「文書ファイルアップロード」方法 弥生労務 Next サポート情報

誓約書や雇用契約書など、「入社手続き」「雇用契約の更新」「文書の合意」タスク発行時に、従業員の合意を得たい文書をPDFファイルでアップロードする方法をご説明します。

目次

• 共通操作
• 個別にファイルをアップロード
• 一括でファイルをアップロード
  設定用ZIPファイルのダウンロード
  設定用ZIPファイルの作成
  設定用ZIPファイルのアップロード
• 【補足】文書ファイルのレイアウトについて

共通操作

個別にファイルをアップロード

個別に文書のPDFファイルをアップロードします。

• 対象従業員の「追加」列の［追加］をクリックします。
• ［ファイル選択］（①）をクリックし、アップロードするPDFファイルを選択します。「タイトル」には、選択したPDFファイルのファイル名が反映されます。従業員に公開する際に表示する文書名に使用します。必要に応じて修正してください。
• 「合意確認」（②）を選択し、［追加］（③）をクリックします。

アップロード後の操作

アップロードしたPDFファイルは、従業員に紐づけたファイル一覧の「文書ファイル」欄に表示されます。
「文書ファイル」欄に表示されているPDFファイルに対して、以下の操作が可能です。

一括でファイルをアップロード

対象従業員を選択後、設定用ZIPファイルを作成し、PDFファイルを一括でアップロードします。

設定用ZIPファイルのダウンロード

• PDFファイルをアップロードする従業員の「選択」列（①）にチェックし、［ファイル一括追加］（②）をクリックします。
• ［設定用ファイル作成］をクリックします。
• 「出力状況」欄の［ダウンロード］をクリックし、設定用ZIPファイルをダウンロードします。
• ダウンロードしたZIPファイル（①）を選択後、右クリックし、［すべて展開（T）］（②）をクリックします。ご利用の解凍ソフトによっては、表記や操作方法が異なる場合もあります。その場合は、解凍ソフトに沿った方法でZIPファイルを展開してください。
  

設定用ZIPファイルの作成

設定用ZIPファイルの作成方法は、2種類あります。いずれかの方法を選択してください。

• Excelファイルを使用する方法
  PDFファイル名をExcelファイルに入力し、従業員とPDFファイルを紐付けます。
• ファイル名を使用する方法
  PDFファイル名に従業員番号と氏名を付けて、従業員とPDFファイルを紐付けます。

Excelファイルを使用する方法

• 「文書ファイル設定.xlsx」を開き、該当の従業員の行の「文書ファイル1」～「文書ファイル5」欄を入力し、保存します。
  • ファイル
    アップロードするPDFファイルのファイル名を入力します。
  • タイトル
    従業員に公開する際に表示する文書名を入力します。
  • 合意
    合意が必要な場合は空白、不要の場合は「不要」を選択します。
  
• 「文書ファイル_格納用フォルダ」を開き、PDFファイルを格納します。同じPDFファイルを複数の従業員にアップロードする場合、格納するのは1ファイルで問題ありません。
  格納後、「ZIPファイルの作成」にお進みください。
  

ファイル名を使用する方法

• フォルダ内の「文書ファイル設定.xlsx」を削除します。
• 「文書ファイル_格納用フォルダ」にPDFファイルを格納し、ファイル名を以下のように変更します。
  • 合意が必要な文書の場合「タイトル___従業員番号___姓___名.pdf」
  • 合意が不要な文書の場合「タイトル___従業員番号___姓___名___合意不要.pdf」

  ※ファイル名の中の下線は半角アンダーバー3個です。

  例）従業員番号：0001、氏名：サンプル太郎に合意要で「入社誓約書.pdf」を格納する場合
  ⇒入社誓約書___0001___サンプル___太郎.pdf
   

ZIPファイルの作成

ZIPファイルを作成します。
ご利用の圧縮ソフトによっては、表記や操作方法が異なる場合もあります。その場合は、圧縮ソフトに沿った方法でZIPファイルを作成してください。

• 「Excelファイルを使用する方法」の場合、「文書ファイル設定.xlsx」と「文書ファイル_格納用フォルダ」（①）を選択し右クリック、［送る（N）］（②）＞［圧縮（zip形式）フォルダー］（③）をクリックします。
• 「ファイル名を使用する方法」の場合は、「文書ファイル_格納用フォルダ」のみ選択し右クリック、［送る（N）］（②）＞［圧縮（zip形式）フォルダー］（③）をクリックします。

設定用ZIPファイルのアップロード

• 「アップロード済ファイルの取扱い」（①）を選択します。［ファイル選択］（②）をクリックし、作成したZIPファイルを選択します。
• ［アップロード］をクリックします。
• アップロードが正常に完了すると、「アップロード状況」欄の「状況」に「完了」と表示されます。エラーの場合、「エラーが発生しました。」と表示されますので、赤文字部分をクリックし、エラー原因を解消し再度アップロードを実施してください。
  アップロードしたPDFファイルの操作については、前述の「アップロード後の操作」をご確認ください。
  
  • アップロードが完了するまでの目安として、5,000件で15分程度・20,000件で50分程度かかります。
  • 処理進捗が70％を超えてから画面推移できます。70％未満に画面を閉じたり移動すると、アップロードが中止されます。
  • ZIPファイルが大きい場合、処理進捗が70％に達するまでお時間を要する場合があります。

【補足】文書ファイルのレイアウトについて

「合意確認」を「要」と設定した文書ファイルについては、従業員が合意すると文書ファイル内右下へ署名が入力されます。
文書ファイルのレイアウトについては、「文書ファイルアップロード」画面の「詳細な説明」内「文書ファイルのレイアウトについて」横の［？（はてなマーク）］からご確認ください。