「事前従業員登録フォーム」設定方法 弥生労務 Next サポート情報

入社前の従業員から情報を収集し、「台帳管理」へ情報を登録するためのフォーム作成方法について、ご説明します。

目次

• 登録フォームの作成
  配布用PDFのダウンロード
• 入社前従業員情報の登録
  登録済みエントリー内容の確認

登録フォームの作成

• ［従業員マイページ］＞［事前従業員登録フォーム］＞［登録フォーム管理］をクリックします。
• ［新規作成］をクリックします。
• 「作成方式」を選択します。本マニュアルでは、「個別作成」を選択時の作成方法をご案内します。※「一括作成」をご希望の場合は、以下の関連記事をご参照ください。
  「登録フォーム」一括作成方法
• 「フォームの表示設定」項目を設定します。詳細については、下表をご確認ください。※［？］をクリックすると、従業員側で表示されるフォーム画面を確認できます。
  （フォーム画面イメージ）

  No.	項目名	説明
  （1）	表示企業名	フォームタイトルの下に表示する企業名を入力します。
  （2）	フォームタイトル	フォーム画面のタイトルを入力します。
  （3）	メッセージ	フォーム内に表示される「お読みください」テキストを入力します。
  （4）	所属事業所	入社前従業員が所属予定の事業所を選択します。
  （5）	部署	入社前従業員が所属予定の部署を選択します。
  （6）	パスワード	入社前従業員がフォームへのログイン時に入力するパスワードを設定します。 任意の値を入力後に、［初期パスワードを設定］をクリックするとランダムな値に戻ります。 ※初期値のパスワードはランダムな値が表示されますが、任意で変更可能です。

• 「従業員に対する収集設定」カテゴリを設定します。本カテゴリでは、各収集項目について従業員から情報を収集する（必須または任意）・収集しないを設定します。
  
  「従業員に対する収集設定」カテゴリに表示されている項目以外で、追加で情報を収集したい場合は、「追加の収集項目」を設定します。
• ［新規作成］または［＋収集項目を追加］をクリックします。
• 「紐付け設定」を選択します。
  • 「紐付ける」を選択の場合
    「タブを選択してください」のプルダウンから、「従業員台帳への追加項目設定」にて設定済みの項目を選択します。
    
    「紐付け可能な項目」の中から、従業員台帳と紐付ける項目にチェックを付け、［追加］をクリックします。
    
    「従業員台帳への追加項目設定」については、以下の関連記事をご参照ください。
    「従業員台帳への追加項目設定」方法   
  • 「紐付けない」を選択の場合
    「項目名」と「フォームタイプ」を設定し、［追加］をクリックします。
    
    

    項目名	説明
    項目名	収集する項目名を入力します。（例：履歴書、自己PR 等） ※最大50文字まで
    必須項目	チェックを入れると、設定した「項目名」が必須項目になります。 チェックを入れなかった場合は、任意項目になります。
    フォーム	以下のいずれかからフォームを選択します。 ※選択するフォームタイプによって、設定できる上限数が異なります。 記述：テキスト入力にて情報を収集する場合に選択します。（上限数：50件） 添付ファイル：添付画像等を収集する場合に選択します。（上限数：10件） ※アップロード可能ファイルは、「jpg」「jpeg」「png」「pdf」です。「pdf」は2MBまで、「jpg」「jpeg」「png」は容量制限なし。

    「追加の収集項目」にて追加した項目は、編集および削除することができます。
    編集および、削除をおこなう場合は、対象項目の［編集］またはごみ箱アイコンをクリックしてください。
    

• 各項目の設定後、［保存］をクリックします。
• 画面上部に「登録フォームを保存しました。」と表示されたら、事前従業員登録フォームの作成は完了です。作成した登録フォームを編集する場合は、以下の関連記事をご参照ください。
  「登録フォーム管理」編集方法

配布用PDFのダウンロード

［ダウンロード］をクリックし、作成した登録フォームの配布用PDFファイルをダウンロードします。

配布用PDF サンプル

入社前従業員情報の登録

事前従業員登録フォームから提出された従業員情報を従業員台帳に登録します。

• ［従業員マイページ］＞［事前従業員登録フォーム］＞［エントリー管理］をクリックします。
• 従業員台帳に登録する従業員をクリックします。
• 従業員が提出した情報を確認し、誤りがある場合は修正します。
• 「登録台帳の設定」カテゴリと、「管理者用メモ」カテゴリを設定します。各項目の設定後、［登録］をクリックします。

  No.	項目名	説明
  （1）	社員区分	入社前従業員の社員区分を選択します。
  （2）	社員区分詳細	※［社員区分詳細マスタ設定］を設定している場合に表示されます。 「社員区分詳細マスタ設定」方法 入社前従業員の社員区分詳細を選択します。
  （3）	従業員番号	入社前従業員の従業員番号を入力します。 ※入力は任意です。必要に応じてご入力ください。
  （4）	管理者用メモ	対象者に対し、共有しておきたいメモ等があれば、入力します。 ※従業員台帳には反映されません。

• 「（従業員番号 氏名）さんの従業員台帳への登録が完了しました。」と表示されたら、登録完了です。

  収集した本人確認書類は、従業員台帳に反映されません。

登録済みエントリー内容の確認

従業員台帳に登録したエントリー内容を、再度確認することができます。
従業員台帳と紐づいていない項目は、従業員台帳から確認することはできませんので、こちらからご確認ください。

• 対象従業員をクリックします。
• エントリー内容の確認ができます。