台帳コードの自動付番 弥生販売 サポート情報

ID:ida22556
得意先台帳、商品台帳、仕入先台帳、納入先台帳のコードは、自動で付番するよう設定することができます。
自動付番は数値のみを使用した「数値のみの自動付番」と、大分類や小分類のコード体系を使用した「分類文字列付の自動付番」があります。

数値のみの自動付番

「数値のみの自動付番」の機能を使用すると、得意先台帳、商品台帳、仕入先台帳、納入先台帳で新規登録するときに、数値のみの台帳コードを自動で割り当てることができます。

数値のみの自動付番の設定

ここでは得意先台帳の自動付番を例に設定手順を説明します。商品台帳、仕入先台帳、納入先台帳も同様の手順で設定することができます。

  • クイックナビゲータの[導入]カテゴリの[基本情報]をクリックします。 [基本情報]画面が表示されます。
    事業所データの新規作成後は、自動的に[基本情報]画面が表示されます。
  • 台帳コードを設定するタブをクリックします。 ここでは[得意先コード]タブをクリックします。
    00022556_001
    ※上図はプロフェッショナルの画像です。
  • [コード]に台帳コードの最大桁数を4桁から14桁の間で入力します。 [納入先コード]タブでは、コードの最大桁数は4桁で固定です。
  • [数値のみの自動付番]を選択します。
  • [次番号]に次回、台帳を新規登録するときの番号を入力します。 設定内容は[表示例]で確認できます。[次番号]は台帳が新規登録されるたびに、自動的に1つ増えます。既に台帳が登録されている場合は、次に空いている番号を自動的に検索して表示します。
  • [OK]をクリックします。 入力した情報が登録されます。

次番号について

[次番号]に入力した番号が既に台帳内に存在する場合は、台帳の新規登録時に次に空いている番号([次番号]より大きい数)を自動的に検索し、台帳画面に表示します。

コードの最大桁数について

  • 最大桁数に満たないコードは左側の桁を「0」で埋めます。
  • 既に登録している台帳コードより短い桁数は指定できません。
  • 台帳を登録するとき、コードの最大桁数を超えている桁数のコードは登録できません。

次番号が最大桁数の最後の番号まで達した場合は、台帳画面はその最後のコードを表示します。
さらに追加して台帳を登録したい場合は、[コード]の桁数を増やしてください。桁数を増やしても、既に登録された台帳のコードは変更されません。
例えば[コード]を5桁に設定している場合、登録できる最後の次番号は「99999」です。それ以上は登録できません。さらに登録するには[コード]を6桁以上に指定し直してください。

数値のみの自動付番で運用

ここでは得意先台帳の自動付番を例に、運用手順を説明します。商品台帳、仕入先台帳、納入先台帳も同様の手順で運用することができます。また、各台帳の詳細な設定方法については、台帳の各ページを参照してください。

得意先台帳の概要 商品台帳の概要 仕入先台帳の概要 納入先台帳の概要
  • クイックナビゲータの[導入]カテゴリの[得意先]をクリックします。 [得意先台帳]画面が表示されます。[コード]に基本情報で設定した数値のみのコードが入力されていることを確認します。
  • その他の得意先情報を入力し、[登録]をクリックします。 入力した得意先の情報が登録されます。

自動付番の[次番号]について

[次番号]に入力したコードが既に台帳内に存在する場合は、台帳の新規登録時に次に空いている番号を自動的に検索し、台帳画面に表示します。

事業所データを複数ユーザーで使用している場合

事業所データを複数のユーザーで使用し、同時に台帳を新規登録している場合、先に登録したコードが優先されます。後から登録しようとした台帳は、以下のようなメッセージが表示されます。
メッセージが表示された場合は、[コード付番]をクリックして新しいコードを割り当ててください。

分類文字列付の自動付番

「分類文字列付の自動付番」の機能を使用すると、得意先台帳、商品台帳、仕入先台帳、納入先台帳で新規登録するときに、文字列と数値を組み合わせた台帳コードを割り当てることができます。
分類文字列付の自動付番を使用する場合は、自社の用途に合わせ、あらかじめ大分類や小分類のコード体系を用意することをお勧めします。

大分類と小分類

分類文字列付の自動付番では、コードの最大桁数と大分類の設定が必須です。

  • 分類文字列と、大分類、小分類の関係 分類文字列付の自動付番では、コードの最大桁数と大分類の設定が必須です。
    商品台帳の以下の設定を例に分類文字列と大分類、小分類の関係を説明します。

    (例)
    • コードの最大桁数:14桁
    • 大分類:3桁目まで
    • 小分類:8桁目まで
    • 分類文字列:PRT-SOT-
    • 次番号:1

