取引先からのメールで送られる請求書などの証憑は、自動的にスマート証憑管理に保管することができます。
証憑を自動で保管するには、取引先が証憑をメールで送信する際、スマート証憑管理から発行される取込専用メールアドレスをメールの宛先またはCCに追加してもらうようにします。
自動的に保管される条件は以下のとおりです。保管できない条件で受け取った場合は、証憑を手動でアップロードしてください。
取引先から受け取った証憑を保管（アップロード）する
| 保管できる | 保管できない |
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取込専用メールアドレスの発行
- メニューの［設定］をクリックします。
- ［証憑添付メールの仮保管設定］をクリックします。
- 「仮保管サービスを利用する」の右側にあるボタンが有効になっていることを確認します。
- ［コピー］をクリックして、「取込専用メールアドレス」をコピーします。
- 取引先に、コピーした「取込専用メールアドレス」をメールの宛先またはCCに入れて請求書などの証憑を送付してもらうようにします。例：コピーした取込専用メールアドレスをメールに貼り付けて、取引先に連絡します。
自動保管された証憑の確認
取引先から取込専用メールアドレス宛に証憑を添付したメールが送信されると、［受領証憑］画面の［仮保管中］タブに添付された証憑が表示されます。証憑の内容を確認して受領証憑として登録し、情報を設定します。
- メニューの［受領証憑］をクリックします。［受領証憑］画面が表示されます。
- ［仮保管中］タブをクリックします。取引先から送付された証憑が一覧で表示されます。
- 確認したい証憑をクリックします。
- 必要に応じて［証憑種別］を選択します。OCRを実行する場合は［証憑種別］に「その他」以外を設定してください。
- 必要に応じて取り込み時にOCRを実行するか設定します。［証憑種別］を「その他」以外に設定すると［取り込み時にOCRを実行する］が有効になります。OCR実行しない場合はチェックを外してください。
OCRを実行する - ［この証憑を取り込む］をクリックします。仮保管中の証憑が受領証憑として取り込まれます。
- 取り込まれた証憑を確認します。
必要に応じて設定した情報を修正します。
保管した証憑に情報を設定する受信した証憑がスマート証憑管理に保管できるファイルではない場合
受信した証憑がスマート証憑管理に保管できるファイルではない場合、［証憑一覧］タブには表示されますが、証憑詳細画面でエラーメッセージが表示されます。
詳細は以下を参照してください。
証憑の保管（アップロード）でエラーメッセージが表示されるなお、スマート証憑管理に保管できる証憑の条件は以下のとおりです。
＜保管可能な証憑の条件＞
- ファイル形式（拡張子）がpdf、png、jpg、jpeg
- ファイルサイズが20MB以内
- ファイルがパスワードで保護されていない
- ファイルが圧縮されていない（Zipファイルなどではない）
- PDFの場合、50ページ以内
自動保管した証憑の削除
自動保管した証憑を削除するには、［仮保管中］タブから削除する証憑をクリックして表示し、［破棄する］をクリックします。
破棄した証憑は完全に削除され、スマート証憑管理には保存されません。通知メールの設定
［証憑添付メールの仮保管設定］で、通知メールの設定をすることができます。
チェックボックスにチェックを入れると、スマート証憑管理の利用権限のあるすべての弥生IDに通知メールが配信されます。ブロックしたいメールアドレスを設定する
［証憑添付メールの仮保管設定］で、メールのブロック設定ができます。ブロックしたメールアドレスから証憑が送られた場合、［仮保管中］タブには保存されません。また、通知メール設定をONにしている場合、ブロックしたメールアドレスから証憑が送られても、通知メールは配信されません。
