取引先から受け取った証憑を保管(アップロード)する スマート証憑管理 サポート情報

ID:ida26952

取引先から受領した請求書などの証憑を、スマート証憑管理のアップロード画面から保管します。
スマート証憑管理に保管できるファイルは以下のとおりです。

  • ファイル形式(拡張子)がPDF、PNG、JPEG
  • ファイルサイズが20MB以内
  • ファイルがパスワードで保護されていない
  • ファイルが圧縮されていない(Zipファイルなどではない)
  • PDFの場合、50ページ以内

アップロード画面から証憑を保管する場合

電子帳簿保存法第7条(電子取引)の法令要件を満たすには、「事務処理規程」の整備が必要です。
事務処理規程のサンプルは以下を参照してください。


法令の詳細については、電子取引のデータ保存についてを参照してください。

取引先からスマート証憑管理に証憑が送られてきた場合

取引先からスマート証憑管理に証憑が送られてきた場合は[受領証憑]に直接証憑を取り込むことができます。
取引先から届いた証憑がスマート証憑管理に保管されている

取引先から取込専用メールアドレス宛に証憑を送信された場合は、以下を参照してください。
取引先からメールで送られる証憑を自動的に保管する

デジタルインボイスの受領

取引先から送信されたデジタルインボイスは[受領証憑]に自動で保管されています。

50ページを超えているPDFの場合

50ページを超えているPDFの場合は、1ファイル50ページ以内になるよう複数のファイルに分割し、それぞれアップロードする必要があります。
分割したファイルは関連付けすることができます。
関連証憑を追加する

受領した証憑のアップロード

  • マイポータル(Web)にログインして、メニューの[スマート証憑管理]をクリックします。
  • メニューの[アップロード]をクリックします。
  • 保管するファイルをドラッグ&ドロップするか、クリックして表示されたダイアログからファイルを選択して、ファイルを読み込みます。読み込まれたファイルは、画面下部に表示されます。
    一度に読み込めるファイル数は10件です。11件以上アップロードしたい場合は、ファイルの読み込み作業を繰り返し行います。
    一度にアップロードできるファイル数は100件です。
    00026952_001
  • [証憑区分]で「受領証憑」を選択します。
  • [証憑種別]を選択します。必要に応じて[電帳法種別][取引先名][部門]を設定します。
    ※[部門]は弥生会計と仕訳連携設定をしている場合に表示されます。

    電帳法種別について

    電子帳簿保存法には、「電子取引」「スキャナ保存」「電磁的記録」の3種があります。
    詳細は以下のページで確認してください。
    電子帳簿保存法について

    スマート証憑管理では、「電子取引」「スキャナ保存」を設定することができます。

    • 電子取引
      電子データで取引先へ送付または取引先から受領した取引情報(証憑)を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存する
    • スキャナ保存
      スキャナ保存制度に対応した証憑を保存する
      スマート証憑管理で「スキャナ保存」に対応する

    上記以外の証憑は「対象外」を設定してください。

    取引先名について

    取引先名の入力欄をクリックすると、取引先管理に登録済みの取引先名が入力候補として表示されます。入力候補は取引先管理に登録されている中から登録順に最大10件表示されます。
    取引先名の一部を入力すると、登録済みの取引先名が絞り込まれて表示されます。

    弥生会計製品の部門設定で「部門」を追加・編集・削除した場合

    部門設定の最新情報は、弥生会計製品から「スマート取引取込」を起動した後、アップロード画面から[部門]の右側のボタンをクリックすることで反映されます。

  • [アップロード]ボタンをクリックします。[受領証憑]画面が表示されて、アップロードしたファイルが一覧に追加されます。

    同一画像データかつ同一ファイル名のファイルはアップロードできません

    以下のファイルと同一画像データかつ同一ファイル名のファイルはアップロードできません。ファイル名を変更してアップロードしてください。

    • 既にスマート証憑管理に存在するファイル
    • 会計連携をしている場合、連携中のスマート取引取込のスキャンデータ取込に存在するファイル

アップロードした証憑の確認

「受領証憑」としてアップロードしたファイルは[受領証憑]画面で確認することができます。
電子帳簿保存法に則して利用する場合は、アップロードした証憑を開いて情報を設定する必要があります。

  • メニューの[受領証憑]をクリックします。[受領証憑]画面が表示されます。
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  • 必要に応じて検索条件を設定して、対象の証憑を検索します。00026952_003
  • 確認したい証憑をクリックします。証憑の詳細画面が表示されます。
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    証憑の画像は、分割せずに拡大/縮小や想定する最大サイズの原稿まで1ページで全体表示で確認することができます。

  • 必要に応じて設定した情報を修正します。 保管した証憑に情報を設定する

証憑一覧情報のエクスポート

一覧に表示されている証憑の情報をCSVファイルでエクスポートすることができます。
CSVファイルには、ファイル名、取引先名、金額、証憑種別、登録日などの情報が保存されます。
[受領証憑]の右にあるメニューから「CSV形式でエクスポート」を選択して、CSVファイルをダウンロードします。(ダウンロード後に印刷可能です)

弥生会計(やよいの青色申告)からの証憑アップロード

弥生会計(やよいの青色申告)の登録した仕訳から証憑ビューアーでスマート証憑管理に証憑をアップロードすることができます。
登録済みの仕訳に証憑を登録する

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