従業員マイページに表示する項目や、2段階認証などの設定方法について、ご説明します。
入社手続き時に収集する情報の範囲（扶養控除申告書、口座情報や通勤経路を含むかどうか）、身上変更申請の「表示/非表示」などを設定することができます。
目次
- マイページ設定の開始
- マイページ設定
マイページ設定の画面・項目について
タスク発行・身上変更申請の設定
マイページ全般の設定 - マイページ設定の完了
マイページ設定の開始
［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］をクリックします。
ログイン者の権限が以下の場合、［マイページ設定］が表示されます。
・「権限：管理者」
※［マイページ設定］が表示されない場合は、上記にあてはまる担当者に操作を依頼いただくか、設定の変更を依頼してください。
マイページ設定
マイページ設定の画面・項目について
「マイページ設定」画面の右側の各項目をクリックすると、該当項目に移動します。
- タスク発行・身上変更申請の設定
収集項目グループ（入社手続き）
口座情報（入社手続き・口座情報の変更）
通勤経路（入社手続き・住所変更・通勤経路の収集）
雇用契約書・文書マスタ
在留資格（提出書類アップロード）
提出書類の台帳保存
身上変更申請
従業員マイページの「お読みください」設定 - マイページ全般の設定
決裁時の従業員へのメール通知設定
弥生労務 Nextアカウントのパスワード・メールアドレス設定
2段階認証設定
ログイン画面用お知らせ設定
退職者のマイページ利用制限
タスク発行・身上変更申請の設定
収集項目グループ（入社手続き）
入社手続きタスク発行時に、収集する項目を設定します。
正社員、アルバイトなどの単位でグループを作成でき、入社手続きタスクを発行する際に収集項目グループを選択します。
- 「初期設定」の項目の収集設定を変更する場合、［編集］をクリックします。新たに収集項目グループを設定する場合、［設定を追加］をクリックします。※項目名右横の［？（はてなマーク）］をクリックすると、収集項目グループ設定についての注意点が確認できます。
- 各項目を設定します。
項目名 説明 設定名 収集項目グループの設定名称を入力します。 扶養控除申告書の収集 「収集する」にチェックを入れると「扶養控除申告書に係る項目」が必須項目になります。 管理用メモ 収集項目グループに関する管理用のメモを任意で入力します。 - 「基本情報（本人情報、配偶者・扶養家族）」「緊急連絡先」「入社手続き（提出書類アップロード）」の各項目を入社手続きタスク発行時に従業員から収集するかについて設定します。※項目名の右上に「※1」とある項目は、扶養控除申告書に係る項目になります。上述の「扶養控除申告書の収集：収集する」にチェックを入れていると、「収集する」固定となり、グレーアウトして編集できません。
※項目右横の［？（はてなマーク）］をクリックすると、入社手続きタスクの入力画面の該当項目を確認できます。選択肢について
- 収集する
入社手続きタスク発行時に従業員の入力画面や提出書類アップロード画面に該当項目が表示されます。「収集する（必須）」に設定すると必須項目になります。 - 収集しない
入社手続きタスク発行時に従業員の入力画面や提出書類アップロード画面に該当項目が表示されません。
「入社手続き（提出書類アップロード）」の「固定項目」について
従業員の回答によって表示・非表示が自動で切り替わります。
例）「基礎年金番号通知書（年金手帳）（本人）」に「収集する（必須）」を選択- 「本人情報」画面で生年月日欄が20歳以上となっている従業員は、基礎年金番号通知書の画像の提出枠が表示され、アップロードが必須
- 「本人情報」画面で生年月日欄が20歳以上となっていない従業員は、画像の提出枠が非表示
提出枠の表示条件については「固定項目」右横の［？（はてなマーク）］をクリックし、ご確認ください。
- 収集する
- 「入社手続き（提出書類アップロード）」では、［提出書類の項目を追加］をクリックすると、最大10件の提出書類を任意で追加できます。
「提出書類名」に入力した名称を画像の提出枠に表示します。 - 収集項目グループ（入社手続き）の各項目設定後、［追加する］をクリックします。
- 「収集項目グループ（入社手続き）」に追加したグループが表示されます。※登録済みの「収集項目グループ（入社手続き）」を編集した場合は内容が更新されます。
画面最下部の［登録する］＞［はい］をクリックするまで、追加したグループや編集内容は保存されませんのでご注意ください。
口座情報（入社手続き・口座情報の変更）
入社手続き・口座情報の変更時の口座情報の収集について設定します。
各項目を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| 口座情報 | 入社手続きタスク発行時および口座情報の変更のみの、口座情報の収集を必要とするかについて設定します。「不要」に設定すると、入社手続き時に口座情報の入力欄が非表示および口座情報の変更タスクの発行が不可となります。 |
| 給与振込口座数 | 1～5までの値で給与振込口座として登録できる口座数の上限を設定します。 |