    大分類は、コードの先頭から3桁目までの「PRT」が設定されます。売上日報などで大分類の集計を行う場合は、3桁目までの「PRT」があるコードの商品を集計します。
    小分類は、コードの先頭から8桁目までの「PRT-SOT-」が設定されます。売上日報などで小分類の集計を行う場合は、8桁目までの「PRT-SOT-」があるコードの商品を集計します。
    分類文字列の桁数は小分類の桁数と同一です。例では小分類が「8桁目まで」なので、分類文字列も同様に8桁です。
    小分類を設定しないこともできます。設定しない場合は、大分類のみを使用して集計を行います。

    次番号は、コードの桁数から分類文字列を引いた桁です。
    分類文字列と次番号を足した桁数がコードの最大桁数に満たない場合は、分類文字列と次番号の間を「0」(ゼロ)で埋めて付番します。

分類文字列付の自動付番の設定

ここでは商品台帳の自動付番を例に設定手順を説明します。得意先台帳、仕入先台帳、納入先台帳も同様の手順で設定することができます。
登録できる分類文字列は100件までです。
  • クイックナビゲータの[導入]カテゴリの[基本情報]をクリックします。 [基本情報]画面が表示されます。事業所データの新規作成後は、自動的に[基本情報]画面が表示されます。
  • 台帳コードを設定するタブをクリックします。 ここでは[商品コード]タブをクリックします。
    00022556_006
    ※上図はプロフェッショナルの画像です。
  • [コード]に台帳コードの最大桁数を4桁から14桁の間で入力し、[大分類]に何桁目までを大分類とするかを入力します。 [納入先コード]タブでは、コードの最大桁数は4桁で固定です。分類文字列付の自動付番では、コードの最大桁数と大分類の設定が必須です。
  • [分類文字列付の自動付番]を選択します。
  • [分類文字列]にコードの分類文字列を入力します。
    • 小分類の桁数を指定している場合は、分類文字列を小分類の桁数以下にしてください。
    • 小分類の桁数を指定してない場合は、分類文字列を大分類の桁数以下にしてください。
      大分類と小分類が設定されていない場合は、自動的に大分類が設定されます。
    • [納入先コード]タブでは、入力できる分類文字列は3桁以内です。
  • [次番号]に次回、台帳を新規登録するときの番号を入力します。 設定内容は[表示例]で確認できます。[次番号]は台帳が新規登録されるごとに、自動的に1つ増えます。既に台帳が登録されている場合は、次に空いている番号を自動的に検索して表示します。
  • [OK]をクリックします。 入力した情報が登録されます。

次番号について

[次番号]に入力した番号が既に台帳内に存在する場合は、台帳の新規登録時に次に空いている番号([次番号]より大きい数)を自動的に検索し、台帳画面に表示します。

分類文字列の削除

指定した分類文字列付のコードを削除する場合は、削除する[分類文字列]を選択して[Delete]キーを押してください。
分類文字列を削除しても、既に登録した台帳は削除されません。

コードの最大桁数について

  • 分類文字列と次番号を足した桁数が最大桁数に満たないコードは、分類文字列と次番号の間を「0」で埋めます。
  • 既に登録している台帳コードより短い桁数は指定できません。
  • 台帳を登録するとき、コードの最大桁数を超えている桁数のコードは登録できません。
    次番号が最大桁数の最後の番号まで達した場合は、台帳画面はその最後のコードを表示します。
    さらに追加して台帳を登録する場合は、[コード]の桁数を増やしてください。桁数を増やしても、既に登録された台帳のコードは変更されません。
    (例)
    • コード:5桁
    • 大分類:1桁目まで
    • 小分類:2桁目まで
    • 分類文字列:AB
    上記の例の場合、登録できる最後の番号は「AB999」です。さらに登録するには、[コード]を6桁以上に指定し直してください。

分類文字列付の自動付番で運用

ここでは商品台帳を新規登録するときを例にして、分類文字列付の自動付番を使用した運用手順を説明します。得意先台帳、仕入先台帳、納入先台帳も同様の手順で運用することができます。また、各台帳の詳細な設定方法については、台帳の各ページを参照してください。

得意先台帳の概要 商品台帳の概要 仕入先台帳の概要 納入先台帳の概要
  • クイックナビゲータの[導入]カテゴリの[商品]をクリックします。 [商品台帳]画面が表示されます。
  • [コード付番]([F3])をクリックします。 [コード入力]画面が表示されます。
  • 使用するコードを選択して[OK]をクリックします。 [商品台帳]画面の[コード]に、選択した分類文字列付のコードが入力されます。コードを再度選択する場合は、[コード付番]をクリックしてください。
  • その他の商品情報を入力し、[登録]をクリックします。 入力した商品の情報が登録されます。

自動付番の[次番号]について

[次番号]に入力したコードが既に台帳内に存在する場合は、台帳の新規登録時に次に空いている番号を自動的に検索し、台帳画面に表示します。

事業所データを複数ユーザーで使用している場合

事業所データを複数のユーザーで使用し、同時に台帳を新規登録している場合、先に登録したコードが優先されます。後から登録しようとした台帳は、以下のようなメッセージが表示されます。
メッセージが表示された場合は、[コード付番]をクリックして新しいコードを割り当ててください。


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