電子申請時、手続き名称に「外部CSVファイル添付方式」と記載されている場合、CSVファイルの作成が必要です。
本マニュアルでは、「健康保険・厚生年金被保険者月額変更届/70歳以上被用者月額変更届」のCSVファイル作成方法について、ご説明します。
Excelの操作につきましては日本マイクロソフト株式会社へお問い合わせください。
目次
- 添付用CSVファイルの作成開始
- 添付用CSVファイルの出力準備
- 添付用CSVファイルの作成
編集用Excelファイルのダウンロード
事業所情報の編集
被保険者情報の編集
編集用Excelファイルの保存 - 添付用CSVファイルの変換
- 添付用CSVファイルの電子申請
添付用CSVファイルの作成開始
- ［帳票］＞［電子申請添付用CSV作成］をクリックします。
- ［健康保険・厚生年金被保険者月額変更届／70歳以上被用者月額変更届］をクリックします。
添付用CSVファイルの出力準備
- 対象者の選択
対象従業員を選択（②）し、［≫］（③）をクリックします。所属している事業所の従業員のみを表示する場合は、「選択」にて事業所を選択し［検索］（①）をクリックします。［月変対象者を追加］をクリックすると、対象者を自動で選択します（条件を満たす対象者が「対象従業員氏名」欄に移動）。対象者の条件については、ボタン横の［？］をクリックすると詳細を確認できます。 - 事業所
選択した従業員が所属する「事業所」を選択します。 - 改定年月
標準報酬月額が改定される年月を入力します。 - 月給時の報酬支払基礎日数
報酬（給与）支払の基礎となった日数の設定方法を「歴日」もしくは「所定労働日数から欠勤日数分給与を差し引く」から選択します。 - FD通番
弥生労務 Nextでしか電子申請をおこなっていない場合は、「出力時に自動的に最大のFD通番を発行する場合はチェック」にチェックします。「CSVファイル」を用いて申請する手続きを、直近で弥生労務 Nextを通さずに電子申請をおこなった場合、「出力時に自動的に最大のFD通番を発行する場合はチェック」のチェックを外し、FD通番を手入力します。 - 健保組合用
健康保険組合（マイナポータル）へ提出するCSVファイルを作成する場合は、「作成する」にチェックします。 - 個人番号
個人番号（マイナンバー）を利用し電子申請をおこなう場合は、「出力する」にチェックします。「出力する」にチェックすると末尾に「ZIPパスワード」欄が表示されますので、出力したファイルを開く際に利用するパスワードを入力します。 - 従業員表示順（エクセル出力時のみ）
Excelファイルを出力した際の並び順を、「従業員番号順」もしくは「厚生年金整理番号順」から選択します。 - ファイルの出力
［Excel出力］をクリックします。所定形式の「CSV出力」もできますが、「Excel出力」を推奨しています。
＜「Excel出力」を推奨している理由＞
CSVファイルには所定の形式が決まっております。CSVファイルを開いてしまったり、編集してしまうと、所定形式から書き換わってしまいエラーとなる可能性があります。
添付用CSVファイルの作成
編集用Excelファイルのダウンロード
- 「ダウンロード」列のボタンをクリックし、Excelファイルをダウンロードします。
- Excelファイルを開き、［編集を有効にする］をクリックします。
事業所情報の編集
提出者記入欄の「事業所」の項目を設定します。
事業所情報は、5，6行目に反映されています。反映されている内容に誤りがないかご確認ください。
「事業所整理記号符号（厚生年金）」「事業所整理記号記号（厚生年金）」に情報が反映されていない場合、［符号：数字2文字］［記号：半角ｶﾅ4文字］の「事業所整理記号」情報を入力します。
健保組合用のCSVファイルを作成する場合は、「健保組合」に「有」を選択し、「事業所番号（健保組合）」に健康保険の事業所整理記号（数字4桁）を入力します。