| 賞与振込口座数 | 「給与と同じ口座」または1～5までの値で、賞与振込口座として登録できる口座数の上限を設定します。「給与と同じ口座」を選択すると「賞与口座」の入力欄が非表示となります。 |
| その他口座数 | 「給与と同じ口座」または1～5までの値で、その他振込口座として登録できる口座数の上限を設定します。 「給与と同じ口座」を選択すると「その他口座」の入力欄が非表示となります。 ※その他口座は、給与・賞与以外の振込時に使用できます。 例）立替経費用の口座 |
| 通帳の画像 | 口座情報の収集時に通帳の画像の添付を必要とするかについて設定します。 |
通勤経路（入社手続き・住所変更・通勤経路の収集）
入社手続き・住所変更・通勤経路の収集時の通勤経路、住所変更の収集について設定します。
各項目を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| 通勤経路情報 | 入社手続き、住所変更、通勤経路の収集タスク発行時に、通勤経路情報の収集を必要とするかについて設定します。「不要」に設定すると通勤経路情報の入力欄が非表示となります。 住所変更タスク内の通勤経路情報「通勤経路情報」に「必要」を選択すると表示されます。 |
| 通勤経路情報登録数 | 1～10までの値で通勤経路として登録できる経路数の上限を設定します。 |
| 自家用車通勤 | 通勤経路入力時に、移動手段に自家用車の利用の「可/不可」を設定します。 |
| 到着地の自由入力 | 通勤経路入力時に、到着地の自由入力の「可/不可」を設定します。 「不可」とした場合、［企業設定］や［他事業所管理］で登録されている住所以外は選択できなくなります。 例）到着地に本社と支社を設定している場合→本社・支社いずれかを選択 など |
雇用契約書・文書マスタ
雇用契約書と文書マスタへの署名や日付、保証人の身分証明書の収集を設定します。
各項目を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| 署名 | 入社手続き、雇用契約の更新、文書の合意タスク発行時に、雇用契約書や合意文書に「署名欄」を表示するかについて設定します。 |
| 押印マーク | 雇用契約書に表示されている「印」マークを表示するかについて設定します。 |
| 日付形式 | 雇用契約書や合意文書の署名日付の箇所の日付形式を「和暦/西暦」のどちらで表示するかについて設定します。 |
| 保証人の身分証明書の収集 | 入社手続き、雇用契約の更新、文書の合意タスク発行時、文書に保証人が合意をする際に身分証明書の画像の添付を必要とするかについて設定します。 |
在留資格（提出書類アップロード）
在留資格の提出書類の収集について設定します。
入社手続き、身上変更、在留資格の更新タスクでの在留資格に関する画像の添付を必要とするかについて設定します。
「必須」に設定すると必須項目となり、「不要」を設定すると提出書類アップロード画面では非表示となります。
※「固定項目」右横の［？（はてなマーク）］をクリックすると、画像の提出枠が表示される条件を確認できます。
提出書類の台帳保存
入社手続き、身上変更、通勤経路の収集タスクおよび従業員からの身上変更申請で収集した提出書類をタスクの決裁時に、従業員台帳へ保存するか否かを設定します。
「提出書類の台帳保存設定」を設定します。
身上変更申請
従業員側からの身上変更申請について設定します。
※項目右横の［？（はてなマーク）］をクリックすると、画面のイメージや詳細について確認できます。
各項目を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| 従業員からの身上変更申請 | 従業員からの身上変更申請を利用するかについて設定します。 「利用しない」に設定すると「身上変更申請」メニューが非表示となります。 ※システムを通じての従業員本人からの自発的な申し出を禁止する場合は、「利用しない」を選択してください。 |
| 申請項目 | 「従業員からの身上変更申請」に「利用する」を選択すると設定できます。身上変更申請TOP画面に、各申請項目を表示するか否かを設定します。 「通勤経路（入社手続き・住所変更・通勤経路の収集）」の「通勤経路情報」を「不要」と設定している場合、「通勤経路の収集」は設定できません。 「口座情報（入社手続き・口座情報の変更）」の「口座情報」を「不要」と設定している場合、「口座情報の変更」は設定できません。 |
※「従業員からの身上変更申請」に「利用する」を選択し、「申請項目」をすべて「非表示」にするとエラーとなります。「利用する」を選択する場合は、「申請項目」を1つ以上「表示」に設定してください。
従業員マイページの「お読みください」設定
従業員が各種タスクまたは身上変更申請を実施する際に従業員マイページ画面のTOP画面や各情報入力画面に表示するヒントテキストを設定します。
［∨］［∧］をクリックすると、入力欄を開閉できます。
項目右横の［？（はてなマーク）］をクリックすると、従業員マイページでの表示イメージを確認できます。
必要に応じて、「説明文」や「内容」にテキストを設定します。
「リンク設定」では、「表示名」に表示する名称を、「リンク先」にURLを設定します。
［サンプルテキストを適用する］をクリックすると、弥生労務 Next側で用意したテキストを挿入します。
