「入社手続き」タスク承認方法 弥生労務 Next サポート情報

従業員から提出された入社手続きのタスクを確認、承認・決裁をおこなう方法について、説明します。

目次

• 提出されたタスクの内容確認
• 従業員へ差し戻し
• 提出されたタスクの承認
  承認経路を利用している場合
  承認経路を利用していない場合
  一括で承認をおこなう場合
• タスク承認後の労務手続き
• 【補足】
  複数利用者でのチェック
  完了したタスクの内容確認
  データ出力
  タスクの取下げ
  タスクの一括削除

提出されたタスクの内容確認

• メインページ［従業員マイページ］＞［従業員タスク管理］＞［従業員タスク進捗］をクリックします。
• 従業員からタスク提出済みの場合、「進捗状況」列に「収集済」と表示されます。

  進捗状況	説明
  未収集	従業員がタスクを提出していません。
  未収集（未合意）	タスクが未提出で、合意文書にも合意されていません。 「入社手続き」「雇用契約の更新」タスクのみに表示されます。
  未収集（合意済）	タスクが未提出で、すべての合意が必要な書類に合意しています。 「入社手続き」「雇用契約の更新」タスクのみに表示されます。
  収集済	タスクが従業員から提出されました。 依頼項目のタスク名のリンクから内容を確認できます。すべての合意が必要な書類に合意しています。
  手続中	タスクの承認は完了しました。労務手続きが残っています。 すべての合意が必要な書類に合意しています。
  完了	すべての内容に承認し、手続きが完了しました。 承認した内容は従業員台帳に反映しています。
  差戻し	提出内容に不備があったため、タスクを従業員へ差し戻しています。 すべての合意が必要な書類に合意しています。

  表示される一覧は、承認経路を利用している場合や利用者管理の設定状況により表示されるタスクが制限されます。

  「現在の承認状況（担当者）」列に、「承認待ち（あなた）」もしくは、「決裁待ち（承認経路なし）」と表示されているタスクに対して承認（決裁・確認）や差し戻し、編集操作ができます。
  また、「管理者」権限かつ「代理承認可」の利用者の場合は、自身が承認経路に含まれていないタスクについても承認（決裁）や差し戻し、編集操作ができます。
  ※代理承認可とは、「利用者管理」の「承認に関する設定＞入社、身上申告＞タスク進捗の閲覧・承認権限の設定」内「承認経路を問わず、代理承認を可能にする」にチェックありの場合を示します。
  

  • 承認経路を利用している場合
    ・承認待ち（あなた）：現在ログインしている利用者が承認をおこなう。
    ・承認待ち（名前）：名前に表示されている利用者が承認をおこなう。
    ※「承認待ち」以外にも、各「決裁待ち」「確認待ち」のステータスがあります。
  • 承認経路を利用していない場合
    ・決裁待ち（承認経路なし）：承認権限のあるすべての利用者が決裁をおこなう。

  また、「管理者」権限かつ「代理承認可」の利用者の場合は、自身が承認経路に含まれていないタスクについても承認（決裁）操作ができます。
  ※代理承認可とは、［マスタ管理］＞［利用者管理］の「承認に関する設定＞入社、身上申告＞タスク進捗の閲覧・承認権限の設定」内「承認経路を問わず、代理承認を可能にする」にチェックありの場合を示します。

• 「依頼項目」列の［入社手続き］をクリックします。

従業員タスク確認画面について

「従業員タスク確認」画面のボタンについて説明します。

提出書類を確認する場合、確認する添付書類の［プレビュー］をクリックすると、添付書類のプレビュー画面を表示します。
［ダウンロード］をクリックすると、添付書類のファイルをダウンロードできます。
［削除］をクリックすると、添付書類を削除できます。
※［削除］ボタンは、「決裁」時の「管理者」権限の場合のみ表示。

