本機能を利用すると、従業員が異動した際も、異動前の集計やデータ出力などが可能になります。
本機能を利用するには、本記事の内容をよくご確認のうえ、サポートセンターへ「従業員の履歴管理機能」の追加をご依頼ください。
目次
機能仕様
「従業員の履歴管理」機能の追加により、従業員が異動した際に次の挙動になります。
1. 対象日（対象月）時点の雇用区分設定で集計されます
2. 対象日（対象月）時点の所属情報・雇用区分情報でデータ出力されます
3. 申請の際、対象日時点の所属の申請承認フローが適用されます
4. 「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が調整されます
1. 対象日（対象月）時点の雇用区分設定で集計されます
過去データを勤怠データ再計算やデータ出力した場合、対象日（対象月）時点の雇用区分の設定内容で集計されます。
「勤怠データ再計算」の操作方法
【エクスポート】月別データ［CSV］の出力方法
例 2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
「2017/06/01 ～ 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、現在の雇用区分「変形労働制」の設定内容で再計算されます。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
「2017/06/01 ～ 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、当時の雇用区分「正社員」の設定内容で再計算されます。
休暇区分の「表示対象設定」は「従業員の履歴管理」機能に対応していません。
特定の休暇を、一部の従業員のタイムカードだけに表示させる方法
過去のタイムカードを表示した際は、現在の所属と雇用区分にしたがって休暇データが表示されます（詳細は「
特定の休暇が従業員のタイムカードに表示されない場合の原因と対処方法（休暇取得方法「休暇区分使用」の場合）
」）。
2. 対象日（対象月）時点の所属情報・雇用区分情報でデータ出力されます
対象日（対象月）時点の所属名・雇用区分名でタイムカード［PDF］や月別データ［CSV］が出力されます。
【エクスポート】タイムカード［PDF］の一括出力方法
【エクスポート】月別データ［CSV］の出力方法
例 2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
現在の雇用区分名「変形労働制」で出力されます。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
当時の雇用区分「正社員」で出力されます。
「従業員の履歴管理」機能を利用していても、管理画面上は現在の所属名・雇用区分名で表示されます。
3. 申請の際、対象日時点の所属の申請承認フローが適用されます
異動前にさかのぼって申請した際、対象日時点の所属の申請承認フローに従って申請が上がります。
設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 申請承認設定カテゴリ ＞ スケジュール・打刻・残業・時間外勤務の申請先 が、「所属の承認者に申請を上げる」に設定されていることが前提です。
時間外勤務申請と振休申請は、対象外です。
「時間外勤務申請」（残業申請）の機能概要と事前設定
【振休】振替出勤日と振替休日を同時に申請する方法
例 2017年7月1日に「大阪支社」から「東京本社」に異動している
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、現在の所属「東京本社」の承認者に申請が上がります。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、当時の所属「大阪支社」の承認者に申請が上がります。
従業員の所属を変更する際は、勤怠の申請や承認、勤怠の締め、データ出力などを完了させた後に異動処理することを推奨します。「従業員の履歴管理機能」を使用している場合、異動前の所属に対してのみ「締め」権限をもつ管理者は、従業員の所属変更後、異動前の期間の勤怠を締めることができないためです。
勤怠を締める方法 / 締めを解除する方法
4. 「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が調整されます
「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が次の計算式で調整されます。
「日の契約労働時間」の設定方法と影響範囲
計算式
