従業員や管理者（admin全権管理者以外）のメールアドレスを登録または変更すると、対象のメールアドレス宛に「検証メール」が自動送信されます。メール本文に記載されたリンクを開くことでメールアドレスが有効化されます。本システムからの一部の通知メールは、このように有効化されたメールアドレスだけに送信されます。
有効化されたメールアドレスの有効期限は1年間です。有効期限の1週間前に検証メールが再度自動送信されます。メール本文に記載されたリンクを開くことで有効期限が1年後に延長され、継続して通知メールを受信できます。
本記事では、メールアドレス検証機能の概要と実施手順を解説します。
目次
機能概要
本システムの利用者増加に伴い、通知メールが宛先不明となり不達になるケースが増加しています。主な原因はメールアドレスの誤登録です。宛先不明のまま送信を続けると、本システムからの通知メールがブラックリストに登録され、お客様に送信できなくなります。これを避けるため、一部の通知メールについては、お客様にて検証が完了したメールアドレスだけに送信する仕様となっております。
メールアドレス検証が必要なアカウント
- 従業員アカウント
- admin全権管理者以外の管理者アカウント（全権管理者、一般管理者）
※admin全権管理者はメールアドレス検証の必要はありません。
※管理者アカウントと従業員アカウントなど、複数のアカウントに同一メールアドレスを登録している場合、それぞれでメールアドレス検証が必要です。
受信にメールアドレス検証が必要となるメール
申請承認メールや、アラート通知メールなどの各種通知メール
- 申請承認メール送信機能による通知
- 打刻忘れ通知
- 未申請残業通知
- アラート通知
一定の数値を超過 / 不足している勤怠を通知する方法（アラート通知） - 休暇失効通知
- エラー勤務通知
- 締め処理通知
- 年5日有休取得義務通知
- エクスポート予約受付 / 準備完了メール
【エクスポート】休暇申請の添付ファイルの出力方法 - 勤務希望時間提出依頼メール
- 勤務希望時間提出メール
【従業員画面】勤務希望の入力方法（PC / モバイル） - 勤務希望時間差し戻しメール
- 欠員シフト募集メール
- スケジュール完成連絡メール
【手順1】検証メールの送信
基本的にはシステムによって自動送信されますが、必要に応じて管理者による手動送信を行います。
自動送信
以下のタイミングで検証メールが自動送信されます。
- 従業員や管理者のメールアドレスを新規登録したタイミングで自動送信されます。
- 従業員や管理者のメールアドレスを変更したタイミングで、変更後のアドレスに自動送信されます。
- 有効化したメールアドレスの有効期限は1年間です。有効期限が切れる1週間前に自動送信されます。
手動送信
検証メールに記載されたリンクの有効期限は7日間です。何らかの理由で従業員や管理者が検証メールに対応できず、リンクの有効期限が切れてしまった場合は、手動での再送信が必要です。
手順の詳細は「 対応が必要な処理に「メールアドレス検証」と表示される原因と対処方法 」ご参照ください。
手動送信が必要な例
- 対象となる従業員や管理者が検証メールに気づかず対応できなかった
- 入社予定の従業員のメールアドレスを、入社日前に登録したため対応できなかった
【手順2】メールアドレスの有効化
対象となる管理者・従業員は、検証メールが届いたら、本文内に記載されたリンクを開いてメールアドレスを有効化します。手順の詳細は「 「メールアドレス検証のお知らせ」というメールが届いた場合の対応方法 」をご参照ください。
【手順3】進捗確認
管理画面にて、メールアドレスが有効化されているかどうかを確認します。
※従業員に対して送信する場合、全権管理者または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者が操作できます。
※管理者に対して送信する場合、全権管理者だけが操作できます。
- 次のいずれかに該当する従業員や管理者がいる場合、「対応が必要な処理」に「従業員/メールアドレス検証」「管理者/メールアドレス検証」と表示されます。これらの項目をクリックします。
- メールアドレス検証が未完了
- 検証の有効期限が過ぎた
- 検証の有効期限が3日以内
- 検証メールの送信画面に遷移します。
メールアドレスが有効化されている場合、「メールアドレス検証」欄に「済」と表示されます。メールアドレス検証が完了していない場合、または有効期限が切れている場合は、背景が赤くなり「未」と表示されます。
表示条件の指定 ＞ メールアドレス検証 にて、「有効期限3日以内」や「未検証」にチェックを入れて［表示］をクリックすると対象者を絞り込むことができます。
次の画面にも「メールアドレス検証」欄が表示され、進捗を確認できます。
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定
- 設定 ＞ 管理者 ＞ 管理者設定
詳細確認の流れ
まずは対象者に声掛けし、検証メールが届いているかどうかを確認してください。
メールが届いていたが対応していなかった場合
対象者に、検証メール内に記載されたリンクをクリックして有効化するよう依頼してください。リンクの有効期限はメール送信から7日間です。有効期限が切れている場合は、検証メールを手動送信してください。
メールが届いていない場合
考えられる原因と対処方法は以下の通りです。確認・対応のうえ、検証メールを手動送信してください。
登録されたメールアドレスが誤っている：
登録されたメールアドレスが誤っている場合、検証メールを受信できず、有効化できません。管理画面の以下のメニューを開き、登録メールアドレスが正しいかどうかをご確認ください。
- 従業員の場合：設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定
- 管理者の場合：設定 ＞ 管理者 ＞ 管理者設定
メーラーの受信設定でフィルタリングされている：
URL付きのメールを受信拒否している、登録アドレス以外からのメールを受信拒否している、迷惑メールに振り分けられているなど、ご利用のメーラーの設定によって、検証メールを受信できていない場合があります。メーラーの受信設定をご確認ください。
