やよいの見積・納品・請求書のみでは、メール送信できません。
やよいの見積・納品・請求書で作成した請求書などの証憑を、PDFファイルに変換してメールに添付することでメール送信できます。
電子帳簿保存法第7条（電子取引）では、電子取引したデータを電子データとして保管することが完全義務化されました。
証憑をメール送信すると「電子取引」に該当するため、発行側も電子帳簿保存法に則った方法で証憑を保存する必要があります。
やよいの見積・納品・請求書のみでは、電子帳簿保存法第7条（電子取引）に対応できません。
メール送信した証憑をスマート証憑管理に保存することで、電子帳簿保存法第7条（電子取引）に対応できます。
※以下のお客さまはスマート証憑管理をご利用いただけます。
- デスクトップソフト（やよいの見積・納品・請求書を含む）のあんしん保守サポート（無料導入サポートを含む）に加入している
- クラウドサービス（無料体験プランを含む）を契約している
ここでは、やよいの見積・納品・請求書で作成した請求書をメールで送信して、スマート証憑管理に保存する方法を説明します。
見積書・納品書・請求明細書・領収証をメールで送信したい場合は、読み替えて操作してください。
- 電子帳簿保存法第7条（電子取引）の対応に必要な準備を行う
- 罫線付きの請求書のレイアウトを準備する
日常運用
- 請求書のPDFファイルを作成する
- 取引先へのメールにPDFファイルを添付して送信する
- スマート証憑管理にPDFファイルを保存する
事前準備
- 電子帳簿保存法第7条（電子取引）の対応に必要な準備を行うスマート証憑管理で電子帳簿保存法第7条（電子取引）に対応するためには、以下の準備を行います。
- スマート証憑管理を利用できるようにする
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備する
＜スマート証憑管理を利用できるようにする＞
スマート証憑管理を初めて利用する場合は、初回設定を行います。
設定方法は、以下を参照してください。
スマート証憑管理の利用を開始する＜訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備する＞
PDFファイルをメールに添付して送信する場合は、事務処理規程（訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程）の整備が必要です。
事務処理規程のサンプルは以下からダウンロードできます。参考にしてください。
訂正削除の防止に関する事務処理規程（個人用）.docx
訂正削除の防止に関する事務処理規程（法人用）.docx - 罫線付きの請求書のレイアウトを準備する
今まで罫線付きの専用用紙へ印刷していた場合は、罫線を出力できるレイアウトに切り替えます。
白紙の汎用用紙へ罫線付きで印刷していた場合や、PDFファイルに出力していた場合、この確認は不要です。罫線を出力する方法は、以下を参照してください。
白紙用紙に見積書・納品書・請求書・領収証を印刷したい
日常運用
- 請求書のPDFファイルを作成するメール送信したい請求書を開いて、PDFファイルを作成します。
PDFファイルの作成方法は、以下を参照してください。
請求書などの帳票をPDFファイルで保存したい - PDFファイルをメールに添付して取引先に送信するご利用のメールソフトを起動して、手順1で作成したPDFファイルをメールに添付し、取引先へ送信します。
PDFファイルをメールに添付する方法は、ご利用のメールソフトのメーカーへ確認してください。 - スマート証憑管理にPDFファイルを保存する
事務処理規程に則って、スマート証憑管理に請求書のPDFファイルをアップロードします。
スマート証憑管理へのアップロード方法は、以下を参照してください。
自社から発行した証憑を保管（アップロード）するまた、電子帳簿保存法の要件の1つとして、取引先名、日付、金額で証憑を検索できる必要があります。
アップロードした請求書に詳細情報の設定を行います。
詳細情報の設定については、以下を参照してください。
OCRを実行する 保管した証憑に情報を設定する
電子帳簿保存法第7条への対応については、以下を参照してください。
やよいの見積・納品・請求書は電子帳簿保存法に対応していますか？
