、社内規定がある方がスムーズに処理できます。

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