作成しない場合は、「無」を選択します。
被保険者情報の編集
被保険者欄の項目を設定します。
被保険者本人の情報は、7行目以降に反映されています。
反映されている内容を確認し不足している情報を入力します。
| ① | 被保険者整理番号 | 資格取得時に交付された被保険者整理番号を入力します。 |
| ② | 被保険者氏名（漢字） | 被保険者氏名を漢字で入力します。※12文字まで入力できます。 姓と名の間にはスペースを入力してください。ミドルネームを入力する場合は、ミドルネームの前後にスペースを入力します。 |
| 被保険者氏名（カナ） | 被保険者氏名をカナで入力します。※25文字まで入力できます。 姓と名の間にはスペースを入力してください。ミドルネームを入力する場合は、ミドルネームの前後にスペースを入力します。 |
|
| ③ | 生年月日 | 被保険者の生年月日を西暦で入力します。 |
| ④ | 改定年月 | 変動後の賃金を支払った月から4カ月目の年月を入力します。 |
| ⑤ | 従前の標準報酬月額（健保） | 現在の標準報酬月額を千円単位で入力します。 |
| 従前の標準報酬月額（厚年） | ||
| ⑥ | 従前の改定月 | 「⑤従前の標準報酬月額」が適用された年月を入力します。 |
| ⑦ | 昇（降）給月 | 「昇（降）給月」に昇給または降給のあった月の支払月を入力し、「昇（降）給区分」を「1：昇給」「2：降給」から選択します。 |
| 昇（降）給区分 | ||
| ⑧ | 遡及支払月 | 「遡及支払月」に遡及分の支払いがあった月を、「遡及支払額」に支払われた遡及差額分の金額を入力します。 |
| 遡及支払額 |
| ⑨ | 給与支給月_前3ヶ月 | 変動後の賃金を支払った月から3か月を入力します。 ※支給月とは、給与の対象となった計算月ではなく実際に給与の支払いをおこなった月となります。 |
| 給与支給月_前2ヶ月 | ||
| 給与支給月_前1ヶ月 | ||
| ⑩ | 給与計算の基礎日数_前3ヶ月 | 各月の報酬（給与）支払の基礎となった日数をそれぞれの月に入力します。 月給･週給者は暦日数、日給･時給者は出勤日数などになります。 月給･週給者で欠勤日数分の給与を差し引く場合は、就業規則などで定められた日数から欠勤日数を除いて入力します。 |
| 給与計算の基礎日数_前2ヶ月 | ||
| 給与計算の基礎日数_前1ヶ月 | ||
| ⑪ | 通貨によるものの額_前3ヶ月 | 給料･手当など、名称を問わず労働の対償として金銭（通貨）で支払われるすべての合計金額をそれぞれの月に入力します。銀行振込などによる場合も同様です。 ※昇給が遡ったためその差額が支給された場合は、その差額も含めて入力し、「⑧遡及支払月・遡及支払額」に支給月と差額を入力してください。 |
| 通貨によるものの額_前2ヶ月 | ||
| 通貨によるものの額_前1ヶ月 | ||
| ⑫ | 現物によるものの額_前3ヶ月 | 報酬のうち食事・住宅・被服・定期券など金銭（通貨）以外の支給がある場合、金銭に換算してそれぞれの月に入力します。 ※現物によるものの額は、厚生労働大臣によって定められた額を入力してください。健康保険組合の場合、別途規約により定めがある場合があります。 |
| 現物によるものの額_前2ヶ月 | ||
| 現物によるものの額_前1ヶ月 | ||
| ⑬ | 合計_前3ヶ月 | ⑪と⑫の合計額をそれぞれの月に入力します。 |
| 合計_前2ヶ月 | ||
| 合計_前1ヶ月 |
| ⑭ | 総計 | 3か月間のうち「⑩給与計算の基礎日数」が17日以上の月の「⑬合計」を総計した額を入力します。 |
| ⑮ | 平均額 | 「⑭総計」の金額を「⑩給与計算の基礎日数」が17日以上の月数で割った額を1円未満を切り捨てて入力します。 |
| ⑯ | 修正平均額 | 昇給が遡ったため対象の月に差額分が含まれている場合は、差額分を除いた平均額を入力します。 |
