初期設定後、スムーズに社内展開するための3ステップ 弥生勤怠 Next サポート情報

本システムの初期設定を行った後、従業員にどのように展開していけばよいかを迷っていませんか？社内展開に向けた取り組みをご紹介します。

目次

• 【STEP1】勤怠管理システムを導入する背景や目的、メリットを伝えましょう
• 【STEP2】利用する機能の優先順位や運用スケジュールを決めましょう
• 【STEP3】社内の問い合わせ窓口を定めて、従業員に周知しましょう
• 【補足】従業員マニュアル

【STEP1】勤怠管理システムを導入する背景や目的、メリットを伝えましょう

勤怠管理システムは管理者と従業員が活用してはじめて役に立ちます。本システムを導入した背景を整理し、現場での利用イメージや、利用することで得られる効果を従業員に伝えましょう。具体的に説明することで、利用促進に繋がったというお声を多くいただいています。できるだけ従業員目線に立って、導入のメリットを伝えましょう。

会社全体のメリット例

• 紙や印刷代などのコスト削減
• 柔軟な働き方が可能に（会社に来なくても休暇などの申請承認が可能）
• 集計作業の効率化
• 従業員の労働時間を正確に把握可能

管理者のメリット例

• 労務管理の法令遵守を徹底できる
• 給与計算までの集計・計算作業の効率化が図れる
• 申請・承認のワークフローがシステム上で簡単に行える

従業員のメリット例

• いつでもどこでも打刻と申請ができる
• オンラインで完結できるため、無駄な作業が発生しない

【STEP2】利用する機能の優先順位や運用スケジュールを決めましょう

初めて使用するシステムは慣れるまで時間がかかるものです。「難しそう」「複雑そう」などのマイナスなイメージを払拭するためにも、最初は使用する機能（まずは打刻だけするなど）を絞り、段階的にシステムを浸透させることをおすすめします。

優先順位の設定

最初からすべての機能を網羅しようとすると、複雑で難しいシステムだと思われてしまう可能性があります。展開する機能の優先順位を決めましょう。以下、優先順位の一例です。自社に置き換えて設定する際にお役立てください。

（1）基本機能

• 打刻：
  打刻データがリアルタイムでタイムカード画面などに反映されます。スマホでの打刻や、生体認証による打刻など、タイムレコーダーの種類によってさまざまな特徴があります（詳細は「 タイムレコーダーの種類と特徴 」）。
• 申請：
  PCやスマホから、スケジュール変更や休暇取得の申請、残業申請などができます。
  【従業員画面】スケジュール変更 / 休暇取得の申請方法（PC / モバイル） 【従業員画面】時間外勤務の申請方法（PC / モバイル）

（2）便利機能

• 通知：
  打刻漏れ通知やエラー勤務通知などを、メールで受け取ることができます（詳細は「 通知機能一覧 」）。
• アラート：
  一定の数値を超過または不足した勤怠に対して、タイムカード画面などにアラート色を表示できます（詳細は「 【アラート機能】集計時間が一定時間を超過 / 不足している場合にアラート表示する方法（時間アラート） 」）。

（3）コンプライアンス機能

• 勤怠確認：
  従業員が自分の1ヶ月の労働時間と在社時間を確認し、「勤怠確認済み」のステータスに変更できます。労使トラブルを未然に防ぐ効果が期待できます（詳細は「 従業員自身が勤怠確認する方法（勤怠確認機能） 」）。
• 年5日有休取得義務：
  「年5日有休取得義務」の取得日数を満たしていない従業員を確認できます（詳細は「 【年5日有休取得義務機能】設定方法 」）。

導入スケジュールの設定

使ってもらう機能の優先順位が決まったら、導入スケジュールを定めてみましょう。システムに触れて慣れてもらうテスト運用期間、本格始動期間などのスケジュールを従業員に周知することで、本格運用開始に向かいやすくなります。

【STEP3】社内の問い合わせ窓口を定めて、従業員に周知しましょう

システムを使い始めたばかりの頃は、不明点や疑問が都度出てきます。従業員がいつ・誰に問い合わせたら良いのか迷わないように、問い合わせ窓口を定めて従業員に周知することが大切です。

問い合わせ窓口が明確になっていることで、不明点や疑問をもつ従業員がスムーズに相談できるため、問題が解決しやすくなります。システムの理解度を上げて、本システムを使いこなしましょう。

【補足】従業員マニュアル

操作方法をまとめた従業員マニュアルを用意していますので、ご活用ください。
【PDF】従業員マニュアル