自社から発行した請求書控えなどの証憑を、スマート証憑管理のアップロード画面から保管します。
スマート証憑管理に保管できるファイルは以下のとおりです。
- ファイル形式(拡張子)がPDF、PNG、JPEG
- ファイルサイズが20MB以内
- ファイルがパスワードで保護されていない
- ファイルが圧縮されていない(Zipファイルなどではない)
- PDFの場合、50ページ以内
※一度にアップロードできるファイル数は100ファイルです
アップロード画面から証憑を保管する場合
電子帳簿保存法第7条(電子取引)の法令要件を満たすには、「事務処理規程」の整備が必要です。
事務処理規程のサンプルは以下を参照してください。
法令の詳細については、電子取引のデータ保存についてを参照してください。
弥生販売やMisocaから証憑を保存した場合
弥生販売やMisocaから証憑を保存した場合は[発行証憑一覧]に証憑が保存されています。
弥生製品から保存した証憑の確認
発行した証憑のアップロード
- マイポータル(Web)にログインして、メニューの[スマート証憑管理]をクリックします。
- メニューの[アップロード]をクリックします。
- 保管するファイルをドラッグ&ドロップするか、クリックして表示されたダイアログからファイルを選択します。一度に選択できるファイル数は10件です。
- [証憑区分]で「発行証憑(控)」を選択します。
- [証憑種別]を選択します。必要に応じて[電帳法種別][取引先名][部門]を設定します。
※[部門]は弥生会計と仕訳連携設定をしている場合に表示されます。電帳法種別について
電子帳簿保存法には、「電子取引」「スキャナ保存」「電磁的記録」の3種があります。
詳細は以下のページで確認してください。
電子帳簿保存法についてスマート証憑管理では、「電子取引」「スキャナ保存」を設定することができます。
- 電子取引
電子データで取引先へ送付または取引先から受領した取引情報(証憑)を、一定の保存要件のもとに電子データのまま保存する - スキャナ保存
スキャナ保存制度に対応した証憑を保存する
電帳法種別の「スキャナ保存」とは
上記以外の証憑は「対象外」を設定してください。
弥生会計製品の部門設定で「部門」を追加・編集・削除した場合
部門設定の最新情報は、弥生会計製品から「スマート取引取込」を起動した後、アップロード画面から[部門]の右側のボタンをクリックすることで反映されます。
- 電子取引
- [アップロード]ボタンをクリックします。[発行証憑一覧]画面が表示されて、アップロードしたファイルが一覧に追加されます。
同一ファイル名のファイルはアップロードできません
既にスマート証憑管理に存在するファイル名と同一のファイルはアップロードできません。また、会計連携している場合、連携中のスマート取引取込に存在するファイル名と同一のファイルはアップロードできません。
ファイル名を変更してアップロードしてください。
アップロードした証憑の確認
「発行証憑」としてアップロードしたファイルは[発行証憑一覧]画面で確認することができます。
電子帳簿保存法に則して利用する場合は、アップロードした証憑を開いて情報を設定する必要があります。
- メニューの[発行証憑]をクリックします。[発行証憑一覧]画面が表示されます。
- 必要に応じて検索条件を設定して、対象の証憑を検索します。
- 確認したい証憑をクリックします。証憑の詳細画面が表示されます。
- 必要に応じて設定した情報を修正します。 保管した証憑に情報を設定する
証憑一覧情報のエクスポート
一覧に表示されている証憑の情報をCSVファイルでエクスポートすることができます。
CSVファイルには、ファイル名、取引先名、金額、証憑種別、登録日などの情報が保存されます。
[発行証憑一覧]の右にあるメニューから「CSV形式でエクスポート」を選択して、CSVファイルをダウンロードします。(ダウンロード後に印刷可能です)