| ⑰ | 個人番号・基礎年金番号 | 個人番号（マイナンバー）または、年金手帳または基礎年金番号通知書に記載されている基礎年金番号を入力します。※70歳以上被用者の方のみ入力してください。 |
| ⑱ | 70歳以上被用者 | 70歳以上被用者に該当する場合は「1：該当する」を、その他の場合は「0：該当しない」を選択します。 |
| 二以上事業所勤務者 | 被保険者（70歳以上被用者を含む）が二以上事業所勤務者の場合は「1：該当する」を、その他の場合は「0：該当しない」を選択します。 | |
| 短時間労働者（特定適用事業所等） | 被保険者が特定適用事業所における短時間労働者の場合は「1：該当する」を、その他の場合は「0：該当しない」を選択します。 | |
| 昇給・降給の理由詳細 | 基本給の変更・家族手当の支給など、昇給・降給となった具体的な理由を入力します。※37文字まで入力できます。 | |
| 健康保険のみ月額変更 | 今まで健康保険に加入していた被保険者が70歳到達時の契約変更などの理由により健康保険のみ月額変更となる場合は「1：予定あり」を選択します。その他の場合は「0：予定なし」を選択します。 | |
| その他詳細 | 下記のような事例に該当する場合に入力します。 ※37文字まで入力できます。
|
- 70歳以上被用者届のみ提出
協会けんぽ加入事業所で70歳以上被用者該当届のみ提出の場合は「1：該当する」を選択します。
健保組合用のCSVファイルを作成する場合は、以下の項目を設定します。
- 被保険者証番号（健保組合）
健康保険被保険者証の「番号」に記載されている数字を入力します。 - 健保組合固有項目
固有項目の設定が必要な場合に入力してください。固有項目の詳細については、加入している各健康保険組合へお問い合わせください。
編集用Excelファイルの保存
整えたExcelファイルを保存します。添付用CSVファイルの変換
- 「電子申請添付用ファイル出力一覧」画面を表示します。該当画面を閉じてしまった場合は、［帳票］＞［電子申請 添付用CSV作成］をクリックし、「手続一覧（添付用CSV作成）」画面の［ダウンロード一覧］をクリックします。
- ［ファイルの選択］をクリックします。
- 前述で保存した「Excelファイル」を選択し、［開く］をクリックします。
- 整えたExcelファイルを、所定の形式のCSVファイルへ変換します。変換後、ファイルを保存します。※パソコンの設定によっては、自動的に設定しているフォルダーに保存される場合があります。
健康保険組合用のCSVファイルを作成すると設定した場合、変換後のファイルはZIPファイルとなります。
ZIPファイルを解凍するとフォルダーが2つあり、「kenpo」内に健康保険組合用のファイル「KPFD0006.CSV」、「nenkin」内に「SHFD0006.CSV」が格納されています。
健康保険組合用のCSVファイルを作成しないと設定した場合は、変換後のファイルは「SHFD0006.CSV」のみとなります。ファイル名を【SHFD0006.CSV】【KPFD0006.CSV】から、絶対に変更しないでください!!
ファイル名を変更すると、電子申請時にエラーとなります。
- エラーが表示されている場合、［エラー内容の詳細はこちら（click）］をクリックし、エラー内容を確認します。前述で保存したExcelファイルを修正後、再度CSVファイルへの変換をおこないます。
CSVファイルの作成が完了したら、日本年金機構が提供している「届書作成プログラム」の仕様チェックをおススメしております。
添付用CSVファイルの電子申請
作成したCSVファイルの電子申請方法は、下記関連記事の「ダウンロード一覧からの申請」をご参照ください。
「添付用CSV作成」作成後の申請方法
以上で、「添付用CSV作成「健康保険・厚生年金保険被保険者月額変更届／70歳以上被用者月額変更届」」の操作は完了です。
