証憑データ化サービスで証憑をデータ化する際の入力ルールについてご説明します。
顧問先から受け取る紙証憑や、画像データ化したファイルをアップロードする際の注意点については以下を参照してください。
レシート・領収書などの紙証憑を画像データにする（会計事務所）
入力ルールには、全証憑種別に共通するルールと証憑種別ごとのルールがあります。
全証憑種別共通の入力ルール
- 入力方法は、まず2人のオペレーターが画像を目で見て記載されている値を入力します。画像の値が読み取れない場合や合算または検算が必要な場合、入力しません。
次に2人の入力結果が不一致の場合、第三者が正しい値を選択または入力します。 - 1枚の画像に2つ以上の証憑が添付されている場合、対象外証憑として扱います。
- 証憑種別と異なる証憑が依頼された場合、原則対象外証憑として扱います。ただし、「領収書・レシート」「領収書・レシート（小書き入り）」「受領請求書」は入力できる場合があります。証憑種別ごとの入力ルールをご確認ください。
証憑種別ごとの入力ルール - 「日付」「金額」欄がない、もしくは欄はあっても記載がない場合や、汚れや擦れ、見切れなどにより一部が読み取れない場合は不読として扱います。日付が不読の場合は「期末日」、金額が不読の場合は「0円」を入力します。
※年、月、日の一部でも読み取れなければ、日付を「期末日」とします。
※2013年12月31日以前の日付の場合も、不読として扱います。 - 「摘要」欄がない場合や、汚れや擦れ、見切れなどにより一部が読み取れない場合は不読として扱い、不読箇所に「●」を入力します。
ただし、「摘要」欄はあるが空欄の場合は、何も入力せず空欄のままとします。 - 入力対象は、日本円の証憑のみです。また、原則として日本語表記の証憑を対象とします。
- 証憑に日付の記載がなく手書きで日付を記入している場合や、元の日付に取り消し線を引いて手書きで日付を記入している場合、または元の日付を〇で囲ったうえで手書きで記入した日付と線で結んでいる場合は、手書きで記入された日付を入力します。
- 元の金額に取り消し線を引いて手書きで金額を記入している場合、または元の金額を〇で囲ったうえで手書きで記入した金額と線で結んでいる場合は、手書きで記入された金額を入力します。ただし、入力方法や計算の手書きなどによる指示には対応しません。
- 摘要に入力される文字数の上限は全角32文字です。上限を超えた文字列は削除されます。
※データ化依頼時に「摘要に追加する文言」を設定していた場合、結合した文字列の末尾から超過文字数分が削除されます。
摘要に追加する文言については以下を参照してください。
アップロード時の設定
手書きの記入内容を入力する証憑例
上記の例では、領収日の記載が取り消し線で消されており、日付が手書きで記載されているため、手書きの日付をデータ化します。
上記の例では、元の金額を〇で囲ったうえで手書きで記入した金額と線で結んでいるため、手書きの金額を入力します。
証憑種別ごとの入力ルール
証憑データ化サービスでデータ化できる証憑は、領収書・レシート、受領請求書、発行請求書、通帳、クレジットカード利用明細、現金出納帳のみです。
そのうち、領収書・レシート、受領請求書、クレジットカード利用明細においては、支払にまつわる取引がデータ化対象です。
各証憑種別の詳細な入力ルールは証憑種別のリンク先をご確認ください。
| 証憑種別 | 対応可能な証憑の条件 | 例 |
| 領収書・レシート 領収書・レシート（小書き入り） | 1枚（複数枚をまとめる場合は1ページ目）に日付/金額/支払先が記載されている証憑 | 印字された領収書、手書き領収書、レシート、出金伝票、送り状（配送伝票）、受領書、為替証書など |
| 受領請求書 | 日付/金額/支払先が記載されている証憑 | 買掛金支払における仕入先（または外注先）発行の請求書、未払金支払における購入先発行の請求書、自社発行の支払通知書・支払明細書など |
| 発行請求書 | 日付/金額/請求先が記載されている請求書 | 売掛金請求における自社発行の請求書、未収金請求における自社発行の請求書、入金伝票、支払元から受領した支払通知書・支払明細書など |
| 通帳 | 日付/入金額/出金額/摘要が記載されている金融機関の取引明細 | 普通預金の通帳コピー、金融機関が発行した当座預金照合表や預金取引明細表、金融機関のサイトから印刷したWeb明細書 |
| クレジットカード利用明細 | 日付/利用額/利用店が記載されている明細書 | クレジットカード会社発行の紙のクレジットカード利用明細書、クレジットカード会社のホームページから印刷したWeb明細書 |
| 現金出納帳 | 1行ごとに日付/入金額/出金額/摘要が記載されている出納帳 | 手書きを含む現金出納帳、預金出納帳 ※以下から対応可能な現金出納帳フォームをダウンロードできます。印刷して利用してください。 現金出納帳フォーム（Excel） |
※「預金出納帳」をデータ化依頼する際は、証憑種別で「現金出納帳」を選択してアップロードしてください。
「預金出納帳」を、証憑種別「通帳」でアップロードすると正しくデータ化されない可能性がありますのでご注意ください。
※証憑のレイアウトや表記によっては、入力する項目を特定できないことにより、データ化できない場合があります。
以下の証憑は対象外です。
- 各種元帳
- 給与明細
- 振込明細、総合振込明細
- 普通預金、当座預金以外の通帳
- 現金出納帳、預金出納帳以外の出納帳（多桁式現金出納帳を含む）
- 振替伝票
- 約束手形
- 仕訳日記帳
- その他「対応可能な証憑の条件」に該当しない証憑