文書の確認

「確認文書一覧」にある文書を確認します。合意が必要な文書については、文書の下部にある「署名」欄を確認します。
※［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［文書マスタ］＞対象文書の「合意確認」にて、合意の要・不要を設定します。
※［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］にて、雇用契約書・文書マスタの「署名」を「必要」と設定している場合、「署名」欄の確認が必要となります。
「マイページ設定」方法

確認後、［次へ］をクリックします。

本人情報1～3の確認

本人情報を確認します。
確認後、［次へ］をクリックします。

• 本人情報1
  基本情報および基本情報に伴う添付書類
• 本人情報2
  緊急連絡先、外国人情報および外国人情報に伴う添付書類
• 本人情報3
  扶養控除申告情報、障害者、寡婦・寡夫又は勤労学生情報

追加質問の確認

追加質問の回答を確認します。
※管理者側がタスク発行時に追加質問を設定している場合のみ表示します。
確認後、［次へ］をクリックします。

扶養親族情報の確認

名前の横の詳細折りたたみをクリックすると、扶養親族の詳細情報の表示/非表示をおこないます。

扶養親族情報を確認します。
確認後、［次へ］をクリックします。

口座情報の確認

口座情報を確認します。
※［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］にて、「口座情報」を「必要」と設定している場合、確認が必要となります。

確認後、［次へ］をクリックします。

通勤経路情報の確認

通勤経路情報（通勤経路、定期情報）を確認します。
※［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］にて、「通勤経路情報」を「必要」と設定している場合、確認が必要となります。

確認後、［次へ］をクリックします。

従業員へ差し戻し

従業員から提出された内容に不備があり、従業員に情報の修正を依頼する場合は、差し戻しをおこないます。
差し戻しをおこなわない場合は、「提出されたタスクの承認」にお進みください。

• 内容確認後、従業員本人へ情報の修正を依頼する場合は、［差し戻し］をクリックします。※承認経路を問わず代理でおこなう場合は、［差し戻し（代理）］と表示されます。
  
• 「差し戻し通知」「従業員へのリマインドメール通知」を設定し（①）、［差し戻し］（②）をクリックします。※内容確認時に「差し戻し用メモ」に保存した内容を「差し戻し理由」に反映しています。
  

従業員から再提出後の「従業員タスク確認」画面について

画面右上の［差し戻し履歴］をクリックすると、差し戻し履歴を表示します。

再提出時に従業員が変更をおこなった項目内容の左上に「●」マークがつきます。
また、ページタイトルおよびサブタイトルの右に変更項目の件数を表示します。

提出されたタスクの承認

従業員から提出されたタスクの承認（決裁・確認）をおこないます。

承認経路を利用している場合

「承認」⇒「決裁」⇒「確認」の順に提出されたタスクの承認をおこないます。
※承認経路の作成内容により、経路は異なります。

「承認」

各情報の右にある［確認］をクリックすると、各情報の確認画面に戻ります。

• 問題がない場合は、［承認］をクリックします。※承認経路を問わず代理でおこなう場合は、［承認（代理）］と表示されます。
  
• 「承認理由」を入力し（①）、［はい］（②）をクリックします。※「承認理由」の入力は任意です。
  

  承認作業が完了すると、「現在の承認状況（担当者）」「更新日時」「更新者」が更新されます。
  ※「現在の承認状況（担当者）」は、承認経路に設定された内容となります。

「決裁」

各情報の右にある［確認］をクリックすると、各情報の確認画面に戻ります。

• 問題がない場合は、［決裁］をクリックします。※承認経路を問わず代理でおこなう場合は、［決裁（代理）］と表示されます。
  
  • 「決裁」をおこなうと、従業員台帳に各情報の内容と添付書類の画像が反映されます。
    ※添付書類の画像は、［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］にて、「提出書類の台帳保存」に「台帳へ保存する」と設定している場合に反映対象となります。
  • ［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］にて、「決裁時の従業員へのメール通知設定・入社手続き」に「通知する」と設定している場合、従業員へ申請結果のお知らせがメール通知されます。
• 「決裁理由」を入力し（①）、［はい］（②）をクリックします。※「決裁理由」の入力は任意です。
  