異動後の休暇残時間 = 異動前の休暇残時間 × （異動後の「日の契約労働時間」 ÷ 異動前の「日の契約労働時間」）
※従業員設定で「日の契約労働時間」を設定している場合や、同じ雇用区分において「日の契約労働時間」の値を変更した場合は、調整されません。
例 対象従業員が次の条件の場合
異動前
- 日の契約労働時間： 8時間
- 休暇付与日数： 10日
- 休暇取得数： 6日+5時間
- 休暇残数： 3日+3時間
異動後
- 日の契約労働時間： 4時間
「従業員の履歴管理」を利用しない場合
異動前の「休暇取得数：6日 + 5時間」の端数「5時間」が異動後の「日の契約労働時間：4時間」で再計算されて「1日+1時間」になります。その結果、異動後は「休暇取得数：7日（6日+1日） + 1時間」の扱いとなるため、「休暇残数：2日 + 3時間」になります。
「従業員の履歴管理」を利用する場合
異動前の「休暇残数：3日 + 3時間」の端数「3時間」が上記計算式で調整されます。
異動前の休暇残時間 × （異動後の「日の契約労働時間」 ÷ 異動前の「日の契約労働時間」）
＝ 3時間 × （ 4時間 ÷ 8時間 ）
＝ 1.5時間 ⇒ 2時間（端数切り上げ）
休暇残数の端数のみ調整されるため、異動後は「休暇残数：3日 + 2時間」になります。
「従業員の履歴管理」機能を利用していても、休暇残時間を調整なしに設定可能です。休暇残時間の調整なしをご希望の場合は、サポートセンターに「時間休暇の異動調整計算：計算しない」設定をご依頼ください。
機能追加に伴う制限事項
「従業員の履歴管理」機能の追加により、次の制限事項が発生します。
1. 締め日が異なる雇用区分へ異動できなくなります
2. 雇用区分の締め日を変更できなくなります
3. 変形労働制の場合、月度の途中で雇用区分を異動すると、想定と異なる集計値になることがあります
4. 「所属・雇用区分の変更履歴編集制限」を「制限なし」にする必要があります
5. パターンが自動的に外れる場合があります
1. 締め日が異なる雇用区分へ異動できなくなります
例えば、ある従業員を「15日締め」の雇用区分Aから「月末締め」の雇用区分Bへ変更しようとすると、「締め日が異なる雇用区分には変更できません」というエラーメッセージが表示され、変更できません。
2. 雇用区分の締め日を変更できなくなります
設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 ＞ 対象雇用区分の［編集］ ＞ 基本情報カテゴリ ＞ 締め日 にて締め日を変更しようとすると、「変更後の締め日と、従業員の過去の締め日が異なるため、登録できません」というエラーメッセージが表示され、変更できません。
3. 変形労働制の場合、月度の途中で雇用区分を異動すると、想定と異なる集計値になることがあります
変形労働制の場合、雇用区分の異動時に異動日を月度の途中に設定すると（例えば月末締めの場合に異動日が15日など、異動日を「締め日」翌日以外に設定すると）、異動日が存在する月度の集計は次のように計算されます。
変形労働の設定方法（任意設定）
- 変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更：
「基準時間」が異なる雇用区分に変更した場合、変更後の雇用区分の「基準時間」に基づき1ヶ月分の勤怠データを集計します。
※変更前の雇用区分の「基準時間」は参照されません。 - 変形労働設定なしの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更：
異動日以降の期間を変形労働設定に基づき集計します。異動日より前の期間は変形労働設定なしで集計されます。 - 変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定なしの雇用区分へ変更：
変形労働設定に基づいた集計は行われません。
4. 「所属・雇用区分の変更履歴編集制限」を「制限なし」にする必要があります
通常は当月度の開始日より前の日付で異動操作できないよう、機能制限しています（詳細は「 従業員の雇用区分の変更方法 」）。「従業員の履歴管理」機能の追加に際して、この機能制限を「制限なし」にする必要があります。
「制限なし」にすることで、過去日にさかのぼり異動操作が可能になります。ただし操作履歴は保持しておらず調査不可のため、操作される際は十分にご注意ください。
5. パターンが自動的に外れる場合があります
パターンに「使用する所属」「使用する雇用区分」を設定したことがある場合の制限事項です（詳細は「 「パターン設定」の設定方法 」）。対象従業員の所属や雇用区分を、過去にさかのぼって「使用する所属」「使用する雇用区分」に含まれていなかった所属や雇用区分に変更すると、割り当てられているパターンが自動的に外れます。
