スキャナ保存制度に則って証憑を保存する場合は、［電帳法種別］に「スキャナ保存」を選択します。
スキャナ保存制度とは、紙の証憑をスキャナやスマートフォンなどで読み取り、デジタル化したデータを一定の要件に従って保存するものです。
スキャナ保存制度の適用要件を満たすには、事務手続きを明らかにした書類および事務処理規程の整備が必要です。
弊社では、スマート証憑管理を利用してスキャナ保存制度に対応する場合のサンプルを用意しています。ダウンロードしてご利用ください。
- 事務務手続きを明らかにした書類（必ず作成）
【サンプル】（スマート証憑管理をご利用のお客さま）事務手続きを明らかにした書類 - 事務処理規程（証憑授受後速やか（原則7営業日以内）に保存ができない場合に作成）
【サンプル】（スマート証憑管理をご利用のお客さま）スキャナによる電子化保存規定
法令の詳細については、スキャナ保存制度についてを参照してください。
スキャナ保存制度にはスマート取引取込（スキャンデータ取込、弥生 レシート取込（スマートフォンアプリ））も対応しています。ただし、スマート取引取込で対応できる証憑はレシートと領収書のみです。
スマート証憑管理では、レシートや領収書に加え、見積書、請求書、納品書、仕入明細書などにも対応しています。
証憑をアップロードまたは保存した際に、スキャナ保存制度の画像に関する適用要件に対応しているかチェックを行います。
スキャニングを行う前に、ご利用のスキャナの設定が適用要件を満たしているかをご確認ください。スキャナの設定方法につきましては、ご自身でご確認ください。
スキャナ保存制度の画像に関する適用要件については以下を参照してください。
「スキャナ保存制度」の保存要件
スキャナで読み取った証憑の解像度や画素数、階調、書類のサイズなどの情報は、スマート証憑管理にアップロードまたは保存した際にも保持されています。
適用要件を満たしていない場合は、証憑詳細画面の上部に以下の警告メッセージが表示されます。
- 証憑ファイルが登録の条件を満たしていません。条件を満たした証憑ファイルに差し替えてください。
警告メッセージが表示された場合は、適用要件を満たした証憑に差し替えてください。
アップロードした証憑ファイルを差し替える
なお、警告メッセージが表示された状態でも証憑の保存は可能です。
証憑サイズがA4より大きい場合
アップロードした証憑サイズがA4より大きい場合は、証憑サイズに関する情報を付与することでスキャナ保存制度の要件を満たすことができます。
詳細画面の［メモ］に証憑の大きさ（「A3サイズ」「A4サイズ超」など）を記載してください。
白黒の証憑は、カラー（階調が赤青緑256階調（24ビットカラー）以上）でスキャンすることで、適用要件を満たすことができます。
一般書類（見積書など）の場合は白黒スキャンでも適用要件は満たされますが、スマート証憑管理では証憑の重要度を判別していないため、一律カラーでの適用要件で判定しています。書類の区分（一般書類、重要書類）については、国税庁パンフレットを参照してください。