• 「決裁」後、以下の条件を満たしている場合、表示されるポップアップにて［労務手続きへ］をクリックすると、関連する手続きを選択する画面へ遷移します。※手続き申請を続けておこなう場合は、「タスク承認後の労務手続き」へお進みください。

「確認」

各情報の右にある［確認］をクリックすると、各情報の確認画面に戻ります。

• 画面右下にある［確認］をクリックします。※「決裁」済み（従業員台帳に反映済み）のため、［差し戻し］はできません。
  
• 「コメント」を入力し（①）、［はい］（②）をクリックします。※「コメント」の入力は任意です。
  
  

  承認経路に設定された承認者がすべて承認（決裁・確認）すると、「現在の承認状況（担当者）」が「完了」に更新されます。また、「更新日時」「更新者」が更新されます。

承認経路を利用していない場合

各情報の右にある［確認］をクリックすると、各情報の確認画面に戻ります。

• 問題がない場合は、［決裁］をクリックします。※「決裁」をおこなうと、従業員台帳に各情報の内容と添付書類の画像が反映されます。添付書類の画像は、［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］にて、「提出書類の台帳保存」に「台帳へ保存する」と設定している場合に反映対象となります。
  ※複数の管理者でのチェックをおこなう場合は、［キャンセル］をクリックしてください。
  ※［マスタ管理］＞［マイページ管理］＞［マイページ設定］にて、「決裁時の従業員へのメール通知設定・入社手続き」を「通知する」と設定している場合、従業員へ申請結果のお知らせがメール通知されます。
  
• 文面を確認し問題がなければ、［はい］をクリックします。
• 「決裁」後、以下の条件を満たしている場合、表示されるポップアップにて［労務手続きへ］をクリックすると、関連する手続きを選択する画面へ遷移します。※手続き申請を続けておこなう場合は、「タスク承認後の労務手続き」へお進みください。

一括で承認をおこなう場合

入社手続きタスクを複数選択して、一括で承認（決裁・確認）および完了処理（労務手続きをスキップ）をおこなうことができます。
承認経路を問わず代理でおこなう場合は、一括での操作はできません。

• 対象タスクの「選択」列にチェックを入れ、［承認］＞［入社手続き］をクリックします。※一度に処理できる件数の上限は、500件です。
  

  一括承認できる対象のタスクは、以下のとおりです。
  ※以下のタスク以外を選択した場合、一括承認の対象になりません。
  承認経路を問わず代理でおこなう場合も、対象になりません。

  • 「現在の承認状況（担当者）」列に、「〇〇待ち（あなた）」と表示されているタスク
    ※〇〇は、承認・決裁・確認のいずれかが入ります。
  • 「現在の承認状況（担当者）」列に、「決裁待ち（承認経路なし）」と表示されているタスク
• 各項目を設定し、［一括承認］をクリックします。

  項目名	説明
  ①承認、決裁、確認するタスク	選択したタスクのうちログイン者自身が承認（決裁、確認も含む）可能なタスクの件数
  ②手続中から完了にするタスク	「労務手続きをスキップして完了にする」にチェックしており、選択したタスクのうち「手続中」から完了へ更新するタスクの件数
  ③完了処理	労務手続きをスキップして「進捗状況」を「完了」とする場合にチェックします。
  ④承認理由	承認経路が設定されているタスクの場合、承認理由を入力します。 ※1000文字まで ※承認経路を設定しているタスクが選択されていない場合、本項目は表示されません。
  ⑤雇用契約書の台帳反映	雇用契約書の「台帳反映する」が有効になっている項目について、雇用契約書の内容を従業員台帳に反映する場合、チェックします。 ※決裁時に雇用契約書の内容を従業員台帳へ反映します。

