決算・申告、業務の流れ(法人)
社員に先に現金を支払い、後で社員から領収書を回収しました。どのように管理したらよいですか?(会社での管理方法)

ID:ida1583
一般的には、仮払金申請書と経費精算書で管理します。
社員に現金を渡すときに「氏名」「日付」「目的」「金額」などを記載した仮払金申請書を作成し
管理します。
後日に「支払日」「内容」「支払先」「金額」などを記載した経費精算書と領収書を受け取り、
過不足を精算します。
仕訳は、社員に現金を渡す日と、経費を精算する日の2つ必要です。
社員に現金を渡す時点では、まだ経費が発生していないので「仮払金」で仕訳します。

●先に渡した現金の金額より後日受け取った領収書の金額が少ない場合

【例】
社員に先に現金10,000円を渡し、後日に交通費9,000円の経費精算書と領収書を受け取り、
現金で差額の1,000円の返金を受けた

【仕訳】
・社員に現金を渡す日
借方勘定科目  借方金額  貸方勘定科目  貸方金額  摘要 
仮払金  10,000円  現金  10,000円  現金先払い 

・経費の精算日
借方勘定科目  借方金額  貸方勘定科目  貸方金額  摘要 
旅費交通費  9,000円  仮払金  10,000円  ○月分交通費 
現金  1,000円      現金戻り 

●先に渡した現金の金額より後日受け取った領収書の金額が多い場合

【例】
社員に先に現金10,000円を渡し、後日に交通費12,000円の経費精算書と領収書を受け取り、
現金で差額の2,000円を支払った

【仕訳】
・社員に現金を渡す日
借方勘定科目  借方金額  貸方勘定科目  貸方金額  摘要 
仮払金  10,000円  現金  10,000円  現金先払い 

・経費の精算日
借方勘定科目  借方金額  貸方勘定科目  貸方金額  摘要 
旅費交通費  12,000円  仮払金  10,000円  ○月分交通費 
    現金   2,000円 ○月分交通費の差額支払い 

※精算のタイミングなどは、社内規程がある方がスムーズに処理ができます。

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