サンプルテキストを弥生労務 Next側で用意している項目
- 「入社手続き」
・本人情報
・配偶者情報
・扶養家族（扶養家族情報、扶養家族情報入力）
・合意が必要な書類
・通勤経路（経由地入力、経路図・添付書類追加）
・提出書類アップロード - 「通勤経路の収集」
・経由地入力
・経路図・添付書類追加 - 「氏名/住所/本人状況（勤労学生、障害、婚姻）/扶養家族の変更」
・住所変更（経由地入力、経路図・添付書類追加、提出書類アップロード）
・扶養家族（扶養家族の変更、扶養家族情報入力）
マイページ全般の設定
決裁時の従業員へのメール通知
設定入社手続きなどの各従業員タスクおよび従業員からの身上変更申請の決裁時に、従業員へ申請結果のお知らせメールを通知するか否かを設定します。
各項目を設定します。
弥生労務 Nextアカウントのパスワード・メールアドレス設定
メールアドレスの収集、従業員マイページへのログインパスワードについて設定します。
各項目を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| メールアドレスの収集 | 従業員用マイページ内で、メールアドレスを収集するかについて設定します。「収集しない」に設定すると、従業員用マイページでメールアドレスの設定ができなくなり、パスワード設定のみが可能となります。 「強制的に収集する」を選択した場合、従業員がマイページにログイン後、メールアドレスの登録が必須となります。 ※「メールアドレスを持たない人でも、マイページを利用できるようにする」を設定した場合は、「強制的に収集する」を選択した場合であっても、従業員は「メールアドレスを持っていません」を選択することができるため、メールアドレスの登録なしでマイページを利用することができます。 |
| パスワードロックまでの回数 | 従業員がログイン画面で、誤ったパスワードを入力した際のロックまでの回数を１～10の値で設定します。 |
| パスワードロック解除までの時間 | パスワードロックがかかった際にロックが自動解除されるまでの時間を「30分」「1時間」「3時間」「6時間」「12時間」「24時間」から設定します。 |
| パスワード再発行リンク表示 | 従業員がパスワードを忘れた場合に、従業員自身でパスワードを再発行できるかできないかを設定します。 「表示しない」に設定すると、従業員用マイページのログイン画面にパスワード再発行のリンクが表示されず、管理者にてパスワード再発行の操作が必要となります。 「初回ログイン前の従業員にはパスワード再発行をさせない」にチェックすると、従業員がマイページに初回ログインする前はパスワード再発行を不可とします。 |
| ログインID・パスワード発行時のメール本文の設定 | 従業員宛ての下記通知メールの本文に、ログインID・パスワードを表示するか否かを設定します。 ・マイページ発行 ・メール再通知 ・ログインID再発行 ・パスワード再発行 |
2段階認証設定
2段階認証について設定します。
各項目を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| 2段階認証 | 従業員マイページのログイン時に、2段階認証をおこなうかについて設定します。 マイページ設定「2段階認証設定」方法 |
| 認証方法 | 「GoogleAuthenticator™」「メールアドレス認証」「従業員が認証方法を選択可能」から選択します。 「メールアドレス認証」もしくは「従業員が認証方法を選択可能」を選択する場合前述の「弥生労務 Nextアカウントのパスワード・メールアドレス設定 」項目の「メールアドレスの収集」は、「収集する」もしくは「強制的に収集する」を選択する必要があります。 「メールアドレスの収集」に「収集しない」を選択すると、「メールアドレス認証」「従業員が認証方法を選択可能」の選択ができなくなります。 |
ログイン画面用お知らせ設定
従業員マイページのログイン画面にログインする前の従業員に向けて企業独自のメッセージを表示できます。
従業員マイページのログイン画面にお知らせを設定する場合、「使用する」を選択し、「タイトル」「コメント」を入力します。
従業員マイページのURLを知っている人は誰でも閲覧できる情報となるため、メールアドレスなどの個人情報やログインID・PWを推測できる情報は掲載しないでください。
退職者のマイページ利用制限
退職した従業員（従業員台帳に昨日以前の「退職年月日」が登録されている従業員）に対して、マイページの利用制限をおこなうか否かを設定します。
制限をおこなう場合、「制限する」を選択します。
利用制限の内容は、以下のとおりです。
- 管理者側
「従業員タスク発行」画面に、退職者が表示されません。 - 従業員側
従業員マイページにログインした際、タスクの提出・承認・ワークフロー申請・身上変更申請が利用できません。
※給与明細や源泉徴収票の閲覧、受信ボックスの閲覧、締結済み雇用契約書や合意文書の閲覧は利用制限の対象外です。
マイページ設定の完了
- 各項目を設定後、画面最下部の［登録する］＞［はい］をクリックします。
- 画面左上に「登録しました。」と表示されたら、設定は完了です。※初回登録以降は、「変更しました」と表示されます。