• 一括承認処理が完了すると、「進捗状況」欄と「現在の承認状況（担当者）」欄が更新されます。
  「扶養控除申告書」出力方法

タスク承認後の労務手続き

• 「決裁」後、表示されるポップアップから労務手続きに進む、または「進捗状況」が「手続中」となっているタスクの「依頼項目」列の［入社手続き］をクリックすると、関連する手続き申請を選択する画面へ遷移します。
  「入社に関連する労務手続き」画面が表示されます。
• 手続き画面へ移行する場合は、［電子申請する］まPDFたは［PDFで作成する］をクリックします。※［PDFで作成する］は書面申請となります。
  

  ログインしている利用者の「帳票機能の利用」が「可」となっていない場合、「入社に関連する労務手続き」画面へ遷移しても、労務手続きをおこなうことができません。

  手続きが完了すると「入社に関連する労務手続き」画面に戻ります。
• 完了した手続きには、「対応済」と表示されます。手続きの内容を確認する場合は、［申請内容確認］をクリックします。再申請する場合は、［再申請する］をクリックします。
• すべての手続きもしくは必要な手続き後、［完了］＞［はい］をクリックすると、タスクの「進捗状況」は「完了」となります。※［とじる］をクリックすると、「入社に関する労務手続き」は完了せず、タスクの「進捗状況」は「手続中」のままとなります。
  

【補足】

複数利用者でのチェック

右側の「チェック項目」列を活用することで、自社内の複数名で確認作業をおこなうことができます。
例）
管理者Aにてチェックを終えている場合、「チェック1」にチェックをつけます。
管理者Bにてチェックを終えている場合、「チェック2」にチェックをつけます。
※「チェック1～3」の名称は、チェック項目の「（歯車）」マークをクリックすることで変更できます。

完了したタスクの内容確認

「依頼項目」列の ［タスク名］をクリックすると、完了したタスクの内容を確認できます。
※添付ファイルのダウンロードも可能です。

データ出力

履歴も含めたタスク進捗情報（Excel形式）、通勤経路・定期情報（CSV形式）、入社手続き情報（CSV形式）を出力します。

• 出力対象の「選択」列（①）にチェックし、［データ出力］（②）をクリックします。
• 「出力形式の選択」（①）を選択し、［出力］（②）をクリックします。
  「出力状況」欄が表示されます。［ダウンロード］（③）をクリックすると、ファイルをダウンロードできます。※ダウンロードできるファイルは、ログイン利用者が出力したファイルのみとなります。
  

「入社手続き情報（CSV形式）」を出力した場合

「本人情報・文書・追加質問・回答一覧」「扶養家族情報」「口座情報」「経路情報」「通勤経路サマリー」「定期情報」を一括で出力します。

なお、「入社手続き情報（CSV形式）」から出力した「経路情報」「通勤経路サマリー」「定期情報」は「通勤経路・定期情報（CSV形式）」で出力した情報に加え、以下の情報を出力します。
・経路情報：直線距離（km）、手動で登録した情報
・通勤経路サマリー：合計移動距離（km）、合計料金（円）
・定期情報：手動で登録した情報

タスク進捗情報 Excel サンプル

入社手続き情報 CSV サンプル

通勤経路・定期情報 CSV サンプル

タスクの取下げ

提出したタスクおよび身上変更申請を、従業員から取下げをおこなえないようにします。

• 取下げを不可にする従業員の「選択」列（①）にチェックし、［従業員からのタスクの取下げ］＞［許可しない］（②）をクリックします。
• ［変更］をクリックします。
• 画面上部に「従業員からのタスクの取下げを「許可しない」に変更しました。」と表示され、「進捗状況」列に「取下げ不可」と表示されたら、タスク取下げの設定は完了です。

タスクの一括削除

「従業員タスク発行」画面から発行したタスクを一括で削除します。