スキャナ保存に対応するため、以下について説明します。
スキャナ保存制度とはスマート証憑管理への保存方法
警告が表示された場合の対応方法
スキャナ保存制度とは
スキャナ保存制度とは、紙の証憑をスキャナやスマートフォンなどで読み取り、電子化したデータを一定の要件に従って保存することを認める制度です。
スキャナ保存制度の要件は、スマート証憑管理で対応する要件と、お客さまご自身で満たしていただく要件があります。
スキャナ保存制度および適用要件についての詳細は、【任意】スキャナ保存について知りたいを参照してください。
スマート証憑管理で対応する要件
- 一定水準以上の解像度およびカラー画像での読み取り
証憑をアップロードまたは保存した際に、スキャナ保存制度の画像要件を満たしているかチェックします。スキャニングを行う前に、使用するスキャナの設定が適用要件を満たしているかを確認してください。
※スキャニングを行わないシステム等から直接発行した証憑データは「スキャナ保存」として保存することはできません。 - 訂正や削除ができないシステムに保存する
- バージョン管理
- 検索機能の確保
保管した証憑には取引年月日などの情報を設定する必要があります。
保管した証憑に情報を設定する
証憑の読み取りについて
- スキャニングを行う前に、使用するスキャナの設定がスキャナ保存制度の画像要件を満たしているかを確認してください。
〈画像要件〉- 画像の階調が赤青緑256階調（24ビットカラー）以上
- 画像解像度が200dpi以上、または約387万画素（2,338画素×1,654画素）以上
- スキャナでの色の読み取り設定は「カラー」を選択してください。
白黒の証憑は、カラー（階調が赤青緑256階調（24ビットカラー）以上）でスキャンすることで、適用要件を満たすことができます。
証憑が複数ページある場合は、すべて「カラー」の読み取り設定をしてください。
※一般書類（見積書など）の場合は白黒スキャンでも適用要件は満たされますが、スマート証憑管理では証憑の重要度を判別していないため、一律カラーでの適用要件で判定しています。書類の区分（一般書類、重要書類）については、国税庁パンフレットを参照してください。
※OCR機能を利用する場合、画像解像度は300dpi以上を推奨しています。スキャニングの際は、300dpi以上で読み取り設定をしてください。ただし読み取りの精度は証憑のフォーマットや使用するスキャナなども影響するため、画像解像度が300dpi以上の場合でも、必ず正しく読み取れるわけではありません。
「事務手続きを明らかにした書類」等の作成について
スキャナ保存制度の利用開始前に、「事務手続きを明らかにした書類」および「事務処理規程」の作成が必要です。
弊社では、スマート証憑管理を利用してスキャナ保存制度に対応する場合のサンプルを用意しています。ダウンロードしてご利用ください。
- 事務務手続きを明らかにした書類（必ず作成）
【サンプル】（スマート証憑管理をご利用のお客さま）事務手続きを明らかにした書類 - 事務処理規程（証憑授受後速やか（原則7営業日以内）に保存ができない場合に作成）
【サンプル】（スマート証憑管理をご利用のお客さま）スキャナによる電子化保存規程
スマート証憑管理への保存方法
スキャナ保存制度に則って証憑を保存する場合、［電帳法種別］で「スキャナ保存」を選択します。
「スキャナ保存」を選択して、証憑をアップロードまたは保存すると、スキャナ保存制度の適用要件（画像要件／検索要件）を満たしているかチェックします。
画像要件を満たしていない場合、証憑一覧画面、プレビュー画面および証憑詳細画面に警告が表示されます。
警告が表示された場合の対応方法は、警告が表示された場合の対応方法を参照してください。
証憑サイズがA4より大きい場合
アップロードした証憑サイズがA4より大きい場合は、証憑サイズに関する情報を付与することでスキャナ保存制度の要件を満たすことができます。
詳細画面の［メモ］に証憑の大きさ（「A3サイズ」「A4サイズ超」など）を記載してください。
警告が表示された場合の対応方法
スキャナ保存の適用要件（画像要件／検索要件）を満たしていない場合は、証憑一覧画面、プレビュー画面および証憑詳細画面の上部に警告が表示されます。警告内容に従って対応してください。
証憑一覧画面に表示される警告表示
証憑詳細画面に表示される警告メッセージ
対応方法
| 要件 | 警告メッセージ | 対応方法 |
| 画像要件 | 証憑ファイルが「スキャナ保存」の基準を満たしていません。以下の基準を満たした証憑ファイルに差し替えてください。 | 警告メッセージに従って、スキャナの設定を確認し、画像要件を満たした証憑に差し替えてください。 アップロードした証憑ファイルを差し替える |
| 検索要件 | 取引日（発行日）を入力してください | 警告メッセージに従って、不足項目を入力してください。 保管した証憑に情報を設定する |
| 取引先名を入力してください | ||
| 取引金額項目をすべて入力してください |
