取引先からメールで送られる証憑を自動的に保管する スマート証憑管理 サポート情報

ID:ida26954

取引先からのメールで送られる請求書などの証憑は、自動的にスマート証憑管理に保管することができます。
証憑を自動で保管するには、取引先が証憑をメールで送信する際、スマート証憑管理から発行される取込専用メールアドレスをメールの宛先またはCCに追加してもらうようにします。

自動的に保管される条件は以下のとおりです。保管できない条件で受け取った場合は、証憑を手動でアップロードしてください。
取引先から受け取った証憑を保管(アップロード)する

保管できる保管できない
  • スマート証憑管理に保管できるファイルである
    • ファイル形式(拡張子)がPDF、PNG、JPEG
    • ファイルサイズが20MB以内
    • ファイルがパスワードで保護されていない
    • ファイルが圧縮されていない(Zipファイルなどではない)
    • PDFの場合、50ページ以内
  • メールサイズが20MB以内
  • 「添付ファイル」として添付している
  • スマート証憑管理に保管できるファイルではない
  • メールサイズが20MBを超えている
  • 圧縮ファイル(Zipファイルなど)が添付されている
  • メール本文にファイルが添付されている
  • メール本文にURLが記載されており、クリックするとブラウザーが起動し証憑が表示される

取込専用メールアドレスの発行

  • メニューの[設定]をクリックします。
  • [証憑添付メールの仮保管設定]をクリックします。
  • 「仮保管サービスを利用する」の右側にあるボタンが有効になっていることを確認します。
  • [コピー]をクリックして、「取込専用メールアドレス」をコピーします。00026954_001
  • 取引先に、コピーした「取込専用メールアドレス」をメールの宛先またはCCに入れて請求書などの証憑を送付してもらうようにします。例:コピーした取込専用メールアドレスをメールに貼り付けて、取引先に連絡します。
    00026954_002

自動保管された証憑の確認

取引先から取込専用メールアドレス宛に証憑を添付したメールが送信されると、[受領証憑]画面の[仮保管中]タブに添付された証憑が表示されます。証憑の内容を確認して受領証憑として登録し、情報を設定します。

  • メニューの[受領証憑]をクリックします。[受領証憑]画面が表示されます。
  • [仮保管中]タブをクリックします。取引先から送付された証憑が一覧で表示されます。
    00026954_003
  • 確認したい証憑をクリックします。
  • [証憑種別]を選択します。
  • [この証憑を取り込む]をクリックします。仮保管中の証憑が受領証憑として取り込まれます。
    00026954_004
  • [受領済み]タブをクリックして、取り込まれた証憑に情報を設定します。 保管した証憑に情報を設定する

    自動保管した証憑の削除

    自動保管した証憑を削除するには、[仮保管中]タブから削除する証憑をクリックして表示し、[破棄する]をクリックします。
    00026954_005

    通知メールの設定

    [証憑添付メールの仮保管設定]で、通知メールの設定をすることができます。
    チェックボックスにチェックを入れると、スマート証憑管理の利用権限のあるすべての弥生IDに通知メールが配信されます。

    ブロックしたいメールアドレスを設定する

    [証憑添付メールの仮保管設定]で、メールのブロック設定ができます。ブロックしたメールアドレスから証憑が送られた場合、[仮保管中]タブには保存されません。また、通知メール設定をONにしている場合、ブロックしたメールアドレスから証憑が送られても、通知メールは配信されません。

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