「汎用データ取込」方法 弥生労務 Next サポート情報

汎用データ変換テンプレートを作成し、外部システムから従業員データの取込みをおこなう方法をご説明します。取込み可能な従業員データは最大で20,000件です。

目次

• 汎用データの取込み開始
• 汎用データ変換テンプレートの作成
  変換テンプレートの新規作成
  変換テンプレートの設定
  変換テンプレート内容確認
• 従業員情報の新規追加
• 従業員情報の更新

汎用データの取込み開始

• ［台帳管理］をクリックします。［マスタ管理］＞［汎用連携設定］＞［汎用取込テンプレート一覧］からも操作は可能です。
  
• ［従業員］をクリックします。
• ［一括追加／削除／更新］＞［汎用データ取込］をクリックします。

汎用データ変換テンプレートの作成

外部システムのデータファイルを読み込み、汎用データ変換テンプレートを作成します。

変換テンプレートの新規作成

• ［新規作成］をクリックします。
• ［ファイル選択］をクリックし、取込みをおこなう外部システムのデータファイルを選択します。※アップロード可能なファイルは、CSVファイルまたはZIPファイルです。
  
• 選択したファイルの「項目名のある行の行番号」（①）を入力します。「追加する情報を選択」（②）に「本人情報」または「扶養家族情報」を選択し、［アップロード］（③） ＞［はい］をクリックします。※下のポイント「外部システムデータ_sample.csv」の場合は「1」行目です。
  

  外部システムデータ_sample.csv
  

変換テンプレートの設定

外部システムのデータファイルの項目と弥生労務 Nextの従業員台帳の項目の紐付けを設定します。

• 「テンプレート名」（①）を入力します。※初期設定は、「yyyymmddhhmmss（作成年月日時刻）利用者名」です。
• 各項目の［未設定］（②）をクリックし、項目の紐付け設定をおこないます。※画面中央（青色の点線枠内）の「すべての項目」からタブを切り替えることで、タブの名称になっている関係台帳項目のみを表示させることができます。
  

項目の紐付け設定

紐付け設定の詳細な操作方法や紐付け項目については、以下の関連記事をご確認ください。
「汎用データ変換テンプレート」紐付け設定方法

紐付け設定の完了後、［内容を確認する（プレビュー）］をクリックします。
［一時保存する］をクリックすると、設定中の内容を一時保存できます。

変換テンプレート内容確認

弥生労務 Nextの項目に正しく取り込みする情報が表示されているか確認します。

画面下部の弥生労務 Nextの項目に紐付けされていない項目を確認します。
紐付けがもれている場合は、［前の画面に戻る］から設定してください。確認後、［テンプレートを登録する］をクリックします。

以上で、変換テンプレートの作成は完了です。
作成した変換テンプレートを利用し、従業員情報の新規追加または更新をおこないます。

従業員情報の新規追加

作成した変換テンプレートを利用し、弥生労務 Nextの従業員台帳に新しく従業員情報を追加します。

• ［従業員を追加］をクリックします。
  • 「データの種類」が「本人」の場合
    ［ファイル選択］（①）をクリックし、外部システムのデータファイルを選択、「追加する台帳の種別を選択」（②）にて対象の台帳にチェックします。
    メイン部署、その他の所属部署の項目に紐付けをおこなっている場合は、項目の形式を「部署の取込方法」（③）で選択します。
    選択後、［アップロード］（④）＞［はい］をクリックします。
    
  • 「データの種類」が「扶養家族」の場合
    ［ファイル選択］（①）をクリックし、外部システムのデータファイルを選択、［アップロード］（②）＞［はい］をクリックします。
    
    

    従業員台帳に退職していると登録されている従業員に対し、扶養家族情報を取込むことはできません。

  変換テンプレート作成時に用いたファイルと同じフォーマット（項目の並び順）のファイルをアップロードしてください。
  項目名を紐付けた場合でも、テンプレートの列が異なると該当の項目に反映されません。

• 追加内容を確認し、［一括追加］をクリックします。
• 「処理状況」欄「状況」に「完了」と表示されたら、登録は完了です。

  ステータス	説明
  完了	すべてのデータの取込が完了しました。
  反映済み（警告有）	警告内容を確認してください。警告内容以外の正しい情報が取込まれています。
  取込エラー	内容を確認しエラー箇所の修正をおこなってください。ファイルの全データの取込みがされません。

従業員情報の更新

作成した変換テンプレートを利用し、弥生労務 Nextの従業員台帳にすでに登録されている従業員情報を更新します。

• ［従業員を更新］をクリックします。
  • 「データの種類」が「本人」の場合
    ［ファイル選択］（①）をクリックし、外部システムのデータファイルを選択、「空欄セル取込方法」（②）を選択します。
    メイン部署、その他の所属部署の項目に紐付けをおこなっている場合は、項目の形式を「部署の取込方法」（③）で選択します。設定後、［アップロード］（④）＞［はい］をクリックします。
    
  • 「データの種類」が「扶養家族」の場合
    ［ファイル選択］（①）をクリックし、外部システムのデータファイルを選択、「空欄セル取込方法」（②）を選択します。
    ［アップロード］（③）＞［はい］をクリックします。
    
    

    従業員台帳に退職していると登録されている従業員に対し、扶養家族情報を取込むことはできません。

    変換テンプレート作成時に用いたファイルと同じフォーマット（項目の並び順）のファイルをアップロードしてください。
    項目名を紐付けた場合でも、テンプレートの列が異なると該当の項目に反映されません。
    「空欄セル取込方法」に「既存データを空欄に置き換える」を選択した場合、アップロードファイル内の空白項目は、既に弥生労務 Nextに登録されているデータも空白で取り込まれるためご注意ください。

  • 取り込む情報のうち、更新する項目を指定しない場合
    ［一括更新］をクリックします。
    
  • 取り込む情報のうち、更新する項目を指定する場合
    • ［更新する項目を編集］をクリックします。
      
    • 更新する項目（①）にのみチェックをつけます。※必須項目は更新不可の為、選択できません。
    • 設定後、［編集を完了する］（②）をクリックします。
      
    • 更新項目の設定を今回のみとする場合は、［今回のみの設定とする］をクリックします。デフォルト設定にする場合は、［デフォルト設定にする］をクリックします。
      ※［デフォルト設定にする］をクリックすると、次回同じフォーマットのファイルを取り込むときに再度設定をおこなう必要がありません。
      
    • 「一括更新 内容確認」画面が開きます。更新内容を確認し、［一括更新］をクリックします。
      
• 「処理状況」欄「状況」に「完了」と表示されたら、更新は完了です。

  ステータス	説明
  完了	すべてのデータの取込が完了しました。
  反映済み（警告有）	警告内容を確認してください。警告内容以外の正しい情報が取込まれています。
  取込エラー	内容を確認しエラー箇所の修正をおこなってください。ファイルの全データの取込みがされません。